Эпопея о миграции Лайфхакера в Битрикс24 потихоньку близится к своему завершению. Кажется, мы рассказали обо всём важном и значимом для нас в этой системе, но бизнес — штука многогранная. Независимо от вашей профессии, вы, с вероятностью 99 целых до фига сотых, так или иначе, имеете дело с документами. Печатаете, заполняете, редактируете, отправляете, храните. Кто-то больше, кто-то меньше, но документы — это всё равно неотъемлемая часть работы и бизнеса в целом. Сегодня мы расскажем о том, как Битрикс24 помог нам в решении документных неудобств.

Итак, стоит начать с того, чем отличается попадание файла в типичное файловое хранилище от попадания файла в Битрикс24.

Чистый Google не работает

Документ в обычном хранилище — это просто файл. Можно его там держать, можно скачать, можно удалить. К нему имеют доступ посвящённые, но не более. Совместное онлайн редактирование? Да что вы! Более-менее распространённый сейчас инструмент, который это умеет — Google Диск + Google Документы, но они всё равно НИКАК не привязаны к вашей организационной структуре. Говоря проще, когда какой-то извращенец вдруг захочет расшарить на редактирование один документ одному крупному отделу, то ему придётся либо открывать документ в общий доступ, что не очень безопасно, либо ручками назначить редактором каждого в отдельности. И ещё как-то пояснить, что это вообще за документ, в рамках какого проекта он идёт, с какой целью предоставлен доступ, и так далее и тому подобное. В общем, это полный бред, и Google в чистом виде здесь вообще не рассматривается в качестве корпоративного средства работы с документами.

Чистый Office тоже

Великий и могучий Microsoft Office. Да, этот старичок уже много лет доминирует и в бизнесе, и в государственных учреждениях. Вообще везде. А знаете почему? Потому что он, на самом деле, крутой. Допустим, я пишу статьи для блога, и в моём случае подойдёт и Google. Навороченное форматирование текста мне не нужно — всё берёт на себя WordPress. А вот люди, которые составляют всевозможные акты, счета, договора — им без Word и Excel вообще никуда. Всё делопроизводство завязано на этих текстовых и табличных редакторах, но, опять же, никакой интеграции с рабочей средой. Документы всё так же гоняются по почте.

Решение

В дополнение ко всем прочим плюшкам, Битрикс24 работает в связке с Microsoft Office Web Apps — веб-версией классических Word, Excel и PowerPoint с дополнительными плюсами современных облачных сервисов. Старая и до боли знакомая среда — новые возможности.

Скриншот 2014-02-05 15.17.47

Как всё это происходит у нас теперь? Допустим, есть один товарищ, которому нужно в срочном порядке оповестить один конкретный отдел о чём-то важном, и в рамках этого события разрабатывается некий документ. Необходимы мнения и доработки от каждого участника, поэтому документ должен не просто лежать вместе с анонсом события, но быть открытым к редактированию — совместному редактированию без кучи клонов-копий с микроскопическими правками. Собрать из таких недодокументов финальный итоговый вариант — это та ещё головная боль, и именно поэтому подобная текстовая бюрократия ест так много времени в современных компаниях. Документ уходит к одному лицу, вносятся правки, всё утверждается, далее откорректированный документ уходит ко второму лицу, к третьему. Повторить до сильной тошноты.

Представьте, что теперь все могут буквально в один момент внести правки и доработки, без необходимости создания десятков копий, с возможностью отката правок и созерцанием всего происходящего в режиме реального времени. В итоге, ответственное лицо просто утверждает этот единственный документ, и он отправляется на исполнение.

Скриншот 2014-02-05 14.53.00

Скриншот 2014-02-05 15.10.33

Скриншот 2014-02-05 15.23.24

Раньше подобное казалось сказкой, но принципы, впервые внедрённые умной Google в их тогда ещё Google Docs, а затем подхваченные и Microsoft, на самом деле доказали свою состоятельность и способность делать жизнь людей и бизнеса проще. В общем, слава технологиям. Также нужно отметить, что все описанные выше прелести работы текстового и табличного редактора в связке с Битрикс24 применимы и к Google — выбор нужного инструмента происходит на этапе создания документа из всплывающего меню.

Скриншот 2014-02-05 14.59.34

Всё под контролем

В нашей предыдущей статье мы в общих чертах рассказывали о Битрикс24.Диск. В данном случае симбиоз виртуального офиса и корпоративного хранилища тоже играет на руку рабочим процессам и их участникам. Нет никакой путаницы со структурой файлов и их принадлежностью к тем или иным проектам — всё изначально выстроено в правильной связке. При необходимости, в сообщение включается любой из ранее созданных документов из корпоративного файлового хранилища.

Скриншот 2014-02-05 14.54.38

Естественно, инициатор добавления файла должен иметь доступ к документу, а при желании может указать возможность правки этого документа другими лицами.

Скриншот 2014-02-05 15.22.40

Если говорить проще, то, при всей своей гибкости, Битрикс24 не даёт корпоративной информации бесконтрольно гулять по системе, а руководитель избавляет себя от всей возни с покупкой коробок, лицензиями, докупкой коробок, установкой и прочих несчастий, которыми славятся коробочные standalone-версии программного обеспечения.

Умный поиск

Вы знаете, бывают такие документы, обращаться к которым приходится и спустя продолжительное время. Например, должностная инструкция для отдела Х. Или инструкции по использованию сервиса Y. Суть в том, что вы вряд ли легко и быстро найдёте один такой документ, к которому последний раз обращались месяца 3-4 назад.

С Битрикс24 всё получается иначе. Он индексирует не только имена файлов, выдавая соответствия по сочетаниям букв, вводимым пользователем в едином окне поиска, но и содержимое самих файлов. Забыли название, но помните какие-то специфические слова из текста? Вбивайте хоть что-то, и всё найдётся.

Скриншот 2014-02-06 09.43.19

Поиск становится ещё проще, если пользователи лайкают важные и полезные документы. Да-да, эта социальная функция, делающая Битрикс24 похожим на современную социальную сеть для компании, влияет на порядок выдачи документов при поиске, исходя из количества лайков. Тот уникальный случай, когда тупой и бессмысленный лайк делает что-то действительно полезное!

Итого

На самом деле, сейчас идея рассказывать о каких-то отдельных функциях Битрикс24 в рамках отдельных постов уже не кажется нам такой прикольной, потому что каждый раз, говоря о чём-то, ты неизбежно обращаешься к смежным функциям, а они, в свою очередь, связаны с другими функциями. Это и есть та самая органичная комплексность, когда навороченный инструмент, умеющий делать всё, что нужно компании, предстаёт перед тобой как единый и естественный для тебя продукт. Понимаете, о чём мы? Вы берёте в руки iPad, но не замечаете всей его технологической сложности. Планшет работает и выполняет возложенные на него задачи — просто, интуитивно. Тут примерно то же самое.

Бонус

Промокод «life24» из прошлой статьи, дающий регистрирующимся в сервисе компаниям +12 дополнительных пользователей на полгода поверх выбранного тарифного плана, включая бесплатный, оказался нереально востребованным. Именно поэтому мы предлагаем всем, кто ещё не воспользовался данной халявой, сделать это сейчас. Промокод действителен до 28 февраля, работает только для новых регистраций и вводится при создании своего портала.

Битрикс24 | Регистрация в сервисе