Как это выглядит?

Я создаю бесчисленное количество папок, подпапок, подподпапок, размечаю и раскрашиваю их. Для задач в планировщике, для писем, для фото, для контактов. Папки, категории, теги…

В чём ошибка?

Разве деление на папки — это плохо? Разве цветные ярлычки плохо?

Нет! Ошибка в том, что это делается в самом начале.

Во-первых, такое упорядочивание жрёт время. Во-вторых, такая система планирования становится слишком тяжёлой: этакая бюрократическая махина типа пенсионного фонда, где тысячи кабинетов, в которых скучающие женщины гоняют чаи и делятся сплетнями. В нашем случае — сотни пустых папок, в которых лежат по 1−2 элемента.

Система неудобна, а значит, вы рано или поздно вернётесь к свалке.

Как правильно?

Есть очень простой метод — метод ограниченного хаоса. Я впервые встретил его у Глеба Архангельского.

Суть: создаём структуру (папки, подпапки и так далее) по мере работы:

  1. Вначале всё скидываем в одну большую корзину.
  2. Работаем.
  3. Неудобно? Видим, что ряд файлов можно объединить в одну большую группу. Объединяем.
  4. Работаем дальше.
  5. Снова видим возможность для улучшения.

И вот так из хаоса рождается система. Не искусственно созданная, а как бы появившаяся сама по себе.

Асфальтовые дорожки

У нас в России часто дорожки асфальтируют в момент строительства. То есть какой-то дядька с чертежами посидел и решил: дорожка для людей пойдёт так. В некоторых странах делают по-другому: не асфальтируют, а оставляют землю и смотрят, где люди сами протопчут тропинку. Чтобы потом её и заасфальтировать. У нас сейчас иногда тоже так делают. Это радует. :)

Метод ограниченного хаоса работает так же: мы даём возникнуть хаосу и смотрим, какие дорожки-папки вытаптываются. И только после этого мы их «асфальтируем».

Примеры использования

Не создавайте кучу контекстов в своём планировщике. Начните с трёх-четырёх: дом, работа, машина.

Не создавайте кучу папок для документов. Заведите одну большую корзинку. И со временем от неё начнут отпочковываться папки: медицина, квартира, автомобиль и так далее.

Создав новый проект, не спешите прописывать всё и вся в документации. Просто начните работать, и структура проекта сама начнёт проступать из тумана.

Также поступаем с контактами. Об этом я уже писал в статье про Google Contacts.

И если совсем конкретно… Вот, например, две мои огромные коробки из IKEA:

  • для документов, которые «а вдруг понадобятся»: гарантийных талонов, договоров на доставку воды и так далее;
  • для вещей, которые жалко выбрасывать.

Мои коробки

Итого

Не повторяйте эту ошибку начинающих. Не создавайте порядок там, где ещё не было беспорядка. Дождитесь и постепенно добавляйте папку за папкой. Применяйте метод ограниченного хаоса.

Пишите в комментариях

А по какому принципу вы организуете свои папки?