Активным пользователям почты иногда требуется рассылать письма одинакового содержания большому числу адресатов: ответы на похожие вопросы, приглашения на мероприятия, каталоги, документы и другую информацию. Можно отправить всем одно и то же письмо без изменений. Однако есть больше шансов произвести благоприятное впечатление на получателей, если письма будут содержать персонифицированные обращения — по имени. Помимо обращений, в таких шаблонных сообщениях могут присутствовать и другие изменяемые элементы: контактные данные, подписи к письмам, отдельные фразы, разные для каждого адресата на фоне одинакового для всех контекста.
Часто офисные приложения позволяют осуществлять подобные рассылки путем слияния — автоматической подстановки изменяемых элементов из базы данных (например, из электронных таблиц) в текст письма. Необходимый инструментарий есть в числе стандартных функций таких пакетов программ, как Microsoft Office, OpenOffice.org и iWork.
Тем временем, многочисленные пользователи Gmail лишены возможности проводить рассылки со слиянием штатными средствами сервисов Google. В популярном блоге Digital Inspirаtion предлагается решение этой проблемы.
Создаем персонализированную рассылку с помощью Gmail и Google Docs
Как известно, функциональность электронных таблиц Google Spreadsheets можно расширять за счет сторонних скриптов. В этом табличном процессоре есть галерея готовых скриптов для выполнения различных задач и редактор скриптов для тех, кто не нашел нужного решения в галерее.
Для создания рассылки со слиянием мы предлагаем вам воспользоваться одним из таких скриптов — Mail Merge. Он предназначен для автоматического добавления имени адресата в каждую копию шаблонного письма.
Шаг 1. Откройте эту электронную таблицу с установленным скриптом Mail Merge. Создайте копию таблицы в своем списке документов Google командой File → Make a copy (Файл → Создать копию).
Шаг 2. Откройте копию таблицы и в меню Mail Merge выберите пункт Clear Canvas (Reset) для очистки ненужных данных в полях таблицы. После этого вы увидите запрос на доступ к Google Contacts и Gmail, который необходимо подтвердить.
Шаг 3. Перейдите к своим контактам Google и создайте группу контактов, которым вы хотите отправить персонализированные шаблонные письма. Каждому почтовому адресу из списка этих контактов должно быть присвоено имя адресата. Запомните название группы.
Шаг 4. Вернитесь к таблице, выполните команду Mail Merge → Import Google Contacts и в появившемся окошке укажите название группы контактов. Имена и почтовые адреса контактов из этой группы будут импортированы в таблицу.
Шаг 5. Заполните поля Email Subject (Тема письма), Salutation (Приветствие), Message Body (Тело письма; может быть простым текстом или HTML-кодом), Your Name (Ваше имя), Your Email Address (Ваш адрес почты), Attachment ID (ID приложенного файла, который можно скопировать из URL, загруженного в Google Docs файла; ID — это длинный ряд букв и цифр, расположенный в URL файла между “id=” и амперсандом &; если не требуется присоединять к письму файл, то оставьте поле Attachment ID пустым), BCC Yourself (Отправка вам скрытых копий всех писем рассылки; если хотите получить копии, укажите в этом поле YES).
Шаг 6. В меню Mail Merge выберите Start Mail Merge и дождитесь окончания рассылки. В колонке Status напротив каждого контакта появится “ОК” — подтверждение успешной отправки письма.
В результате этой рассылки каждый адресат получит шаблонное письмо с обращением по имени.
Лучшие предложения
Лучшие предложения недели: скидки от AliExpress, Lamoda, GATE31 и других магазинов
10 стеллажей, которые помогут навести порядок где угодно
Бомберы, косухи и ветровки: выбираем весеннюю куртку не дороже 5 000 рублей
Как подписка Газпром Бонус поможет отметить любой праздник и не разориться
Это нам надо: оригинальная картина по номерам от DelArt
Выгодно: смарт-часы Amazfit Cheetah Square за 19 031 рубль
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
15 интересных товаров дешевле 500 рублей
Как привить детям любовь к здоровому образу жизни: 6 советов родителям
Социальная рекламаОт рождения до совершеннолетия: какие обследования важно проходить детям в разном возрасте
Социальная рекламаУвидеть Китай и не умереть! 4 причины посмотреть реалити «Сокровища императора»
РекламаЗатопленные корабли и не только: 6 проблем экологии, которые влияют на вашу жизнь больше, чем кажется
Социальная реклама