Сколько времени уходит у вас на то, чтобы договориться с другом или коллегой о встрече?

В идеальном мире достаточно пары фраз: «В четверг, в четыре?» — «Да!».

В реальности же чем большую активность вы развиваете, тем больше контактов и тем труднее согласовать встречу или даже просто созвон в Skype. У вас дела, у партнёра дела. Начинается бесконечный «почтовый теннис» согласований.

Или вы директор крупной компании. Ваше расписание должны видеть все сотрудники, некоторые партнёры, а также родные и близкие. И это расписание к тому же постоянно меняется.

Что делать?

На помощь нам придут…

Кайдзен и канбан

Итак, перед нами стоят две взаимоисключающие задачи:

  • управлять всё большим количеством запланированных контактов;
  • тратить на это как можно меньше ресурсов.

Вам это не напоминает классическую проблему философии кайдзен: как одновременно снижать затраты и повышать качество?

Поэтому, чтобы решить проблему, давайте используем один из инструментов кайдзен — канбан.

Канбан в своё время стал передовой методикой организации производства, когда вместо «проталкивания» деталей по конвейеру (привезли материалы, выгрузили, а дальше сами разбирайтесь) используется вытягивание (каждый последующий участок сигнализирует предыдущему о том, сколько именно материала ему нужно сейчас).

Доска Канбан
alq666/Flickr.com

Такое же «вытягивание» можно использовать и в своём личном тайм-менеджменте.

Прямой доступ к вашему календарю

Почему бы не дать его всем партнёрам? Такая функция есть, например, в Google Calendar.

  1. Организуете мероприятие? Вам не нужно никого оповещать. Желающие всё видят сами и даже могут подтвердить своё участие.
  2. Или вы даже можете разрешить отдельным (самым важным) партнёрам самим создавать события в вашем календаре. А вы уже подтверждаете его. Экстремально? Ну, пожалуй. :) Но возможность такая есть!
  3. Мероприятие содержит информацию о времени, месте и наборе участников. Это экономит время на ненужные вопросы.
  4. Не нужен ни ежедневник, ни специальные программы. Подойдёт обычный браузер или даже смартфон.
  5. После встречи вы можете составить краткий её протокол и зафиксировать его там же, в календаре.
  6. А больше всего мне нравится вот эта функция наложения календарей разных людей друг на друга:

Наложение календарей

Смотрите, как здорово видны все окна, в которые можно засунуть совместную встречу!

А главное, все эти бесконечные вопросы «Что ты делаешь в… ?», «Можешь ли ты в… ?» останутся в прошлом.

А как же частная жизнь?

Чтобы сохранить её неприкосновенность, вы можете закрыть, чем именно вы занимаетесь.

Было:

Приватность выключена

Стало:

Приватность включена

Кроме того, вы можете создать разные календари для рабочих дел и для личных. И доступ дать, например, только к рабочему.

Итого

Эффективность даже такого простого инструмента, как календарь, зависит от того, как вы им пользуетесь.

Совместное использование календаря может повысить не только вашу личную продуктивность, но и продуктивность небольших команд.

P. S. Эту статью я писал вместе с моим другом Владом Епанчинцевым. Спасибо ему!

Пишите в комментариях!

А как вы договариваетесь о встречах? Пользуетесь ли вы Google Calendar?