Лайфхак, как быстро договориться о встрече — откройте доступ к своему календарю

Фарид Каримов

В этой статье я расскажу о любопытной функции Google Calendar, которая может резко упростить ваше взаимодействие с партнёрами.

dexter_mixwith/flickr.com

dexter_mixwith/flickr.com

Сколько времени уходит у вас на то, чтобы договориться с другом или коллегой о встрече?

В идеальном мире достаточно пары фраз: «В четверг, в четыре?» — «Да!».

В реальности же чем большую активность вы развиваете, тем больше контактов и тем труднее согласовать встречу или даже просто созвон в Skype. У вас дела, у партнёра дела. Начинается бесконечный «почтовый теннис» согласований.

Или вы директор крупной компании. Ваше расписание должны видеть все сотрудники, некоторые партнёры, а также родные и близкие. И это расписание к тому же постоянно меняется.

Что делать?

На помощь нам придут…

Кайдзен и канбан

Итак, перед нами стоят две взаимоисключающие задачи:

  • управлять всё большим количеством запланированных контактов;
  • тратить на это как можно меньше ресурсов.

Вам это не напоминает классическую проблему философии кайдзен: как одновременно снижать затраты и повышать качество?

Поэтому, чтобы решить проблему, давайте используем один из инструментов кайдзен — канбан.

Канбан в своё время стал передовой методикой организации производства, когда вместо «проталкивания» деталей по конвейеру (привезли материалы, выгрузили, а дальше сами разбирайтесь) используется вытягивание (каждый последующий участок сигнализирует предыдущему о том, сколько именно материала ему нужно сейчас).

Такое же «вытягивание» можно использовать и в своём личном тайм-менеджменте.

Прямой доступ к вашему календарю

Почему бы не дать его всем партнёрам? Такая функция есть, например, в Google Calendar.

  1. Организуете мероприятие? Вам не нужно никого оповещать. Желающие всё видят сами и даже могут подтвердить своё участие.
  2. Или вы даже можете разрешить отдельным (самым важным) партнёрам самим создавать события в вашем календаре. А вы уже подтверждаете его. Экстремально? Ну, пожалуй. :) Но возможность такая есть!
  3. Мероприятие содержит информацию о времени, месте и наборе участников. Это экономит время на ненужные вопросы.
  4. Не нужен ни ежедневник, ни специальные программы. Подойдёт обычный браузер или даже смартфон.
  5. После встречи вы можете составить краткий её протокол и зафиксировать его там же, в календаре.
  6. А больше всего мне нравится вот эта функция наложения календарей разных людей друг на друга:

Наложение календарей

Смотрите, как здорово видны все окна, в которые можно засунуть совместную встречу!

А главное, все эти бесконечные вопросы «Что ты делаешь в… ?», «Можешь ли ты в… ?» останутся в прошлом.

А как же частная жизнь?

Чтобы сохранить её неприкосновенность, вы можете закрыть, чем именно вы занимаетесь.

Было:

Приватность выключена

Стало:

Приватность включена

Кроме того, вы можете создать разные календари для рабочих дел и для личных. И доступ дать, например, только к рабочему.

Итого

Эффективность даже такого простого инструмента, как календарь, зависит от того, как вы им пользуетесь.

Совместное использование календаря может повысить не только вашу личную продуктивность, но и продуктивность небольших команд.

P. S. Эту статью я писал вместе с моим другом Владом Епанчинцевым. Спасибо ему!

Пишите в комментариях!

А как вы договариваетесь о встречах? Пользуетесь ли вы Google Calendar?

Olga Rozdobudko
2015-03-03 14:41:27
Тема канбана и кайдзена не раскрыта(:smile:)
Олег Смычок
2015-03-03 15:44:27
Мда, под название статьи больше подходит как пользоваться гугл-календарем. Статья ни о чем.
Sergei Drozdik
2015-03-03 18:48:43
В части статьи "А как же частная жизнь?" непонятно, как заменить свои дела на "занято" для других. Это же мне в своём календаре надо написать вместо названий дел "занято"? Или где? Или надо вести ещё один свой календарь (дубль) для других, где будет написано "занято", "занято"? И вести два календаря. Так что ль?
Алексей Чингуль
2015-03-03 22:21:34
Меня давно интересует вопрос "Как добавить уведомления в чужих календарях". Зачем это нужно? Пример. Вы проводите корпоративное мероприятие с выездом на некую базу. Программа для участников насыщенная, её часто не помнят. Можно так увлечься, что банально пропустить обед или забыть про сбор у автобуса для отъезда в 17 часов. И начинается: "я думала обед начинается после 2", "Ой, уже уезжаем? А мы заболтались, пойду за вещами" и так далее. В итоге пунктуальные ждут пока соберутся остальные, кто-то пропустил обед, водитель грозящийся через 5 минут уехать и так далее. Не мне вам рассказывать. В идеале делаем календарь мероприятий в Google, все на него подписываются и в курсе событий. Но тут есть нюанс некоторые ключевые события лучше подкрепить сигналом уведомления "Дескать, уже началось". Но, настроенные заранее уведомления в календаре не отображаются остальным. Вопрос. Как это сделать? Рассмотрю все варианты. Только без написания новой программы (:smile:)
Sergei Drozdik
2015-03-05 02:05:15
+1. Хороший вопрос. И идея.
Dmitrij Malkov
2015-03-05 07:34:46
В свойствах задачи "Приватность" указываете "Личное".
Антон Гомаюнов
2015-03-05 13:24:21
Подробней с этими и другими терминами, которые используют при осмысленном/вдумчевым/"бережливом" производстве, можно ознакомиться в книге "Практика дао Toyota"
Sergei Drozdik
2015-03-05 15:00:55
Спасибо большое за подсказку. Буду пробовать.
Дмитрий Лях
2015-03-10 11:58:54
Несколько уведомлений на событие. За час, за 15 минут, вовремя. Или не понял задачу?