Прочитаешь книжку по тайм-менеджменту – все понятно.

Начинаешь претворять в жизнь – не идет и все тут!

В этой статье я расскажу, как я «прививал» себе систему управления временем GTD. Я сделал не одну попытку прежде, чем она заработала как надо. Я начинал и бросал. Начинал и бросал снова. Кажется, я набил все шишки, какие только возможно.

Что такое GTD?

GTD – это самая популярная методика управления временем в мире. Она была придумана Дэвидом Алленом и описана им в книге «Как привести дела в порядок».

Почему же эта система работает у миллионов, но не работала у меня?

Ошибка №1. У вас неудобный инструментарий

В первом издании книги, система опиралась на бумажки, папки и наклейки. Сейчас, с появлением смартфонов, это вызывает улыбку. Это же жутко неудобно! Хотя, для своего времени, GTD стала революцией в организации времени.

Вообще, любая система организации времени или информации будет работать только тогда, когда она по-настоящему удобна. Когда человек получает удовольствие от работы с инструментом.

Если инструмент неудобный, то вся его природа будет протестовать. И привить такую систему будет гораздо сложнее.

Я сразу решил, что моя система GTD должна жить на смартфоне — ведь он всегда со мной. Какой толк от системы, если она не находится на расстоянии вытянутой руки? Ведь все мысли, все дела, все заметки — в идеале, должны быть в системе. Это как второй мозг))

В ту пору у меня был смартфон HTC Touch:

Titanas/Flickr.com
Titanas/Flickr.com

Малыш с тупым неотзывчивым экраном диагональю всего 2,8 дюймов. Сравните с сегодняшними монстрами!

Управление пальцем было адской мукой. Постоянно промахивался. Поэтому управлять приходилось стилусом. Ну, а стилус, сами понимаете, не достанешь в автобусе или на ходу, когда в другой руке сумка. Даже тот факт, что управлять смартфоном можно только используя обе руки, говорит о том, как это было неудобно. По сравнению с современными смартфонами, которые легко управляются одной рукой.

Я поставил туда программу MLO – органайзер под систему GTD.

Первые дни я усердно вбивал туда все дела, встречи и просто мысли. Ведь GTD требует, чтобы каждый пустяк был введен в систему.

Но уже через неделю я начал лениться. Я перестал вбивать мелкие дела. Я перестал разбивать большие дела на подзадачи.

Почему? Не потому что я такой разгильдяй. А потому что было неудобно. Вбивать текущие дела через смартфон неудобно даже сейчас на современном смартфоне, а в те времена, когда я ковырялся со стилусом, было неудобно вдвойне.

Сейчас я использую связку ПК – Смартфон. Программа стоит и там, и там. Они синхронизируются между собой.

Теперь, на компьютере:

  • Я вбиваю новые задачи
  • Я планирую
  • Я добавляю заметки и ссылки
Мой ноутбук

На смартфоне:

  • Я выполняю и вычеркиваю задачи, которые делаю вдали от ПК
Мой смартфон

Такая связка намного удобнее просто смартфона или просто ПК. Именно создав ее, я наконец-то подружился с GTD. После этого я систему GTD больше не бросал, а только допиливал под свои нужды.

Ошибка №2. Не учитывать мелочи

Система GTD очень строга. Как я уже сказал, она требует вносить в себя каждую мелочь.

Приведу пример: «У меня выскочил прыщ. Надо его замазать».

Какой нормальный человек будет вбивать это в свой ежедневник? А вот GTD этого от нас требует. Ведь первая и главная задача системы – снять стресс с человека. Переложить бремя мелких дел и рутины на компьютер. ЧТОБЫ ОСВОБОДИТЬ МОЗГ ДЛЯ СЕРЬЕЗНЫХ МЫСЛЕЙ.

Это мини-дело должно прямиком лететь в папку «Входящие».

Многие этого не понимают. Для них система организации времени – только для серьезных дел. Типа «Позвонить Ивану Петровичу» или «Установить сигнализацию». Но это в корне неправильно.

Или другое возражение: ЭТО И ТАК ПОНЯТНО или ПРО ТАКОЕ НЕЛЬЗЯ ЗАБЫТЬ.

Можно!

Пример: завтра вы уезжаете на шашлыки на все выходные. Перед отъездом надо покормить кота и оставить ему воды. Вы думаете, а зачем я буду писать это в GTD, если Барсик и так постоянно орет и просит жрать?

Ошибка!

Именно завтра Барсик заснет богатырским сном, и вы про него забудете. А потом вам придется срочно возвращаться домой, потому что соседи жалуются на нечеловеческие вопли из вашей квартиры.

Ага, закон Мерфи в действии.

Зако́н Ме́рфи (англ. Murphy’s law) — шутливый философский принцип, который формулируется следующим образом: если есть вероятность того, что какая-нибудь неприятность может случиться, то она обязательно произойдёт (англ. Anything that can go wrong will go wrong). Иностранный аналог русского «закона подлости», «закона бутерброда» и «генеральского эффекта». Википедия

Пока я не завел жесткую привычку вбивать АБСОЛЮТНО все, моя система давала сбои.

И самым удобным решением было – обзавестись ДИКТОФОНОМ.

Мой диктофон Sony ICD-PX312
Мой диктофон Sony ICD-PX312

Теперь достать диктофон и записать любую мысль, даже самую мелкую, не представляет ни малейшего труда. А вообще я просто обожаю свой диктофон.

Ошибка №3. Не проверять контексты при смене статуса

Я вывел для себя простое правило: «Нужно проверять контексты при смене статуса».

Что такое «смена статуса»?

Например, я сейчас стою за компьютером и вбиваю эту статью. Для меня работают контексты «Везде», «Дом» и «Комп». Если я выхожу на улицу, то начинают работать контексты «Везде» и «Прогулка». Если я зайду в магазин, то подключится еще и контекст «Покупки».

Мой статус менялся так: Дом – Улица – Магазин. И для каждой смены статуса у меня появляются свои дела.

Например, дело «купить хлеб» я могу совершить только в магазине. Еще я могу просмотреть этот контекст, когда выхожу на улицу. Чтобы взять с собой деньги. А вот дома я его сделать не могу никак.

Так вот, очень важно выработать ПРИВЫЧКУ — при каждой смене статуса заглядывать в свой смартфон. Причем смотреть в смартфон надо еще ПЕРЕД сменой статуса. Например, дела «завести маме капусту» и «завести утюг в ремонт» не могут быть выполнены, если вы не заранее не возьмете эти вещи с собой в машину.

Если вы забываете проверять GTD при смене статуса, то вся мощь контекстов летит к чертям. А контексты — это главная фишка системы GTD.

Ошибка №4. Грязное дерево

Моя система GTD постепенно замусоривалась – в ней накапливались уже выполненные дела, которые я забыл отметить, или дела, потерявшие актуальность.

Поэтому важно регулярно чистить свое дерево задач. Я делаю это каждое утро. Просто бегу глазками по общему списку задач и быстро вылавливаю «косяки», чтобы:

  • Удалить
  • Перенести в другую папку
  • Сменить контекст или дату начала

Ошибка №5. Не разбивать на мелкие подзадачи

GTD учит, что любое дело надо разбивать на максимум мелких подзадач. И, тем не менее, люди ленятся это делать.

Почему это важно?

Объясню на примере. Моя сестра попросила купить ей фотоаппарат. Если я просто добавлю дело «купить фотик сестре», то оно так и будет висеть в моем дереве долго-долго. Вся моя сущность будет «лениться» делать его. Это происходит всегда, когда наши сознание и подсознание не понимают, как КОНКРЕТНО дело должно быть сделано.

Разобьем это дело на подзадачи, например:

  • Узнать требования сестры
  • Узнать бюджет
  • Взять деньги
  • Позвонить знакомому фотографу, попросить совет
  • Почитать обзоры разных моделей
  • Пойти в магазин и купить
  • Завезти фотик сестре, не забыть чеки и гарантию

Что произойдет? Как по мановению волшебной палочки у вас появится желание этим заняться.

Этот эффект я проверил на себе неоднократно!

Резюмируя

Если вы решили стать эффективным человеком и занялись тайм-менеджментом, не опускайте руки после первых же неудач. Скорее всего, вы просто совершили одну из перечисленных выше ошибок.

Пишите в комментариях!

Какую систему организации времени вы используете? И с какими трудностями вам пришлось столкнуться?