Часто список дел на день превращается в список поводов себя винить или в «список дел, до которых у меня никогда не дойдут руки». Реестром того, что мы хотим сделать, но не делаем. И с каждым днем он растет, растет и растет…

Питер Брегман, блоггер и специалист по личной эффективности, нашел оптимальный способ справиться с завалами и не превращать список дел в бесконечную вереницу невыполнимых пунктов.

Начните со стандартного заполнения ежедневника: выберите, что можно вместить в ограниченное время, сложные задачи оставьте на утро, просьбы и потребности людей — отложите на более позднее время.

Взгляните на список — если он внушительного объема и одолеть за день его сможет разве что супермен — пришло время «правила трех дней» Питера Брегмана (не путать с «правилом трех гвоздей»!). При верном употреблении это правило гарантирует, что ни одно дело не задержится в to-do-листе дольше, чем на три дня и, стало быть, не будет угнетать.

Итак, вот что советует делать Питер, после того, как распланировали день:

Посмотрите, что не уместилось в плане на день. Если задачи добавлены в последние два дня — проверьте, можно ли их поставить в расписание на завтра. Задачи «висят» уже больше трех дней? Пора действовать. К тому же вариантов решительных шагов всего четыре, выбрать нужный легко:

1. Делайте немедленно

Часто задачи, которые пробыли в списке много дней, в итоге получается выполнить за несколько минут. К примеру, ответы на письма или телефонные звонки.

2. Планируйте

Если задачу нельзя выполнить немедленно — найдите для нее время. Пусть даже через полгода. Потом задачу всегда можно будет перенести, когда будете просматривать страницу за это число. Но если дело важно сделать — необходимо его запланировать. Если что-то вообще не хочется планировать (к примеру, интересную, но не приоритетную встречу) — такое дело стоит «отпустить».

3. Отпустить

Это слово приятнее, чем «удалить». Признайте, что не будете заниматься тем, что не хотите делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время. Если вычеркнуть некоторые задачи не поднимается рука — они переносятся в список «Когда-нибудь / может быть».

4. Занести в список «Когда-нибудь / может быть»

Эту идею озвучивал еще Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок». Задачи из этого списка редко выполняются и проверяются не чаще раза в месяц. Теоретически, можно вообще не вести такой список, но, как говорит Брегман, «мне спится немного лучше, если я знаю, что могу вносить в него дела, когда я чувствую вину или мне не хватает решительности, чтобы сразу о них забыть». И кто знает? Может быть, когда-нибудь вы сделаете что-то из этого списка.

А еще Питер ведет «лист ожидания». Работает он так: если вы послал кому-то письмо или просто ждете отклика на какую-то тему — заносите это в список. Так вы не упустите из вида то, чего ждете, не будете из-за этого суетиться и при необходимости сможете повторить запрос. Проще вести этот список в электронном варианте и настроить напоминания на нужные дни.

Никогда не оставляйте пункты в списке дел больше чем на три дня. Иначе они помешают вам заниматься главным.

По материалам книги «18 минут»