Тайм-менеджмент простыми словами. 11 причин выбросить свои списки задач

Фарид Каримов

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики! Это неудобно. Это неаккуратно. Это бьет по вашей эффективности. Под катом – 11 доказательств этого.

Хватит переводить бумагу!

Alexander Mak/Shutterstock.com

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики!

Это неудобно. Это неаккуратно. Это бьёт по вашей эффективности.

Под катом — 11 доказательств этого.

Что предлагают нам электронные органайзеры, чего нет в блокноте?

1. Контексты

Контексты — основа системы тайм-менеджмента GTD.

Что такое контекст задачи?

Контекст — это особое условие, при котором действие может быть выполнено.

  • Вы можете «покормить кота» только дома. Потому что это ваш кот. И он дома.
  • Вы можете «купить молоко» только в магазине. В любом. Но в магазине. Не в университете.
  • «Взять лекции у Васи» имеет сразу два контекста. «Университет» и «Вася».

Например, на этой вкладке собраны мои домашние дела:

Домашние дела

А вот дела для офиса:

Дела в офисе

Ещё у меня есть контексты «покупки», «машина», «прогулка», «везде», «мама» и другие.

У задачи может быть один, два и более контекстов.

2. Дерево задач

Бывают одиночные задачи типа «полить цветы». А бывают задачи — часть проекта. Например, проекта «заменить масло»:

Замена масла

В этом случае полезно видеть дерево задач. Так ты не теряешься в списках дел, а всегда понимаешь, куда ты идёшь.

В электронном планировщике одна задача может быть на многих таких вкладках. Если я нажму «Завершить задачу», то она пропадёт отовсюду.

3. Напоминалки

Да, в бумажном ежедневнике вы можете прицепить задачу к какой-то дате. Но только электронный планировщик способен сам НАПОМНИТЬ вам о наступлении нужного времени. Причём в том формате, в котором вы пожелаете:

  • звуком (на компьютере и смартфоне одновременно);
  • по SMS;
  • по email.

4. Мобильность

Когда электронные планировщики стали по-настоящему удобными?

Только тогда, когда они научились синхронизировать дела между компьютером и смартфоном.

Сразу появилась простая схема работы:

  • Сложные проекты, задачи с контекстами, датой начала и приоритетом — расписываем на КОМПЬЮТЕРЕ.
  • А вот бегаем, ездим за рулём, выполняем задачи — на СМАРТФОНЕ.

У планировщиков появилась мобильность. Куда бы вы ни поехали, все ваши задачи и проекты, вся нужная информация под рукой. И доступна в три клика.

Может этим похвастать ваш блокнот?

5. Циклические задачи

У всех есть события, которые повторяются время от времени. Например:

  • Каждое пятое число месяца платить за Интернет.
  • Каждый первый понедельник месяца получить денежный перевод.
  • Каждые вторник и четверг идти в тренажёрный зал.
  • Каждый январь продлевать хостинг.

А самое простое — поздравления с днём рождения и праздниками. Вот они уж точно есть у каждого!

Люди с бумажным ежедневником вручную вписывают эти события в свой график. Жутко неудобно!

Электронный планировщик всё это делает сам:

Повтор задачи

Как видите, можно создать повторение любой сложности. Полезно, что можно задать количество повторов, после чего задача исчезнет. Например, если вам прописали сделать 10 уколов.

6. Резервное копирование

В программе легко настроить резервное копирование. Причём копия вашего дерева задач будет храниться:

  • на диске;
  • в облаке;
  • на смартфоне;
  • на ПК.

Более того, вам доступны и копии всех сделанных изменений!

Иными словами, вы никогда не потеряете свои задачи.

А что с вами будет, если вы потеряете свою тетрадку? Будете выть, как волк на луну? Оно вам надо?

7. Командная работа

Почти все планировщики позволяют это.

  • Вы ставите задачу подчинённому.
  • Вам ставят задачу.
  • Вы обсуждаете задачу группой (Wunderlist).

8. Поиск по задачам

Серьёзный деловой мужчина растерянно роется в своём ежедневнике: «Где-то я писал… где-то здесь это было… секунду…» Странная картина.

В электронном планировщике такое исключено: поиск проще в разы.

9. Прикрепление ссылок и файлов

Так удобно в примечаниях к какой-то задаче просто указать ссылку или файл. Например, схему проезда.

Даже не представляю, как это сделать на бумаге.

Кроме того, планировщик Todoist, например, разрешает записывать аудиопримечания к задаче.

10. Цветовая маркировка

Знаю, многие используют в своих блокнотиках разные цвета и шрифты. Согласен, это удобно.

Но только зачем что-то рисовать от руки, когда всё это могут делать скрипты:

Раскрашиваем задачи

Так я раскрасил свои задачи. Поверьте, возможностей для раскраски было намного больше.

И всё это делается без моего участия. Я просто один раз задал, как будут выглядеть:

  • проекты;
  • папки;
  • текущие задачи;
  • неактивные задачи;
  • важные задачи;
  • быстрые задачи.

11. Другое

Электроника становится всё хитрее, новые технологии наступают. Неудивительно, что всё это отражается и на электронных планировщиках. Уже доступны или вот-вот станут доступны:

  • использование GPS-напоминалок (смартфон напоминает вам купить молоко, когда вы идёте мимо магазина);
  • умный голосовой ввод и голосовое управление задачами;
  • системы геймификации (Todoist, HabitRPG).

Сложно?

Ой, да бросьте!

Не сложнее вашей микроволновки!

Нужно просто сесть и уделить один час своего времени. И изменить свою жизнь навсегда. К лучшему!

Резюме

Я понимаю людей, которым сложно отказаться от старой проверенной бумажки — своего бумажного планировщика. Но не говорит ли в вас консервативность мышления? Не противитесь ли вы новым технологиям? Не перекладываете ли вы на себя рутину, которую должен делать автомат?

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики.

Пишите в комментариях!

У вас другая точка зрения? Отлично, напишите об этом!

Диимаа
2014-09-29 20:20:03
Насколько я понял из статьи, речь идёт о какой-то программе, названием которой автор так и не поделился с читателями?
Алексей Пономарь
Алексей Пономарь
2014-09-29 20:33:03
Нет, вы можете это организовать практически в любой программе, это теория.
Александр Рыбушкин
2014-09-29 20:53:21
Не трудно догадаться, что большинство скриншотов из MLO, хотя всё остальное, кроме них, действительно теория :)
Анастасия Царапкина
2014-09-29 20:55:16
В тексте статьи упоминается Todoist.
Евгений Бондаренко
2014-09-29 22:02:35
Судя по задачам в примере достаточно будет и Гугл календаря
Арсений Гурин
2014-09-29 22:07:53
который ToDoList в оригинале?
Александр Рыбушкин
2014-09-29 22:15:18
Нет, это разные сервисы. В статье упоминается https://todoist.com
Ivan
2014-09-29 22:43:56
Половина этих вещей отлично делается на бумажке. А еще четверть не нужна. Ну и да, забавно выглядят люди, которые на совещании сражаются со своим чудо софтом, когда можно быстренько черкануть ручкой, а потом спокойно перенести в смартфон только то, что нужно.
Александр Александров
2014-09-30 00:12:30
Согласен с автором, нужно идти в ногу со временем и пользоваться достижениями современных технологий. Многие повседневные задачи действительно разумнее доверить электронному другу. Но, однако, для запоминания эффективнее использовать ручку с бумагой. Поэтому выбирать нужно соответственно требованиям. P.S ..блокнот заряжать не нужно и авторучка - универсальная вещь)
Osoba Ukr
2014-09-30 01:26:40
Забавно наблюдать как планировщики с серьезным видом планируют чепуховые дела, которые обычные люди делают на автомате не задумываясь. А уж что происходит с любителями гаджетов, когда привычных программ не оказывается под рукой...))
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:45:08
Вы выполните, не задумываясь, 19 раз из 20, но однажды получите форс-мажор из-за этого. Плюс к этому ваше сознание забито такими рутинными делами, а за планировщика все помнит девайс.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:45:51
Для запоминания - да. Но если я не хочу об этом помнить? Я не хочу помнить о том, что надо полить цветы, допустим. Пусть помнит железяка.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:46:44
Ну, зачем же кивать на неумех?
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:47:20
Постарался привести популярные задачи. Конечно, особенно выигрывают планировщики в работе со сложными задачами и проектами.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:50:30
Если нужен мой совет, то: МЛО, Todoist, LeaderTask - дают, все что мне нужно. В других есть свои ограничения. Any.DO - очень бедный, но ужасно красивый и удобный. Remember The Milk - нет вложенности Wunderlist - только 1 уровень вложенности, неудобная работа с контекстами Пользуюсь МЛО, но и он имеет минусы: - нет версии под Мак - нет командной работы
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 07:52:06
Не понял о какой половине этих вещей идет речь? Не один из 11 пунктов нельзя выполнить на бумаге))
Osoba Ukr
2014-09-30 08:19:19
Запросто так может случиться. Если однажды я встречу планировщика, сознание которого свободно и воспарило высОко над моим, что прибавило ему эффективности и полностью исключило форс-мажоры, то я тоже обязательно стану часами тыкать в программку.
Sergei 'Set' Rivera
2014-09-30 10:33:49
то есть для планирования вы еще и несколько планировщиков используете? Хочется спросить - знаком ли вам термин Обсессивно-компульсивное расстройство?
Artemov Andrey
2014-09-30 10:59:03
Для меня MLO - СУПЕРПЛАНИРОВЩИК!!! Проекты, состоящие из более сотни действий здесь легко расписываются и ничего не забудешь. Более того всегда можно распечатать чек-лист и взять его с собой. Жена дома в Wunderlist забивает список необходимых покупок, я их распечатываю на работе и по дороге домой ничего не забываю купить. Вообще каждый для себя должен определить как и чем ему удобно пользоваться чтобы ничего не забыть!!!
Alexey Zyryanov
2014-09-30 11:31:11
Вот плюсану! ) Снять бабас в банкомате и узнать какой сервис лучше - прям вообще мега задачи, без планирования и напоминания которых не обойтись. ГТД-шники вообще скоро начнут планировать походы в сортир. Причем задача будет комплексная - спросить на форуме "что почитать", скачать книжку, пойти в сортир, проверить наличие бумаги и не забыл ли планшет с собой, оприходовать нужды, одновременно читая рекомендованную книгу! )))
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 12:23:38
Для планирования использую только МЛО. Термин - не знаком.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 12:25:22
Как раз для таких задач GTD работает лучше всего. Задача GTD - внять с человека стресс мелочной рутины.
Konstantin
2014-09-30 12:30:41
Насчет задания контекстов в явном виде - поспорю. Избыточное действие, которое по секунде крадет продуктивность. Да, верно, есть задачи, которые можно выполнить только тут. Или там. Или тогда, или если комп под рукой. Но перекладывать фильтрацию списка по этим контекстам на машину можно только при одном условии - если контексты задаче будут присваиваться автоматически. Подчеркиваю - не фильтр включается автоматом (это как раз можно сделать: по часам, по местоположению), а именно контекст приписывается задаче сам. Ручная расстановка - дорогое удовольствие. Слишком. Причем единственная задача, которую мы так решаем - упрощаем машине задачу (фильтрации), хотя вроде бы предполагается, что должно быть наоборот. В то же время мозг сам очень неплохо справляется с фильтрацией задач именно по принципу "Можно выполнить сейчас - нельзя выполнить" - прямо при просмотре списка, просто по названию задачи. Он может отработать выборку контекстно-пригодных задач автоматически, не напрягаясь - собственно, это штатный режим его работы. В отличие, кстати, от ручного приписывания контекстов задачам при их записи - тут надо задумываться, подключать сознание. На этом факте основана целая пачка систем ведения дел - в том числе Autofocus и Do It Tomorrow. Особенно характерна последняя - там приходится задумываться над вопросом, в какой день делать задачу - но выборка задачи для текущего момента (контектста!) делается в реальном времени, по ходу просмотра списка.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-30 12:59:07
Не соглашусь, но вы по сути спорите не со мной, а вообще с системой GTD. Ведь так? Допускаю, что если дел немного, а контексты неярко выражены, но удобнее будет без контекстов жить. Но таких людей я еще не встречал))
Konstantin
2014-09-30 15:29:33
Нет-нет, напротив - чем ярче выражены контексты, тем проще обходиться без их формальной фиксации в списке - просто доверившись мозгу. Просто традиционная модель контекстов именно, что создавалась во времена работы с бумагой, GTD, "папок с крючками" и прочего. Я ничего не имею против дополнительного признака классификации задач, но в нынешнем виде вся суета вокруг контекстов выглядит крайне нелепо. Судите сами: я записываю задачу и я же придумываю контекст, в котором я хочу ее выполнять. Это осознанное действие, работа мозга. Причем мозг должен придумать контекст для задачи, находясь в каком-то другом контексте. И все это только для того, чтобы потом наш замечательный электронный менеджер задач смог тупо выдать отфильтрованный список. Мы берем на себя сложную задачу, оставляя электронному помощнику простую. Это контринтуитивно. (:wonder:) Идеальный сценарий - это когда контексты расставляются сами. Кое-что можно в этом направлении делать уже сейчас, анализируя текст задачи. Тут - я вообще обеими руками за. Но коль этого нет - проще вообще обойтись без предварительной расстановки контекстов. Человек отлично справляется с задачей выбора задач, пригодных для текущего контекста, на лету, прямо по сырому списку. Более того, это никак не противоречит базовому принципу - не держать в голове то, что можно вынести наружу. Тут все "снаружи" и происходит, задумываться не приходится вообще - просто потому, что отбор происходит уже в контексте.
Фарид Каримов
2014-09-30 15:37:17
1) Вы задаете контекст утром, когда разбираете папку Входящие. Поэтому я не понял ваш третий абзац. 2) У меня в списке сейчас 26 активных задач (ближайших следующих действий по тому или иному проекты). Неужели мне придется на ходу их просматривать? А с контекстом - 4-5 задач в списке. Удобно! Если я в "машине" я смотрю только этот контекст и вижу 1 дело. Зачем мне остальные 25?
Konstantin
2014-09-30 17:50:43
1) Окей, при разборе. В любом случае, надо находясь в одном контексте, подумать - а в каком _другом_ контексте эту задачу мне хорошо б сделать? Если фильтровать в реальном времени, то все проще - сейчас или не сейчас? 2) У меня - 33 на неделю, 6 на сегодня. Сейчас использую Todoist, до того - лист блокнота A5 совершенно средним почерком. Особой проблемы выцеплять глазом нужное - нет. Впрочем, с некоторой натяжкой выделение задач на сегодня можно считать этаким недоконтекстом.
Artemov Andrey
2014-09-30 20:58:46
Konstantin, видимо этот вид планирования вам не удобен. Пользуйтесь своим удобным вам.
Alex Epov
2014-10-01 04:52:09
Все проще, у меня и по 70-80 задач в списке. НО, в день я все равно больше 10 не сделаю. Утром приблизительно раскидываем задачи по времени. И собаку я буду кормить или утром или вечером, в этот момент я буду дома, если я забегаю домой в течении дня - мне собаку кормить не нужно. Аналогично и с остальным: в машине нужно разобрать багажник, и т.д. но когда мне нужно ехать на встречу я этим заниматься не буду, какая мне разница если я увижу эти дела в контексте "в машине" если это абсолютно не то дело которое сейчас целесообразно выполнять? Аналогично и "в Магазине" нафиг мне перед глазами напоминание о том, что можно купить кучу всего домой, если время 8 утра и я забежал купить кофе в офис? Мне все покупки с собой весь день катать? И получается что одновременно, на ближайшие часы, у меня 1-4 задачи, что не менее удобно. Не нужно делать из GTD идола, любую идею нужно творчески перерабатывать и адаптировать под себя
Фарид Каримов
2014-10-01 07:52:01
Я использую GTD (а Аллен противник жесткой привзяки ко времени дел, кроме случаев типа встреч и т.д..), а вы используете совсем другую систему. Каждому свое)) В вашем случае, действительно, пользы от контекстов никакой.
Alex Epov
2014-10-01 09:07:37
Система та-же самая, и о жесткой привязке дел кроме встреч речь не идет. Но приблизительная привязка по времени есть у любого дела. В какое-либо время я могу находиться только в одном месте соответственно в это время я могу выполнить только определенные дела. Грубо говоря, купить продукты домой мне нужно конкретно сегодня вечером (иначе будет есть нечего), но мне не нужно их покупать каждый раз когда я в магазин за минералкой забегаю - контекст в магазине для этого дела неверен это напоминание мне каждый раз в магазине не нужно. И это справедливо практически для всех дел. Даже с вашими примерами: Взять вещи для семинара вам нужно непосредственно перед семинаром, а не каждый раз когда вы оказываетесь в офисе, так для чего любоваться этим напоминанием каждый раз по контексту офис?
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-10-01 10:59:35
Мой последний довод: - присвоить контекст задачи занимает у меня примерно 2 секунды. Присвоить контексты всем задачам с утра - 1 минута. На этой минуте и стоит вся система GTD)) 1 минута в день. Если вы не хотите "тратить" эту 1 минуту - это ваше дело и ваш ТМ)) Вообще не понимаю, о чем мы спорим. Об этой минуте?
Masha Aristarkhova
2014-10-01 16:36:59
Раньше было так, что когда человек пишет что-то вручную, информация лучше усваивается, а остальное - мозг делает сам. Электронные планировщики расхолаживают нас, это моё личное мнение. Зачем такие подробные описания своих дел? Или мы без гаджета уже в магазин за хлебом не можем выйти? Страшно это всё. На мой взгляд, расписывать каждый свой шаг в планировщике - то же, что фотографировать и выкладывать каждый свой шаг в инстаграм.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-10-01 17:03:26
Все наоборот. Вы перекладываете рутину типа покупок на программу, а сами думаете о великом. Разве не прелесть? Я же не призываю самому "стухнуть" мозгами))
Alex Epov
2014-10-02 05:22:17
"Вообще не понимаю, о чем мы спорим. Об этой минуте?" О целесообразности применения контекстов в нынешнее время, их плюсах и минусах. "Так написал Аллен, много лет назад" - к плюсам не относится, других плюсов не видно. Минусы - сильно усложняет структуру, показывает ненужные в данный момент задачи.
Бундеслига в Рунете
2014-10-12 01:10:44
Пользуюсь бумажным планировщиком - всё получается. Неважно каким планировщиком ты пользуешься, главное реально смотреть на задачу и на время которые ты ей выделаешь.