Тайм-менеджмент простыми словами. Чек-листы

Фарид Каримов

Случалось ли вам забывать что-нибудь? Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надежном средстве «чтобы не забывать» – чек-листах.

Чек-лист

POYSTUDIO/Shutterstock.com

Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» — чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа — не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки — сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй — проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском — это язык авиации:

Авиационный чек-лист. Все на английском – это язык авиации.

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-лист перед хирургической операцией.

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

Тренировка по футболу

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

Чек-лист по проверке авто

На случай командировки:

А вот мой чек-лист на случай командировки

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист — просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Чек-лист по блогу

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Чек-лист для очистки

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

  1. Сокращайте. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача — чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
  2. Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
  3. Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное — не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
  4. Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы — это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

Пишите в комментариях!

А какими чек-листами пользуетесь вы?

Дмитрий Кричильский
2014-09-22 11:20:50
Давно пользуюсь чек-листами, вещь действительно очень полезная, разгружает мозг и помогает ничего не забыть сделать, взять, сказать. Для составления и управление чек-листами использую Evernote, очень удобно. Спасибо автору за статью.
Konstantin Kuznetsov
2014-09-22 11:25:04
Какая нужная статья. Обычно в те же командировки, полагаюсь только на память (есть у меня стандартная считалочка - 4 необходимые вещи - паспорт, бумажник, смартфон, билеты), остальное все стандартно. Но это вообще отличная тема. Уже начал составлять. Спасибо.
Artemov Andrey
2014-09-22 11:25:15
Хорошая статья! Сам недавно стал использовать чек-листы. Пробовал в MLO - это лучший инструмент для чек-листов, так же можно составлять их и распечатывать в wunderlist, в Evernote не пробовал, теперь обязательно попробую.
Алексей Михалёв
2014-09-22 11:27:07
Пользуюсь Google Keep - очень удобная вещь, советую + напоминания!
Dmitriy Stativa
2014-09-22 12:02:22
также за Google Keep
Konstantin
2014-09-22 12:45:08
Всегда считал составление таких списков для действий типа "Собраться в поездку" чем-то самим собой разумеющимся :) Дополнительный хинт: чек-лист лучше работает, если он физически размещен там, где надо его выполнять. Собирая вещи в дорогу, складываете их перед упаковкой на диване - положите список туда или повесьте на дверцу шкафа и т.п.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 12:56:46
Да, согласен.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 13:05:58
Ну, строго говоря, чек-листы можно хранить где-угодно. Именно мощностей, которые даёт МЛО или Wunderlist не требуется)) Хотя я тоже кое-что храню там - просто удобно, что чек-лист доступен с разных устройств. Тем более я и так заглядываю в свой мобильный МЛО раз 40 за день.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 13:06:26
Для командировок ЧЛ просто не заменимы))
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 13:06:41
Спасибо, что читаете!
Alex Epov
2014-09-22 13:27:48
Спасибо за прекрасную статью! Но написанию статьи чек-лист шикарный. Можно чуть подробней по его структуре, а то не совсем понятен принцип?
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 13:31:11
Я пишу статьи для Лайфхакера и для своего блога. В каждому случае есть свои моменты в оформлении статей. Плюс кросс-постинг. Это когда уже написанная статья постится в твоих социальных сетях, на других ресурсах и т.д.. И на каждом таком ресурсе тоже свои требования: - ссылка должна открываться в новом окне - пробелы лишние появляются, надо убрать - рисунок надо выровнять не по левому краю, а по правому... - ширина везде разная. Иногда надо подгонять Это все ужасно муторно и в идеале я хотел бы это делегировать. Но пока делаю сам. По чек-листу.
Diana Matykina
2014-09-22 15:51:12
Это все, конечно, прекрасно, но для иррационалов совершенно не подходит. Нам просто не досуг сесть и завести все эти чек-листы. Хотя усилием воли я заставляю писать себя по утрам ту ду лист на день. Есть отличная программка для apple (возможно и для других тоже) any.Do. Она вроде платная, но стоит того.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-22 16:01:26
Иррационалы - кто это?))
Сергей Горюгин
2014-09-22 16:50:56
Те, кто физически не способы выполнять дела по порядку.
Nikolay Kovlyashenko
2014-09-22 16:55:02
Мой первый начальник говорил: "не храните всю информацию в голове, так можно перегрузить память. Периодически нужно сгружать мысли идеи или планы на бумагу, тогда ты сможешь концентрироваться на задаче а не на куче дел одновременно" Уже лет восемь пользуюсь советом, храню в голове только самое необходимое, остальное на бумаге или в Excel списках, еще пользуюсь заметками в Opera (очень удобно выделил текст > клик правой кнопкой сохранить в заметки, потом можно просто в заметках найти а если сделать двойной клик по такой заметке то откроется источник...) Но сама идея писать чек-лист для меня нова, хотя конечно перед походом на природу или поездкой я пишу списки но никогда не задумывался сделать шаблоны для разных ситуаций... Автору благодарность. Очень удобная вещь как для моей работы. Я программист в гос организации и каждый месяц приходится делать однотипные задачи вроде обновления базы, закрытие месяца и т.д. Каждый раз делаю одни и те же задачи но каждый раз что-то да забуду проверить или сделать...
Nikolay Kovlyashenko
2014-09-22 17:12:48
Честно говоря у меня та же проблема. Но можно же не по порядку а просто по списку сверять, что взял и отм. карандашом главное общая картина. Хотя в некоторых случаях нужно все-таки по порядку - ну тут нужно будет собрать волю в кулак и идти по списку а иначе - могу копать, могу не копать, могу заставить другого копать! (в смысле поручи кому нибудь) )))
Ekaterina Pavlova
2014-09-22 17:26:36
У меня есть чек-лист для поездок на отдых и просто в другой город - очень облегчает сборы! А также был глобальный список для ашана, в котором я какое-то время отмечала не то, что куплено, а то, что актуально купить на данный момент, но потом основой список устоялся и перестал требовать напоминаний, поэтому составляю уже отдельный чек-лист для разовых необходимостей. Вообще, это очень удобно. Я пользуюсь Evernote
Yaroslav Protas
2014-09-22 19:46:34
Спасибо за статью. И добавлю ещё плюс за Google Keep. При всём своём рафинированном минимализме, отлично решает большинство задач. Чем оно интересно именно для чек листов: 1. При нажатии на чек-бокс рядом с пунктом списка возможны два разных действия: - просто поставить галочку и зачеркнуть, оставив на месте в списке - поставить галочку и зачеркнуть, переместив в низ списка Это очень удобно, т.к. выполненные пункты не перемешиваются с невыполненными. При этом список можно в любой момент вернуть к прежнему виду. 2. К чек-листу можно добавить несколько графических изображений из памяти или прямо во время создания или редактирования сделать фото камерой телефона. 3. К чек-листу можно добавить голосовую заметку. 4. Любую созданную ранее простую заметку из нескольких строк можно одним нажатием превратить в чек-лист. 5. Открыв любой чек-лист можно одним нажатием сделать его копию. 6. Можно поделиться чек-листом через Gmail. При этом получателю присылается список вида: [x] запись [ ] запись [х] запись и фото, добавленные в заметку, т.е. полностью сохраняется форматирование. 7. Порядок строк в списке можно произвольно менять, перемещая их вверх вниз относительно друг друга. 8. Одним нажатием кнопки можно распознать текст на фотографии, добавленной в чек-лист. Можно даже сфотографировать распечатанный построчно чек-лист и автоматически превратить его в электронный. Очень удобно, фотографировать визитки для быстрого добавления в контакты или в заметки. P.S. Заинтересовало меня это приложение именно благодаря статье на Лайфхакере.
Пётр Глухов
Пётр Глухов
2014-09-22 21:17:39
Спасибо за комментарий. Я и знать не знал, что Keep умеет распознавать текст. А Вы не в курсе, есть ли история изменений? А то что-то я ее не нахожу.
Yaroslav Protas
2014-09-23 01:44:57
Насколько мне известно - нет. Там всего-то 4 кнопки.
Konstantin
2014-09-23 12:16:22
Это немного не то. Одно дело - писать самые разнообразные дела в ToDo лист, систематически вести его, вычеркивать лишнее и т.д. Совсем другое - составить конкретный список под одну задачу типа сбора вещей в дорогу. Это дело очень быстрое + такой список может повторно использоваться. Более того, никто не заставляет собираться по этому списку. Хотите подбирать вещи по принципу "на что глаз ляжет" - да на здоровье! Чек-лист вполне можно использовать уже при застегивании чемодана, чтобы убедиться, что ничего не забыто. Кстати, в долгие поездки его же не грех и с собой взять - чтобы в гостинице ничего не забыть.
Alex Vasyankin
2014-09-23 13:27:18
Очень хорошо. Спасибо. Подумаем.
Artemov Andrey
2014-09-23 16:00:04
Из Google Keep можно вывести на бумагу?
Татьяна Видулина
2014-09-23 17:17:37
Я пользовалась чек-листом в университете, когда нужно было ехать на сессию и собирать вещи. Сделала список в блокноте один раз - и на 6 лет хватило. За все время один раз забыла тапочки. Ещё есть чек-лист на случай переустановки ОС - копии каких данных нужно сделать обязательно
Maryna Tumouskaya
2014-09-24 10:54:30
я тоже иррационал. и в отношении дел, да, я не могу делать по плану. но чек-лист - это немножко другое. это просто список вещей, которые нужно собрать перед отпуском, или список мелких дел, которые нужно сделать перед чем-то важным. я не представляю, как можно собрать вещи без такого списка. обязательно что-нибудь забудется. а так вспомнил, записал, положил, и вычеркнул (чтоважно, чтобы не забыть, что положили в сумку , а что нет).
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-24 10:55:44
Согласен, наверное, чек-листы как раз и подойдут этим самым "иррационалистам", как замена полноценной системы планирования))
Ирина Кострова
2015-08-21 23:22:43
Чек-листы и правда полезная вещь. Правда, я их использую редко, чаще перед поездками. Заранее составляю в спокойной обстановке, а перед отъездом проверяю. Но по поводу чек-листов для более привычных задач стоит задуматься. Спасибо за идею.
Grigoriy Polyakov
2015-10-21 08:00:29
Возможно я усложняю пункты своих чек-листов, но составляя какие-либо чек-листы в каких-либо программах, в которых не предусмотрены чекбоксы, например "Блокнот" (только потому что запустить его по привычке быстрее чем тот же Evernote), я пришел к выводу что их можно заменить другими печатными знаками. Причем можно обойтись не только в первую очередь приходящими в голову знаками "минус" и "плюс", но еще и отразить степень выполнения пункта чек-листа. Что я имею в виду? "-" - это значит что пункт не выполнен, то есть степень его выполнения 0 %. "г" - да, геометрически не совсем эстетично, но по сути это 1/4 "+", что означает, что выполнение пункта начато, но не выполнено еще и половины, а скорее всего это около 25 %, что означает, что выполнение начато и здесь уже подключается мотивация - надо продолжить и завершить. "т" - в плане эстетики как и в предыдущем случае тоже не очень, но это 1/2 "+" или 50 %, а следовательно половина работы выполнена и это мотивирует еще больше. А поскольку половина работы выполнена, собираем волю в кулак и... "+" - пункт выполнен полностью, на 100 %. Да, может это не совсем соответствует сути чек-листов, но у меня это работает.