Всякий кто работает в достаточно большой компании знает, что на всевозможные встречи может уходить чересчур много драгоценного времени. Как проводить совещания, чтобы они были продуктивными и эффективными. 

  • повестка должна быть ясной
    Что вы будете обсуждать? Нужны ли вам новые идеи или вы хотите обсудить старые? Подготовьте повестку заранее и следуйте ей.
  • приглашайте только действительно необходимых участников
    Этим вы устраните кучу задержек и белого шума.
  • объявите цели совещания
    С чем вы хотите выйти из переговорной? Я уверен, что чаще вовсе не с удовлетворением от хорошей дискуссии. Нужен результат.
  • подготовьте участников заранее
    Если тема достаточно сложна для короткой встречи, заранее распространите материалы к ней. Если выступать будут участники — тем более они должны прийти подготовленными.
  • сделайте совещание коротким
    Сделать это можно разными давно известными способами: регламент, time-boxing, ведущий…
  • записывайте ключевые замечания и решения
    Каким образом записывать — неважно, это может быть как листок с кривым почерком, так и диктофон. Важно, чтобы информация не потерялась, вы её использовали, а решения были донесены до всех заинтересованных.
  • создайте список заданий и назначьте их
    Каждое совещание должно заканчиваться списком задач, которые нужно выполнить, иначе зачем всё это было нужно?
  • отслеживайте выполнение и сообщайте о его ходе
    Это уже не относится непосредственно к совещаниям, но регулярное отслеживание хода выполнения заданий побудит участников серьёзнее подходить к будущим встречам и не тратить попусту ни своё ни ваше время.

8 Ways to Avoid Unproductive Meetings [ Jay White ]