От редактора: Данный пост написан Ильей Петровым, стратегом рекламного агентства Leto. Илья рассказывает о том, как он сортирует файлы локально на своем компьютере. Это особенно интересно потому, что в его работе постоянно меняются клиенты, тендеры, проекты — бесконечный поток информации. Я это знаю точно, так как сам работал на подобной работе…

Кажется, мне наконец-то удалось придумать удобную для себя систему хранения папок и файлов на компьютере. Вот уже год мой рабочий стол пуст, а папка «Downloads» редко содержит что-то большее, чем пару свежескаченных фильмов.

Во-первых, все файлы хранятся в Dropbox. Есть подписка на 100Гб, полностью устраивает.

В корне несколько основных папок:


«2013» — это рабочие проекты текущего года
«Ilya Petrov» — собственные проекты
«Folder of Wisdom» — книги, лекции, презентации, исследования
«Life» — личная информация про путешествия, планирование жизни и т.д.
«Camera Uploads» — автоматическая синхронизация фоток iPhone с Dropbox

Папки рабочих проектов и собственных организованы по похожему принципу. В папке «2013» проекты хранятся следующим образом: 2013/Клиент/Месяц – Проект/Номер этапа – Этап/Файлы. В папке «Ilya Petrov» (надо придумать уже какое-нибудь клевое название): Ilya Petrov/Месяц – Проект/Номер этап – Этап/Файлы. Например, в папке «Ilya Petrov» есть папка «06 – Strategy Deck» от июня месяца, в которой есть этапы «00 – Документы», «01 – Планирование», «02 – Дизайн» и т.д.

Почему это удобно?

Основная магия происходит из-за того, что информация организуется не только по смыслу, но и по логике течения проектов. Благодаря естественной сортировке, вы всегда видите последние проекты, и не нужно проглядывать названиях всех 50 папок в директории, чтобы найти нужного клиента или работу. Так же и внутри папки, информация делится не просто на дизайн/черновики/референсы/идеи, а на «Анализ», «Подготовку предложения», «Первую презентацию клиенту», «Вторую презентацию» и т.д.

Screen-Shot-2013-10-22-at-14.17.47

В папке «Life» есть несколько важных папок:
«Documents» — электронные копии различных документов
«Iam» — мои фотки для всяких презентаций и конференций
«Moodboard» — визуализация жизни. Это я так ищу свой стиль и пытаюсь понять, что мне нравится.
«Shopping» — заказы в интернетах магазинах, за которыми надо следить.
«Traveling» — бывшие и будущие поездки.

Здесь же пара вечных файлов — майнд-карта lifegoals и эксель с финансовым планированием на ближайшие несколько месяцев.

В «Traveling» папки похожи на проекты. Например, «2013.10 — Rostov» или «2014.04 — Big Sur». Здесь хранятся электронные билеты, букинги, регистрации, документы для виз и все, что связано с поездкой. После завершения, поездки отправляются либо в папку «Past», либо в «Failed».

Просто до невозможности, но суперудобно, логично и естественно. Наверное, именно так и должно быть.