Как сделать так, если Inbox Zero уже не помогает и вас просто заваливает письмами? Тони Се, CEO Zappos.com и Yesterbox.com, делится своими секретами обработки входящей корреспонденции. Более 10 лет его почтовый ящик был его списком дел, поэтому чем больше туда приходило писем, тем больший стресс испытывал Тони. Проблема в том, что это похоже на бесконечную беговую дорожку — нет чувства завершенности и тебе начинает казаться, что достигнуть «inbox (0)» практически нереально.

В 2012 году Тони почувствовал, что его электронный ящик начал выходить из-под его контроля и к концу этого же года он начал экспериментировать с техникой управления своим почтовым ящиком. Так родилась техника «Yesterbox» — когда каждый день ваш список состоит из вашей вчерашней, а не сегодняшней, почты.

1. Ваш список задач на сегодня — это ваша вчерашняя почта (то есть Yesterbox).

Самое замечательное в этом способе — это то, что проснувшись утром вы уже заранее знаете, какие дела вас ожидают. Вы обрабатываете вчерашнюю почту и чувствуете прогресс, потому что в этом случае действительно существует inbox (0), так как вы в состоянии обработать все вчерашние письма.

Более того, у вас, наконец-то появится приятное чувство соревнования и завершенности, когда вы поймете, что справились с работой со своей электронной почтой до часу дня, а потом — до полудня, и так далее.

Также оказалось, что Тони стал более продуктивен, так как без всего этого стресса и ощущения завалов люди стали получать ответы на свои письма не через неделю или месяц, а всего лишь спустя один день.

2. Если это может подождать 48 часов и при этом не случится ничего серьезного, значит вы не должны отвечать на письма именно сегодня, даже если это будет всего одно слово.

Именно желание ответить на письма моментально является чуть ли не самой сложной частью перехода на эту систему. Нужно тренировать себя в психологическом плане, чтобы перестать беспокоиться из-за почты. Ваше внимание должно быть сосредоточено исключительно на обработке вчерашний корреспонденции.

3. Во время обработки писем по системе Yestrebox, прежде, чем посмотреть сегодняшние письма, вы должны обработать не менее 10 вчерашних сообщений.

После того, как вы обработали хотя бы 10 вчерашних сообщений, вы можете сделать себе «подарок» — разрешить посмотреть, что пришло на почту сегодня. Основная проблема в том, что люди часто стараются отложить на потом не очень приятные письма и норовят перейти к новым, более легким и приятным. А таким образом вы все равно выполняете всю работу.

4. Планирование сложных писем.

Любое письмо, ответ на которое занимает у вас дольше, чем 10 минут, или требует специальных исследований, должно быть отложено в специальную папку и в вашем календаре должно появиться напоминание о том, когда вы должны обработать эти сообщения. Это будет что-то вроде отдельной запланированной встречи на 1 час — предостаточно времени для того, чтобы разобраться со сложными письмами. Никакой спешки и только правильный ответ.

5. Запланируйте в своем календаре время на «отдельную встречу» для того, чтобы пройтись по своим вчерашним сообщениям.

Вы наверняка знаете, сколько примерно времени у вас занимает обработка входящих писем, поэтому просто запланируйте ответы на сообщения как, например, трехчасовую встречу. И каждый день в вашем рабочем графике будет время, специально отведенное для работы исключительно с электронной почтой.

6. Единственное, что вы можете позволить себе сделать с сегодняшней почтой — это действия удаления, пометки как спама, пересылки или сортировки по папкам.

Все это вы можете позволить себе во время фазы «вознаграждения», то есть просмотра сегодняшней почты. Единственным исключением составляет ответ на письмо, которое состоит в одной цепочке переписки, которая тянется еще со вчера или позавчера.

7. Если вам необходимо обратиться к своей электронной почте вне расписанного времени, назначьте в календаре отдельную встречу и отправьте письмо в специальную папку.

Это случается тогда, когда вы заняты особо важным делом и хотите держать руку на пульсе, дабы убедиться в том, что тот, кому вы поручили отслеживать сделку, не пропустил ничего важного.

8. Если вы отстаете от графика и вашем почтовом ящике есть письма позавчерашней давности, выделите в своем рабочем графике отдельное время для их обработки.

Но первыми в обработке по-прежнему должны оставаться вчерашние письма, и только потом — все остальное.

Если вы собираетесь в отпуск и не будете все это время работать с электронной почтой, запланируйте в своем календаре заранее достаточно времени для обработки писем после своего возвращения на работу.

9. Для писем без срока годности, которые могут подождать дольше, чем один день, создайте отдельный электронный ящик.

Их можно прочесть тогда, когда вам нужно убить время, например, во время ожидания поезда или самолета, или в тренажерном зале на беговой дорожке.

10. Складывайте почту в качестве заметок в свой Evernote и удаляйте из почтового ящика.

Фото: Shutterstock