Раздражают ли вас авто-ответы на ваши письма в стиле «Здравствуйте, в данный момент я не могу ответить на ваше письмо». Особенно когда все горит и ответ нужен «вчера». Такие ответы вызывают у людей раздражение и другие негативные эмоции, и причины, по которым вы не можете сейчас ответить на запрос, их абсолютно не волнуют.

©photo

Для того, чтобы лишний раз не раздражать людей, вызвать у них понимание и, возможно, улыбку, можно немного отредактировать стандартные ответы.

Активным пользователям почты иногда требуется рассылать письма одинакового содержания большому числу адресатов: ответы на похожие вопросы, приглашения на мероприятия, каталоги, документы и другую информацию. Можно отправить всем одно и то же письмо без изменений. Однако есть больше шансов произвести благоприятное впечатление на получателей, если письма будут содержать персонифицированные обращения — по имени. Помимо обращений, в таких шаблонных сообщениях могут присутствовать и другие изменяемые элементы: контактные данные, подписи к письмам, отдельные фразы, разные для каждого адресата на фоне одинакового для всех контекста.

Часто офисные приложения позволяют осуществлять подобные рассылки путем слияния — автоматической подстановки изменяемых элементов из базы данных (например, из электронных таблиц) в текст письма. Необходимый инструментарий есть в числе стандартных функций таких пакетов программ, как Microsoft Office, OpenOffice.org и iWork.

Тем временем, многочисленные пользователи Gmail лишены возможности проводить рассылки со слиянием штатными средствами сервисов Google. В популярном блоге Digital Inspirаtion предлагается решение этой проблемы.

Еще в 1300 году Франциско Петрарка опубликовал целый труд о том, как ученым мужам бороться с отвлечением внимания на дела житейский и окружающих людей. «Закройте двери своих чувств для достижения одиночества в присутствии других людей» — писал он. С тех пор изменилось многое, но проблема отвлечения от дел осталась. Более того, если в 1960-м году на рабочем столе сотрудника стоял лишь телефон да печатная машинка, то сейчас электронных поглотителей нашего внимания стало гораздо больше. Соответственно, мы стали меньше тратить на продуктивную деятельность и больше — на коммуникацию с внешним миром. Это не только отнимает у нас силы и время, но еще и приносит убытки как большим корпорациям, так и фрилансерам. Ведь время, которое вы могли бы потратить на качественное выполнение работы, вы тратите на не всегда продуктивные собрания, болтовню с друзьями в чатах, проверку почты через каждые 5 минут и т.д.

©photo

В 52-ом выпуске — очередная порция свежих веб-сервисов и браузерных расширений, делающих работу и отдых в интернете комфортными. Среди них веб-сервис, при использовании которого можно больше никогда не слушать подкаст «42» :)

В программе

— PowerInbox: Twitter, Facebook и другие веб-сервисы внутри вашей почты.
— Catchfree: наглядный и очень информативный социальный каталог лучших бесплатных веб-сервисов.
— efTwo (F2): умный поиск нескольких слов и словоформ по тексту текущей веб-страницы.
— Сервисы для Google+: создание аватара и баннера для украшения профиля, поиск людей с фильтрацией, короткий адрес профиля и аналитика.
— FBSecure: тотальный контроль над разрешениями для приложений и игр в Facebook.

Редактор «42»: Павел Калугин. Обращайтесь к Павлу с идеями и предложениями по адресу 42@pavelkalugin.ru.

Подкаст 42 в Facebook.
Поддержи нас на iTunes.

Скачать

Улыбнись :) Послушай еще один подкаст команды «42» — «Вечерний кефир».

В 49-ом выпуске мы обсуждаем интересные функции социальной сети Google+, призванной потеснить гиганта Facebook, а также этикет электронной почты от Сета Година, веб-сервис для достижения амбициозных целей, приложение для доступа к веб-сервисам из панели задач Windows и другие инструменты продуктивности.

Каждый из вас был на встречах, на которые приходят люди и с очень озабоченным видом пялятся в ноутбуки, хотя пришли поговорить с вами. Это раздражает, а еще делает встречи непродуктивными и затянутыми. На возражения с вашей стороны такие люди ответят, что они ждут очень важное письмо, а потому просто не могут оторваться от своих ноутбуков. Это может быть правдой.

Патрик Рон, IT-консультант, рассказал журналу Inc.com как он решает проблему срочных писем, которые нужно получить даже на встрече с клиентами и партнерами, не проводя всю встречу в ноутбуке.

Он использует для своей компании почту Google for Domains с сервисом AwayFind.com, который делает очень простую вещь — он пушит на ваш телефон (поддерживается iPhone и Android) письма от адресатов, которых вы назначили как сверхважными. Т.е. если у вас вот-вот должен прийти от исполнителей последний билд или согласованный юристом договор, который надо срочно переслать заказчику, то вы не пропустите это письмо во время встречи. Остальные письма точно подождут 20-30 минут.

Так и получится: важные письма не пропущены, человек на встрече с вами получит 100% концентрированного внимания, встреча будет продуктивной, … а ваш ноутбук передохнет от вас ;)

Избавьтесь от лишних промежуточных действий для экономии времени

У нас есть несколько способов грамотно организовать свой ящик на Gmail, а также расширить его функциональность. Первый — это, конечно, Gmail Labs, где вы найдете множество плагинов, созданных командой разработчиков почты от Google. А еще есть плагины для Chrome и Firefox, которые также помогут вам сделать почту лучше. Но мы пойдем третьим путем и воспользуемся сторонними веб-приложениями. Хотя бы потому, что они куда более эффективны, нежели все остальное.