Если вы ведете свои документы в Google Docs, ваши проекты в Basecamp, клиентов в Highrise, файлы в Dropbox, календари в Google Calendar, а ещё ведете общие блокноты в Evernote и многое другое, то следить за всем этим нет решительно никаких сил.

Сервис Hojoki берётся решить эту задачу.

Сегодня мы рассмотрим интересный и довольно удобный онлайн-инструмент, предназначенный как для одиночной, так и для совместной работы над проектами по методологии Kanban. Мы не будем лишний раз подробно описывать саму суть методолгии, так как вы всегда можете прочитать об этом в нашем обзоре Kanban.

В настоящий момент проходит бета-тестирование сервиса Streak, который серьезно расширяет возможности вашего Gmail. В настоящий момент сервис предоставляется бесплатно. Streak — это плагин, который работает в Google Chrome и серьезно прокачивает ваш Gmail до состояния базовой CRM.

Кроме установки плагина, вам нужно создать аккаунт для хранения дополнительных данных вашей новой системы. Вот что вы получите…

В первой части я поделился соображениями о том, что такое характер эффективного человека. Когда с характером всё нормально — пора налаживать мегаэффективный процесс.

Записывай всё. Ничего не запоминай

Откажись от привычки запоминать, что тебе нужно сделать. Три-пять задач держать в голове нетрудно, но когда их 10-15, один только список дел доводит обычных людей до депрессии. Появляется чувство, что на тебя все давят, мир несправедлив, и вообще хочется в отпуск.

Не запоминай — записывай. Заведи молескин, скачай какую-нибудь программу или зарегистрируйся в Мегаплане. Теперь любое дело — собственное или принятое от других — записывай только туда. Освободи голову. Помни, что у тебя всегда есть список дел, к которому ты всегда обратишься.

Не записано — значит не нужно

Заведи правило записывать всё, на что стоит тратить время. Записывай дело ровно тогда, когда обещаешь его сделать. Не берись даже за краткосрочные дела «на десять минут» без записи. Это своеобразный фильтр входа: если на запись дела жалко потратить 20 секунд — не делай его вовсе. Не разменивайся по мелочам.
К тому же, возле дела всегда приятно поставить галочку и смотреть, как список тает.

Организуй дела

Перед каждым рабочим днём определись, что должно быть сделано именно сегодня, а что потерпит до завтра. Подразбей дела на «до обеда» и «после обеда».

Те читатели Лайфхакера, которые выступают в роли компьютерных гуру для своих менее искушённых коллег, а значит частенько вынуждены оказывать удалённую помощь и консультации, наверняка знают, как трудно иногда бывает понять по сбивчивым описаниям по телефону, в чём суть проблемы или указать на методы её решения. Каждое простое действие приходится объяснять по несколько раз, пытаясь угадать, в каком именно диалоговом окне запутался пользователь. Существует множество решений для удаленного доступа, но самым простым из них на сегодня является Screenleap.

Мы не раз рассказывали о различных менеджерах задач, и сегодня поговорим ещё об одном таком сервисе под названием «Flow». Наряду с обычными для подобных сервисов функциями, такими как создание и управление списками и конкретными задачами, «Flow» позволяет включать в этот процесс других людей, то есть ориентирован на совместное использование.

Если у вас возникает задача организовать персональную работу или работу небольшой команды без дополнительных усилий и за минимальное время, то обязательно посмотрите на Trello — это интересная система, построенная на карточках и наследующая принципы японской системы канбан.

Пересылка вложений документов по почте — нет вещи больше тормозящей работу коллектива. Вы должны выслать последнюю версию документа всем участникам рабочей группы. Потом нужно контролировать того, кто внес последние правки чтобы он выслал этот документ всем, а в это время никто не внёс в него свои правки, а то появится много-много разных версий документов — «форков». А ещё, в вашей почте будет много версий документа с тем же именем файла и найти что-то потом почти невозможно. Плюс, многие офисные сотрудники любят делать вот такие имена файлов: Тендерное_предложение_FINAL_20.03.2011.docx или Тендерное_предложение_FINAL_APPROVED_20.03.2011.docx — это для контроля версионности и состояния документа. Просто умора :)

Инфографика ниже показывает, какие потери несут бизнесы от такого переливания из пустого в порожнее. Составлена картинка отвечающими за PR сервиса Microsoft SkyDrive. Информация действительно полезная, если вы всё еще раздумываете над внедрением Google Docs на вашем домене или решений от Microsoft.