2013-02-02 10.31.45 HDR

Как возможно помнят внимательные читатели «Лайфхакера», я работал в составе редакции крупного украинского проекта, посвященного интернет-бизнесу, и 80% моих рабочих задач было связано с одной командой. Летом 2012-го из-за проблем со здоровьем я покинул проект, оставив с ноября только фриланс как инструмент заработка. И вот тут ощутил, что проблема прокрастинации в рабочее время и сдвига дедлайнов — действительно одно из основных «зол» в моей работе. Примерно месяц у меня ушел на построение оптимальной схемы преодоления проблем с «потерянным временем.» Хочу поделиться с вами найденными способами борьбы с «творческим кризисом» и переработками.

  1. Начните с бумажного планирования. Я очень хотел освоить техники безбумажного планирования, вести все заметки в приложениях и программах,… но из этого ничего не вышло. Если вы длительное время пользовались унифицированной системой, «заточенной» под командную работу, а потом начинаете работать на себя, то первый порыв — это хвататься за все доступные инструменты и системы, еще толком не определившись, сколько у вас проектов и какие именно задачи в них надо будет отслеживать. Чтобы не запутаться, возьмите чистый лист А4, выпишите на него всех ваших существующих заказчиков / проекты, с которыми вы работаете. Затем выпишите по каждому проекту круг задач на месяц и ожидаемые затраты времени / доходы по каждой задаче / проекту. Как только у вас сложится перед глазами четкая структура взаимосвязей, можно будет эту структуру «перенести» в формат электронных систем, «напоминалок» и онлайн-инструментов для планирования (хотя я лично всё равно приобрел бумажный ежедневник на 2013-й год, потому что первичные планы и ежедневные задачи мне проще записывать на бумаге).
  2. Разбейте весь рабочий день на отрезки по 25-30 минут. Не буду опять вам рассказывать о «помидорном» планировании (о нем «Лайфхакер» писал уже достаточно много). Техника разделения всего рабочего дня на 2 крупных и 3 мелких задачи, на каждую из которых отводится не мене 2 сегментов по полчаса с перерывами, действительно работает. Более того: ради интереса я просто поставил секундомер и в процессе работы над задачами на протяжение дня отмечал каждый раз, сколько прошло времени до того момента, как я ощутил легкую усталость и спонтанное желание посмотреть почту или заглянуть в Twitter. Угадайте, сколько времени проходило с момента начала работы над задачей до желания «переключиться»? Правильно: от 32 до 39 минут. Выводы делайте сами.
  3. Изолируйте себя от мессенджеров на первые 4 часа работы. Первая неделя в таком режиме завершается — и я более чем доволен результатом. Запланированные на день задачи решаются за первые 2 часа, далее идут мелкие подзадачи и решение текущих вопросов. И никто не отвлекает вас «внезапной идеей» с утра или «срочным делом» (которое в 80% случаев окажется совершенно не срочным).
  4. Найдите 1 оптимальное мобильное приложение для трекинга потраченного времени. Чтобы увидеть, где конкретно вы теряете время и какие затраты могут быть сокращены. Я пробовал использовать аналогичные «настольные» таймеры и плагины для браузера, но наиболее удобным оказался именно мобильный тайм-трекер: с его помощью можно внести в список отслеживаемых задач даже повседневные бытовые дела, чтобы заметить, где конкретно вы теряете время. Конкретный трекер рекомендовать не буду: в магазинах мобильных приложений их много и каждый — под конкретные цели. Я сейчас использую Activitime для iPhone.
  5. Используйте CRM для контактов и сделок. Раньше с этим справлялась почта, но теперь я вижу, что поиска среди горы писем мне недостаточно. В рамках одного из проектов, который сейчас консультирую, предполагается обширная работа с базой клиентов. Держать все письма в инбоксе, переговоры — в голове, а сделки — в блокнотах и переписке — это не самый лучший способ контролировать финансовые показатели как самого проекта, так и вашей личной эффективности в этом проекте. Сейчас я тестирую возможности Base CRM для решения упомянутых задач.
  6. Настройте будильники, таймеры, напоминания не только для рабочих задач. У меня и в период редакционной работы существовала проблема «погружения»: это когда ты настолько увлечен выполнением задачи или решением проблемы, что по 3-4 часа не встаешь с кресла, забывая поесть, подвигаться или хотя бы на 10 минут дать отдых глазам и спине. Результат? Гиподинамия и связанные с ней крайне плохие последствия для вашей спины, глаз, рук, сердца, давления, желудка. Кстати, некоторые из этих печальных последствий я в полной мере ощутил на себе в прошлом году. Сейчас, чтобы выкарабкаться из сложившейся ситуации, я ставлю таймеры с напоминаниями вроде «сделать 10 приседаний», «выйти на прогулку на 1 час», «подвигаться не менее 15 минут». Звучит несерьезно, но помогает не только устраивать небольшие перерывы между задачами (помните, выше был совет про 25-30 минут?), но и постоянно менять типы акивности, не погружаясь в работу как в бездну.
  7. Заведите настольный / настенный календарь с полями для записей. Помните «Брюса Всемогущего»? Когда он пожелал записать все пожелания землян на стикерах, то оказались обклеен стикерами весь его дом и он сам. Обычно надо сделать 1-2 важных записи на каждый день, для этого хватаешь какую-то бумажку / стикер / открываешь сервис заметок / приложения для заметок / календарь… потом всё это смешивается в кучу, что-то теряется, где-то ты забыл поставить напоминание. Календарь, висящий над рабочим столом / на стене вашего кабинета или комнаты (как в моем случае) — отличное решение записать важные задачи точно на тот день, когда они должны быть выполнены. Даже если они возникли спонтанно в переписке или во  время телефонного разговора.
  8. Откажитесь от многозадачности. Многозадачность — это самый убийственный и вредный миф, который мне лично стоил множества энергии и привел к непрекращающемуся стрессу, я даже стал хуже спать, потому что мне всё время мешали мысли о том, как правильнее / эффективнее решить «вот ту задачу для сайта» или как лучше написать «вот тот текст». Делайте задачи последовательно, не стоит держать открытыми сразу 4 окна с текстами и задачами, над которыми вы работаете одновременно. Делайте меньше, но лучше и эффективнее. Раньше помимо основной работы я брался еще за множество сторонних проектов, старался успеть больше за минимальный срок, «разогнал» продолжительность своего рабочего дня до 10 часов (с 2009 года я работаю удаленно, что позволило мне браться за много проектов сразу и при этом работать эффективно и с выгодой для себя — как мне казалось). Сейчас выполняю задачи последовательно, рабочий день у меня не превышает 5 часов, а число проектов я сократил в пользу свободного времени, отведенного на отдых (но об этом ниже).
  9. Работайте с заказчиками / компаниями на приемлемых для себя условиях. «Начальник всегда прав» + «Клиент всегда прав» — эту формулу придумали хитрые корпоративные «дяди и тети», чтобы выжимать максимум из своих сотрудников. Позже эту же формулу зачем-то усвоили  представители малого бизнеса, — и вот мы все уже готовы работать «сильнее-выше-быстрее», соглашаться на проваленные дедлайны, недоплаченные зарплаты, заниженные цены, отсутствие фиксированного ретейнера и жизни как таковой. Шесть лет я в той или иной мере зарабатывал на жизнь фрилансом, что научило меня (ценой собственных проб и ошибок) ряду обязательных правил. Среди них: старайтесь не работать с биржами фриланса; всегда прислушивайтесь к рекомендациям предыдущих партнеров / клиентов и к репутации компании на рынке («сарафанное радио» в 90% случаев не врет). Всегда четко оговаривайте финансовые ожидания, продолжительность рабочего дня, схему оплаты и процесс организации ваших трудовых взаимоотношений (особенно — если работаете с множеством разных проектов). И не «покупайтесь» на премии (касается не только фрилансеров, но и «контрактников»): недосып, гиподинамия и скрытый стресс не стоят никаких денег (философия «Live fast, die young» мне на собственном примере как-то перестала нравиться).
  10. Вознаграждайте себя за сделанное. Установите для себя рамки рабочего дня, сделав его меньше, чем корпоративные «8/5». В рабочее время работайте, а не делайте видимость дела. А в свободное от работы время наградите себя за упорство и концентрацию: погуляйте, побудьте в тишине или послушайте любимую музыку, читайте художественную литературу и бизнес-книги, займитесь самообразованием, слушайте интересные и познавательные подкасты, займитесь спортом, учитесь готовить (давно собираюсь, но времени раньше не было в принципе), побалуйте себя чем-то хорошим из материального или духовного, в чем вы давно себе отказывали. Наконец — спите: сон — это награда вашему организму за то, что он помогает вам работать.

Я сам — только в начале пути к изменениям относительно своей мотивации и своего здоровья. Очень надеюсь, что мои небольшие советы станут для вас полезным напоминанием. А если вы вдруг всё еще сомневаетесь в необходимости изменений и реорганизации вашей работы (опять же — касается не только фрилансеров), — то вот хорошее (но увы, уже посмертное) мнение на этот счет.