Избавьтесь от лишних промежуточных действий для экономии времени

При анализе рабочих процессов можно обнаружить новые идеи для повышения продуктивности. Если разложить процесс на части, станут видны слабые звенья, которые следует убрать или изменить.

Допустим, вы используете Dropbox в качестве единого хранилища всех файлов, которые получаете или отправляете другим. Вам приходит электронное письмо с приложенным файлом, и вы хотите отправить его в Dropbox. Для этого нужно совершить ряд действий: запустить Dropbox, открыть письмо, сохранить приложенный файл на жестком диске в папке Dropbox. В этом микропроцессе есть два ключевых события: получение письма и размещение файла в Dropbox. Все остальные манипуляции — это промежуточные действия, которые отнимают столь драгоценные для занятых людей минуты.

Рабочий процесс состоит из сотен подобных микропроцессов с промежуточными действиями, требующими в общей сумме десятки минут ежедневно. Представьте, насколько удобно было бы делегировать кому-либо эти промежуточные задачи и получать уже готовый результат микропроцесса.

При использовании веб-сервисов человек выступает посредником между ними. Но следует помнить, что многие веб-сервисы имеют открытые API и благодаря этому могут взаимодействовать друг с другом напрямую. Существуют мэшапы — сервисы, позволяющие объединять данные из других сервисов для достижения нужного результата.

Одним из таких инструментов является ifttt, находящийся в стадии бета-тестирования. С его помощью можно связывать в цепочку события в разных сервисах, избавляться от промежуточных действий, чтобы концентрироваться на ключевых. Сервис ifttt напоминает известную игру «Алхимия» — в нем создаются комбинации сервисов для выполнения важных задач.

«Если это произошло в одном сервисе, то то произойдет в другом сервисе»

Формула работы этого сервиса зашифрована в его названии. IFTTT — это аббревиатура от “If this then that” («Если это, то то»). Мэшап ifttt позволяет установить причинно-следственную связь между событиями в разных сервисах по принципу «Если это произошло в одном сервисе, то то произойдет в другом сервисе».

По принятой в ifttt терминологии, «это» (событие-причина) называется триггером (trigger), «то» (событие-следствие) — действием (action), правило, созданное по формуле, — задачей (task), а поддерживаемые сервисы (и некоторые другие источники данных, о которых ниже)  — каналами (channel).

При создании новой задачи на экране отображается формула “If this then that”. Вместо this и that подставляются требуемые переменные. Щелкнув по this, нужно выбрать из появившегося перечня каналов тот сервис, в котором будет отслеживаться событие-причина, и определить, какое именно это событие. Аналогично (после щелчка уже по that) указываются настройки для другого сервиса, в котором будет происходить следствие события-причины.

В ifttt поддерживаются 21 веб-сервис и ряд других источников данных (дата и время, письмо на специальный электронный адрес ifttt, сообщение боту ifttt в Google Talk, RSS-фиды, телефонный звонок, SMS и даже информация о погоде на заданной территории). Из этих сервисов и источников данных можно строить десятки причинно-следственных комбинаций.

Рассмотрим в качестве примера канал Gmail. Для него предлагается три триггера: получение письма с какого-либо адреса, письма с указанной меткой и письма, содержащего в теме или теле желаемые ключевые слова. Любое из этих событий может быть определено в ifttt как причина события-следствия в другом сервисе. Канал Gmail  поддерживает одно действие как следствие для событий-причин в других сервисах — отправку письма на нужный адрес.

Готовая задача выглядит следующим образом.

В настоящее время в ifttt допускается одновременное выполнение не более 10 задач (разрешено создавать любое количество задач, но в каждый момент времени должно быть активировано не более 10 из них). Такое ограничение связано предположительно с намерением разработчиков в будущем монетизировать сервис по модели Freemium, предлагая больше функций за плату, или с тем, что сервис находится в бета-стадии и требуется сдерживание активности пользователей по техническим причинам.

Можно найти множество применений ifttt. Вот некоторые из них:

  • получение SMS-уведомлений об интересующих вас твитах, обновлениях Facebook, письмах, удовлетворяющих определенным параметрам, постах в RSS-фидах по заданной теме и о других обновлениях из различных сервисов;
  • импорт всех обновлений RSS-фида или отобранных по ключевым словам в Evernote, Instapaper и Read It Later;
  • быстрая отправка приложенных к письмам файлов в заданную папку Dropbox;
  • планирование событий в различных сервисах на определенную дату и время;
  • публикация постов в WordPress, Posterous, Tumblr посредством SMS;
  • создание аудиозаметок в Evernote путем отправки письма с приложенным аудиофайлом.

Необходимо отметить, что в приходящих SMS-сообщениях не отображаются кириллические символы. Я сообщил об этом разработчикам — надеюсь, в скором времени проблема будет решена.

Заключение

Обладая знаниями функций различных сервисов и достаточной изобретательностью, можно создавать удивительные комбинации триггеров и действий и получать результат, похожий на волшебство. Простой и гениальный мэшап ifttt наглядно демонстрирует мощь современных технологий и открытых систем, способных синергически взаимодействовать друг с другом.

Пусть этот сервис не только повысит вашу продуктивность, но и станет тренировкой умения находить неожиданные взаимосвязи между предметами и явлениями, пусть заставит задуматься о важности анализа рабочих процессов с целью достижения большей эффективности.

Как говорилось выше, ifttt проходит стадию бета-тестирования — регистрация доступна только при наличии инвайта. Мы можем предложить вам некоторое количество инвайтов. Оставляйте в комментариях свои адреса электронной почты для отправки инвайтов. Если вы по какой-либо причине не желаете публиковать в комментариях свой адрес, обращайтесь ко мне на mail@pavelkalugin.ru. После регистрации вам также будут доступны инвайты, прошу вас делиться здесь ими друг с другом.

ifttt.com