На фоне непрекращающегося шума вокруг скорого закрытия сервиса Google Reader и резонных опасений по поводу исчезновения и других продуктов Корпорации Добра, у многих людей (а особенно у руководителей и у тех, чья работа связана с документацией) наверняка возникла мысль: как быть, если что-то случится с Документами Google? Ранее мы делали обзор Teamlab Office с позиции нового продукта для компании любого размера. Нам нравится эта система, мы её советуем, и сегодня мы подробнее рассмотрим её возможности по совместной работе с документами в онлайн-режиме.

Teamlab Document Editor

Для «одиночки» смена текстового редактора может и станет некоторой болью, но всё же вариантов для перехода — множество. А вот для компании, привыкшей работать с документами совместно и онлайн, выбор уже не такой большой.

Виртуальные офисы зачастую воспринимаются как некая среда, пригодная лишь для транзита файлов, но в данном случае у нас под рукой есть полноценный редактор документов.

Что это

Итак, заходим в модуль «Документы».

Teamlab Document Editor

Что мы видим? Довольно знакомый интерфейс, чем-то похожий на привычный Docs с той лишь разницей, что здесь в левой части разделы файлов кроме принадлежности и доступности также делятся и по проектам. Не стоит забывать, что это всё-таки виртуальный офис, и привязка каждого файла к конкретному проекту хорошо заменяет бесчисленные теги, от которых сходишь с ума.

Опция «Создать» ожидаемо вызывает всплывающее меню с вариантами формата создаваемого документа.

Teamlab Document Editor

Помимо текстовых документов, таблиц и презентаций здесь же можно организовать собственную структуру папок. Иными словами, пользователь организует файлы так же, как и на своём компьютере.

Самое классное кроется за двумя соседними кнопками. При нажатии на значок загрузки появляется меню переноса локальных файлов в редактор Teamlab Office.

Teamlab Document Editor

Можно выбирать файлы через привычный проводник, а можно перетаскивать их с рабочего стола или из локальных папок непосредственно мышью. Все прелести HTML5 для удобства пользователя, и ничем не хуже Google Drive.

Импорт

Раз уж мы так часто возвращаемся в Гуглосервису, то стоит рассказать о возможностях импорта документов из него и аналогичных облачных хранилищ. При нажатии на кнопку с многоточием открываются опции импорта файлов из различных хранилищ, в том числе и из Google.

Teamlab Document Editor

После предоставления доступа к хранилищу Teamlab Office перенесёт все необходимые вам файлы в ваше новое рабочее пространство. Это удобно и удаляет из головы все опасения от ожидания «мучительной и болезненной миграции».

Внимательный пользователь обнаружит здесь ещё и опции подключения аккаунтов облачных хранилищ к Teamlab. А почему бы нет? Далеко не все облака подразумевают непосредственную работу с документами и являются лишь «коробкой» для хранения файлов. Можно наладить мост между ними и интерфейсом виртуального офиса, после чего эти же хранилища станут частью общей корпоративной системы. Среди подключаемых облаков найдутся все фавориты: Google Drive, Dropbox, SkyDrive и Box.

Экспорт

Естественно, не всем будет достаточно переноса файлов внутрь системы. Нужно иметь средство вывода информации из неё в любом актуальном виде. Для этого в верхней части интерфейса ждёт своего часа кнопка «Скачать как».

Teamlab Document Editor

При её нажатии пользователь волен выбрать выходной формат сохраняемого файла.

Teamlab Document Editor

Здесь же находятся кнопки для управления и перемещения файлами.

Я кажется что-то нажал

Стоит заметить, что по умолчанию при выборе файла откроется его просмотр, а для редактирования нужно нажать соответствующий значок рядом с файлом. Это удобно и исключает неожиданные изменения в важных документах.

Teamlab Document Editor

Выше мы говорили о средстве защиты против случайных изменений в важных документах, но не затрагивали вопрос секьюрности самих данных. Безусловно, не стоит доверять все секреты компании кому попало, и в прошлом обзоре один из наших читателей задал резонный вопрос: а что с ней, с безопасностью? Соответствующий раздел с условиями и правилами использования сервиса всё доступно объясняет. Причин опасливо оглядываться нет.

Совместный доступ и редактирование

Вот мы и добрались до совместного использования. Очевидно, под «совместностью» понимаются как сам доступ к документу для нескольких человек в организации, так и одновременная работа над одним документом несколькими лицами.

Справа от каждого файла можно найти кнопку «Доступ», через которую в привычной манере создатель/владелец документа предоставляет к файлу доступ, а также указывает полномочия каждого из участников. Самое удобное здесь — добавление людей группами. Согласитесь, не очень интересно вручную открывать доступ всем работникам отдела, если их в этом отделе, к примеру, 40 человек. Для того, чтобы уведомить человека о предоставлении ему в доступ документа, присутствует соответствующий пункт отправки оповещения.

Teamlab Document Editor

Как выглядит совместное редактирование? Очень просто и довольно привычно. Есть редактор со всеми актуальными опциями по форматированию и преобразованию текста/таблиц и так далее.

Teamlab Document Editor

Есть область комментариев, в которой вносятся необходимые замечания. Есть область чата, в которой участники могут в реальном времени обсудить между собой детали касательно документа.

Teamlab Document Editor

При нажатии на значок файла появится меню с быстрым сохранением документа в нужном формате.

Teamlab Document Editor

Аналогичный инструмент доступен из списка файлов в главном меню редактора. Здесь есть список всех наиболее актуальных действий с файлами.

Teamlab Document Editor

Те, кто ждали чего-то принципиально нового, могут вспомнить, как тяжело переходить на «инновационную», но совершенно неюзабельную систему. Текстовые редакторы уже давно приведены в хороший вид. Здесь разработчик лишь включил всё лучшее.

Последнее, о чём хотелось бы упомянуть, но далеко не последнее по важности: внешний вид файла после его передачи/открытия на компьютере другого человека. Все мы знакомы с такими ситуациями, когда казалось бы идеально оформленный документ вдруг превращается в непонятную кашу, стоит лишь его открыть на другом компьютере. Прелесть онлайнового редактора Teamlab в том, что на всех этапах обработка и «отрисовка» выполняется одной и той же системой, построенной на HTML5. В итоге мы получаем абсолютно идентичный по виду файл независимо от того, какую операционную систему и браузер (он всего лишь должен быть актуальным) использует получатель файла.

Итог

Несмотря на актуальность и низкую вероятность исчезновения Google Docs в качестве общедоступного инструмента для совместной работы с документами в режиме онлайн, стоит признать, что Гугловый инструмент не всегда подходит именно для корпоративного использования. Teamlab Document Editor в свою очередь реализует всё, что требуется от вменяемого текстового редактора, дополняясь при этом полноценной и самодостаточной виртуальной рабочей средой.

Teamlab Document Editor