Читать дальше

Одно из важнейших достижений нашей эпохи – скорость обмена информацией. И если раньше для получения рецензии на свою рукопись или согласования текста доклада приходилось отсылать документы почтой или курьером, а затем долгое время ждать рассмотрения и ответа, то теперь мы можем получать замечания редакторов и советы коллег прямо в режиме реального времени. Во всяком случае, сервис CrocoDoc обещает нам это обеспечить.

Crocodoc – это удобный сервис для совместного рецензирования документов. Начать работу с сервисом можно даже без регистрации. На главной странице мы видим большую синюю кнопку для загрузки файла со своего компьютера. Поддерживаются распространенные офисные форматы, а так же PDF. Здесь же можно указать любой веб адрес и для него будет автоматически создан и загружен скриншот страницы.

После загрузки документа он открывается во встроенном редакторе (1). Сверху находится панель инструментов, с помощью которых мы можем делать пометки и комментарии в документе, выделять или зачеркивать текст, рисовать карандашом и так далее. В средней части (2) мы видим панель комментариев, на которой отображается содержание сделанных нами замечаний в привязке к тексту. В правой колонке имеется небольшая панель (3), в которой перечислены все участники работы над документом, а ниже (4) – панель ссылок на сделанные изменения с указанием автора и даты. Впрочем, лучше чем читать длинные описания просто попробовать самим. Вот ссылка на тестовый документ – попробуйте и вы быстро во всем разберетесь.

Главная ценность этого сервиса заключается в той легкости, с которой можно пригласить к редактированию любого человека. Для этого надо воспользоваться кнопкой Share и появится меню, в котором мы можем выбрать один из вариантов – получить постоянный адрес веб страницы, отослать приглашение по электронной почте или даже получить код для вставки в сайт или блог. Любой человек, получивший вашу ссылку, может зайти на эту страницу и принять участие в рецензировании документа.

Ну а когда все готово, то кнопка Download позволит загрузить оригинал или файл с исправлениями в формате PDF. Есть так же вариант загрузить файл в онлайновый офисный пакет Google Docs.

Разработчики сервиса Crocodoc предлагают нам несколько ситуаций, когда использование их детища может быть просто необходимо – например, рецензирование документов, получение отзыва на дизайн при веб-проектировании, заполнении форм в формате PDF и так далее. Мне кажется, что во всех перечисленных, а также во многих других случаях, когда требуется быстро получить мнение руководителя или совет коллеги, сервис Crocodoc является вполне удачным выбором.

Creative Commons Add-in for Office позволяет вставлять в ваши документы, таблицы или презентации лицензии выбранного вами типа буквально парой кликов. И заметим, что выпускают этот плагин совершенно бесплатно сами Microsoft.

После довольно долгой инсталляции, большую часть которой на моей машине заняла настройка библиотек поддержки разработки для Microsoft Office. Инсталлятор занимает чуть меньше 2 мегабайт. По окончании инсталляции вам надо будет убедить систему безопасности Office в том, что вы действительно сознательно добавляете плагин, и, вуаля, – на вашей ленте команд появится новая вкладка с кнопками добавления лицензий.

Плагин работает с Office 2007, Office 2003 и Office XP, естественно, только в Windows.

Creative Commons Add-in for Microsoft Office 2007 v1.01
Creative Commons Add-in for Microsoft Office 2003 & Office XP v1.2

Creative Commons Add-In for Office Inserts Open Licenses Easily [ The How-To Geek ]

Шифрование документа силами Microsoft Office 2007

Собственно, самый популярный метод защиты, которым пользуются все – установка пароля. Файл невозможно прочитать, если не знаешь пароль. Сейчас существует множество программ-ломалок, которые сделаны для вскрытия паролей, не все и не всегда из них эффективны, однако возможность взлома не исключена.

Цифровая подпись

Цифровая подпись – это примерно то же самое, что и обычная подпись, заверенная нотариусом. Только цифровая подпись не заверяется нотариусом, а выдается специальной организацией – Центром сертификации.

Центр сертификации (ЦС). Коммерческая организация, выпускающая цифровые сертификаты, отслеживающая, кому они были назначены, подписывающая сертификаты для удостоверения их подлинности и следящая за истечением срока действия выпущенных сертификатов и их отзывом.

Цифровую подпись можно добавить в документ как видимую, так и не видимую (сюрприз!). Да, чтобы получить ее, нужно обратиться в стороннюю организацию, однако это единственный законный способ закрепить за собой авторство и защитить документ от кражи и изменений. Следует помнить, что цифровые подписи, вставленные в документ Microsoft Office 2007, не имеют обратной совместимости в документами для программ предыдущих версий.

После установки цифровой подписи он становится доступным только для чтения. В Microsoft Office 2007 есть возможность сбора нескольких подписей для одного документа, например, для подписи ведомости на выдачу зарплаты можно установить требование подписи  главного бухгалтера, руководителя предприятия и руководителя отдела. Очень интересная и перспективная защита, не распространенная на территории ex-СССР, более подробную информацию о которой можно получить тут: http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HA100997681049.aspx.

Теперь перейдем от технологий, встроенных в офис, к технологиям, имеющимся в Windows XP и выше.

Information Rights Management

IRM — это служба управление правами на доступ к данным, предназначенная для приложений Microsoft Office, связанная со службой Rights Management Services – службой управления правами. Служба Windows RMS обеспечивает сквозную защиту и контроль над тем, кто имеет возможности читать, печатать, изменять, пересылать или копировать документы.

IRM — это технология защиты информации (а не технология сетевой защиты), которая позволяет совместно использовать документы и отсылать их в сообщениях электронной почты, обеспечивая при этом полный контроль над доступом к этой информации, определяя тех, кто может просматривать или вносить в нее изменения. После того, как документ или сообщение электронной почты будут защищены с помощью этой технологии, указанные права на доступ и использование будут постоянно действовать независимо от того, где в дальнейшем эта информация будет использоваться (даже если эта информация будет использоваться за пределами сети организации). Поскольку IRM-защита неразрывно связана с защищаемым файлом, то установленные ограничения на использование будут постоянно действовать.

Подробнее ознакомиться с возможностями IRM можно на сайте разработчиков: http://www.microsoft.com/rus/technet/articles/office/4134.mspx.

IPSec

IPSec — Internet Protocol Security, метод шифрования, который используется во время передачи данных по сети. Технология позволяет шифровать данные только во время самой передачи, защита заканчивается в тот момент, когда информация достигает места назначения. Подробности и технические параметры – у разработчиков: http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc757613.aspx.

Наряду с технологиями, позволяющими шифровать данные при передаче, есть и локальное шифрование информации.

Encrypting File System

Шифрованная файловая система позволяет шифровать файлы и папки в пределах одной операционной системы, ограничивая доступ к файлам для ненужных пользователей. Однако имеет минусы – прежде чем отправить файл по сети, система его дешифрует. Система доступна в серверных бизнес вариантах, отсутствует в версиях для домашних пользователей (например, в Windows XP Home Edition ее нет). Подробнее с принципами работы системы можно ознакомится тут: http://ru.wikipedia.org/wiki/Encrypting_File_System.

И еще одна технология, позволяющая локально шифровать данные, появившаяся в Windows Vista – BitLocker. Она позволяет шифровать системный диск полностью, тем самым защищая содержимое от атак с выключением, которые рассчитаны на получение данных в обход операционной системы.

BitLocker использует алгоритм AES с ключом 128 бит. Для большей надежности длину ключа можно увеличить до 256 бит с помощью групповых политик или через поставщик инструментария управления Windows (WMI) для BitLocker.

Очень хорошо и подробно система описана здесь: http://www.securitylab.ru/analytics/296866.php.

Надеюсь, что этот пост расширит Ваш взгляд на способы сохранения документов. Кстати, Вы не знаете, как (где, у кого) можно получить цифровую подпись в России и Украине?