Совещания в современном обществе принято считать пустой тратой времени, на эту тему существует масса мемов и карикатур. Но совсем без совещаний обойтись трудно в любом проекте, где занято более 3-х человек. Проблема не в совещаниях, проблема скорее в их неумелой организации и нечетких целях. Предлагаем посмотреть на великие компании и поучиться у них тому, как стоит проводить высокоэффективные совещания.

Эксперименты в области совещаний, проводимые за последнее десятилетие в стартапах и компаниях из списка Fortune 500, привели к положительным результатам. Из опыта этих компаний вырисовывается набор правил, среди которых можно выделить три универсальных:

1. Все совещания должны иметь четкую заявленную цель или повестку дня. Без повестки дня совещания могут легко превратиться в бесцельное мероприятие, а не продуктивную рабочую сессию.

2. Участники совещания должны уходить с него с четким пониманием того, какие следующие шаги нужно предпринять. Наиболее успешные компании требуют, чтобы сотрудники покидали совещание имея конкретный список задач.

3. У совещания должно быть четко определено время окончания.

Не указывая длительность совещания, вы, тем самым, стимулируете бессвязные разговоры не по теме.

Конечно, не стоит останавливаться на этих трех пунктах. Действительно продуктивные компании всегда адаптируют и настраивают правила совещаний в соответствии с их конкретной культурой.

Apple

В эпоху Стива Джобса, когда Apple становилась крупнейшей компанией в мире, они старались сохранить принципы, которые были в самом начале.

У каждого компонента проекта или задачи есть “НОЧ”. По данным журналиста Адама Лашински, на каждом совещании в Apple есть Непосредственно Ответственный Человек, чье имя находится со всеми пунктами повестки дня, за выполнение которых он несет ответственность. Так как у каждой задачи есть ответственный, то в Apple редко возникает путаница с тем, кто что должен выполнять.

Будьте готовы бросить вызов и быть оспоренным.  Существует множество рассказов о способности Джобса доводить своих сотрудников даже до слез, подвергая их идеи и предложения сомнению в довольно агрессивной форме. Вы можете не доводить своих сотрудников до слез, но каждый должен быть готов защищать свои идеи и работать с честной критикой.

Catalyst

Catalyst — группа молодых христианских лидеров из южных штатов Америки, делает акцент на том, чтобы встречи проходили в  положительном ключе и сохраняли свободу духа. Вот их принципы, которые также могут быть полезны:

Принцип отвечать всегда «Да» и никогда «Нет». Сохраняйте положительный настрой и возможность высказать все идеи, не перекрикивая друг друга и не задвигая первоначальные предложения.

— Перерыв каждые 30 минут. Если ваша встреча длится дольше получаса, убедитесь, что посетители могут подняться, выйти из комнаты и проветрить мозги.

Думайте и мечтайте безо всяких ограничений. Их время настанет позже.

Google

В одном из недавних выпусков «Think With Google»,  вице-президент Google по бизнес-операциям Кристен Гиль рассказала в том числе и о том, как компания пересмотрела свой подход к совещаниям. Вот некоторые выдержки:

На всех встречах должен быть четко определен человек, принимающий решение. Этот подход помогает команде большого корабля Google+ ввести более 100 новых функций за 90 дней после их анонса.

На совещании должно быть не более 10 человек. «За участие в совещаниях вы не получите особую медаль», пишет она.

— Если для принятия решения вам нужно совещание, не тяните с ним. В противном случае скорость развития компании будет ограничена графиком совещаний. Если вам нужно провести совещание, чтобы что-то сделать, проведите его как можно быстрее.

Убивайте идеи и совещания. После того, как Ларри Пейдж сменил Эрика Шмидта на должности CEO Google, он прикрыл проекты Buzz, Code Search и приложения для десктопа. Он сфокусировался на более важных продуктах. Сфокусированность должна присутствовать во всех делах компании, в том числе и в совещаниях.

37Signals

Что до компании 37Signals, они бы убили совещания вовсе, ограничив все обсуждение по email и IM. В самой продаваемой книге компании, Rework, они настоятельно призывают помнить, что «каждую минуту, которую вы тратите на совещание, вы можете потратить на реальную работу». На самом деле, компания даже придумала в 2011 году Национальный День Бойкота Совещаний. Но если вы обязательно должны встретиться, для этого существует три правила:

Будьте кратки. Нет, еще короче. И используйте таймер для соблюдения сроков.

Должна быть повестка дня.

— Пригласите настолько маленькое количество людей, насколько это возможно.

Reily

Новоорлеанская компания, производящая пищевые продукты и напитки, Reily, была упомянута в книге «Good Boss, Bad Boss» Роберта Саттона. Компания практикует совещания стоя (stand up встречи), которые стали столь популярны в Agile разработке программного обеспечения.

Совещания должны проходить в одно и то же время. Сохранение ритма позволяет избежать ситуаций, когда текущая работа сотрудников компании внезапно прерывается.

— Stand up встречи предназначены для взаимодействия и общения, а не для принятия конкретных решений. Если в вашей команде регулярно планируются stand up встречи, «отсутствие связи» больше не является оправданием при возникновении проблем. Взаимодействие и общение — для stand up встреч, для больших дискуссии — совещания.

А как вы проводите свои совещания?