Новый сайт EMAIL CHARTER делится с нами десятью правилами, которые все еще могут спасти время всех пользователей при работе с электронной почтой, которая все больше и больше топит нас и захватывает всё свободное время. И зависит всё не только от числа сообщений, падающих вам. Часто проблема в том, что люди просто не делают простые вещи, способные сэкономить часы и годы жизни людям, с которыми вы работаете.
С запуском новой социальной инициативы Google+ стало очевидно, что от создания интерфейсов отогнали программистов и теперь этим занялись профессионалы. Google+ поражает своей продуманностью и красотой. Говорили даже, что похоже на то, что новый сервис сделан Apple ;)
Но новое оформление тут же было накатано на Google Calendar, а сегодня его можно включить и в Gmail!
Если вы пользуетесь почтовым клиентом Mail в iOS, то наверняка знаете что, если провести по сообщению в списке слева на право, то появится кнопка Archive. Нажав на нее вы не удаляете письмо, а скрываете его из Inbox. Я же предпочитаю удалять письма.
Бывает так то вас просто засыпает письмами по электронной почте и вы отвечаете… отвечаете… отвечаете… Но вот беда — кто-то ждет от вас ответа и не знает, что ваш Inbox переполнен, а за час вы отправили 100 писем и, в общем-то, действительно заняты. Но как показать это окружающим? Как, ответив через 2 часа, не попасть в «список ненависти» и получить некоторое снисхождение тех, кто ждал от вас ответа очень оперативно?
Если вы не видели как настоящие гуру работают с Gmail только используя горячие клавиши, то вы многое потеряли. В этой лучшей на сегодня системе электронной веб-почты очень необычные горячие клавиши, которые надо потрудиться запомнить. Если все упомнить не выходит, то в любом месте этой системы можно получить доступ к короткой справке напоминающей любое сочетание.
Каждый из вас был на встречах, на которые приходят люди и с очень озабоченным видом пялятся в ноутбуки, хотя пришли поговорить с вами. Это раздражает, а еще делает встречи непродуктивными и затянутыми. На возражения с вашей стороны такие люди ответят, что они ждут очень важное письмо, а потому просто не могут оторваться от своих ноутбуков. Это может быть правдой.
Патрик Рон, IT-консультант, рассказал журналу Inc.com как он решает проблему срочных писем, которые нужно получить даже на встрече с клиентами и партнерами, не проводя всю встречу в ноутбуке.
Он использует для своей компании почту Google for Domains с сервисом AwayFind.com, который делает очень простую вещь — он пушит на ваш телефон (поддерживается iPhone и Android) письма от адресатов, которых вы назначили как сверхважными. Т.е. если у вас вот-вот должен прийти от исполнителей последний билд или согласованный юристом договор, который надо срочно переслать заказчику, то вы не пропустите это письмо во время встречи. Остальные письма точно подождут 20-30 минут.
Так и получится: важные письма не пропущены, человек на встрече с вами получит 100% концентрированного внимания, встреча будет продуктивной, … а ваш ноутбук передохнет от вас ;)
Избавьтесь от лишних промежуточных действий для экономии времени
При анализе рабочих процессов можно обнаружить новые идеи для повышения продуктивности. Если разложить процесс на части, станут видны слабые звенья, которые следует убрать или изменить.
Допустим, вы используете Dropbox в качестве единого хранилища всех файлов, которые получаете или отправляете другим. Вам приходит электронное письмо с приложенным файлом, и вы хотите отправить его в Dropbox. Для этого нужно совершить ряд действий: запустить Dropbox, открыть письмо, сохранить приложенный файл на жестком диске в папке Dropbox. В этом микропроцессе есть два ключевых события: получение письма и размещение файла в Dropbox. Все остальные манипуляции — это промежуточные действия, которые отнимают столь драгоценные для занятых людей минуты.
Рабочий процесс состоит из сотен подобных микропроцессов с промежуточными действиями, требующими в общей сумме десятки минут ежедневно. Представьте, насколько удобно было бы делегировать кому-либо эти промежуточные задачи и получать уже готовый результат микропроцесса.
При использовании веб-сервисов человек выступает посредником между ними. Но следует помнить, что многие веб-сервисы имеют открытые API и благодаря этому могут взаимодействовать друг с другом напрямую. Существуют мэшапы — сервисы, позволяющие объединять данные из других сервисов для достижения нужного результата.
Одним из таких инструментов является ifttt, находящийся в стадии бета-тестирования. С его помощью можно связывать в цепочку события в разных сервисах, избавляться от промежуточных действий, чтобы концентрироваться на ключевых. Сервис ifttt напоминает известную игру «Алхимия» — в нем создаются комбинации сервисов для выполнения важных задач.
Случился со мной интересный опыт, которым спешу поделиться с вами. Сидел я пару дней назад в Шереметьевском терминале C и очень мне хотелось скоротать время ответами на накопившиеся письма. Но интернета бесплатного там нет, а разбираться с мобильным мне не хотелось. Я соединился с точкой доступа Beeline_WiFi, но при попытке что-либо открыть мне предлагалось ввести логин и пароль клиента Beeline, которым я понятное дело не являлся.
Зато инициативу подхватил запущенный Skype (Mac-версия), который предложил „задорого“ решить мою проблему. Вот так:
