С «гидрантом» твой список задач никогда не пустует. Потому что «гидрант» — это не просто информация, это фабрика новых заданий. Некоторые пункты в списке задач явные, например имейлы от начальника или клиентов, требующие внимания. Но многие не выражены явно.

Это статья, которую стоит прочитать и поразмышлять над ней. Пост, который нужно прокомментировать. Поделиться понравившимся с друзьями и коллегами.

Не имеет значения, сколько часов в день ты вовлечён в мелкие дела. Главное, что конца и края им не видно. Вот это и есть «гидрант».

И это понятие намного шире, чем просто список задач. А в сутках, к сожалению, всё ещё 24 часа.

Жаворонок

Если ты похож на меня, вся творческая и сложная работа хорошо продвигается с утра пораньше. Есть много причин — психологических и физиологических, — почему это так. Но «гидранту» твои внутренние ритмы глубоко безразличны. Потому что, пока ты спишь, количество информации продолжает увеличиваться.

Позавтракав, открываешь входящие, и поток из «гидранта» разбивает вдребезги экран, который всю ночь находился под напором писем в почте, аккаунтов в «Битриксе», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello и тому подобного. В твоём календаре — встречи, просьбы и указания от босса, партнёров, клиентов, субподрядчиков, коллег. И то, чего ещё вчера не было в списке задач, сегодня горит и требует немедленного исполнения.

«Гидрант» не будет тебя ждать. Он громко требует твоего времени и внимания.

Внезапно на часах 11 утра — и ты уже потерял лучшую часть дня.

Как реагировать на такое положение дел? Обычно предлагают два варианта: либо изменить поведение, либо использовать технологии. Но почему бы не использовать технологии, чтобы создать основу для изменения поведения?

Как управлять информацией, задачами и идеями эффективно? Нужно понимать, что поток информации непрерывен, да и вообще, это несколько потоков: информация поступает из имейлов, социальных сетей и медиа, веб-сайтов, газет, во время встреч, от друзей и даже из твоей головы. Всё охватить невозможно.

Тебе приходится обрабатывать сообщения, решать, что с ними делать: реагировать, использовать, поделиться, сохранить для последующего использования или удалить? Когда это сделать? И как найти время, чтобы разобраться со всем этим?

К сожалению, режим многозадачности, когда ты стараешься успеть всё сразу, не работает. Ты не контролируешь своё расписание, тебе сложно найти свободное время, отвлечься от почты и сфокусироваться на чём-то дольше 5 минут. Если это так, ознакомься с моим методом организации времени для наибольшей продуктивности в течение всего дня — возможно, это то, что нужно.

Три техники и дополнительные инструменты

Распределение времени.

Ежедневный ритуал. В это время занимаемся организацией и планированием, фокусируемся на важных и небольших задачах.

Изучение — Постановка в очередь — Запас информации — Распределение. Переводим поток из «гидранта» в материал, с которым можно работать. Формируем список задач, личную библиотеку полезных ресурсов, стабильную ленту информации из социальных сетей и СМИ.

Доведение дел до конца. Управляем списком задач и собственным временем.

Работай в соответствии с внутренними ритмами

Только ты сам сможешь вычислить собственный набор способов повышения продуктивности — всё, что я могу, лишь поделиться своими.

Выделяю лучшее время на решение самых важных задач

Утром, когда мой мозг работает лучше всего, я выделяю 2–3 часа на то, чтобы поработать над Самой Важной Задачей, и не отвлекаюсь больше ни на что. Исследования показывают, что работникам, которых отвлекают — или они отвлекаются сами — хотя бы один раз в 3 минуты, потребуется минимум 20 минут, чтобы опять погрузиться в задачу.

Начать день стоит именно с трудной задачи, даже несмотря на то, что человеку свойственно начинать с чего-то полегче. За день обязательно возникнут непредвиденные обстоятельства, дополнительные встречи — и задачи первостепенной важности так и не будут выполнены.

Обозначаю паузы

Как бы то ни было, обычно через 60–90 минут концентрация снижается, поэтому я разделяю утренний период работы на две части, делая небольшой перерыв, во время которого обязательно покидаю рабочее место.

Учёные утверждают, что сидячий образ жизни приводит к проблемам с сердцем, плохой осанке, некоторым видам рака.

Даже если сидеть на одном месте всего лишь 30 минут, метаболизм замедлится на 90%.

Вечером

Уровень энергии сильно падает после обеда, вот почему многие предпочитают в это время немного поспать. После обеда я стараюсь:

  • встречаться с людьми: я уверен, что вряд ли смогу сделать свою работу хорошо в такой момент, а общение даёт дополнительный заряд энергии;
  • заниматься небольшими, простыми и организационными задачами.

Утренний и вечерний ритуал

Тебе необходимо решить, что конкретно делать в эти часы. Это значит, нужно открыть почту, перевести часть сообщений в список задач и найти для них время среди других проектов.

Проблема заключается в том, что сообщения, заваливающие твою почту, — настоящие вампиры, которые питаются твоим временем. Разбирая их, тратишь больше времени и сил, чем кажется. И самое ужасное, что, как бы это ни напрягало, часть тебя всегда хочет проверить входящие.

Решение же в том, что входящие нужно рассматривать как опасных животных, которых большую часть времени нужно держать в клетке, но всё-таки время от времени выпускать, чтоб они не вырвались сами.

Я занимаюсь работой с входящими два раза в день — во время утреннего и вечернего ритуалов. Я так свыкся с таким порядком, что работа с входящими стала для ума такой же автоматической задачей, как для тела необходимость есть и пить.

Между двумя этими периодами я не беспокоюсь о том, пришло ли что-то на почту и не забыл ли я что-то важное, — я доверяю своей системе. Поэтому, закрыв почтовый ящик, иду работать со свежей головой.

И так как утренний ритуал обычно длится недолго (большинство организационных моментов оставляется на время вечернего ритуала), я уделяю больше внимания Самой Важной Задаче.

Список задач

Чтобы организовать свой день и остановить поток входящих, высасывающих все соки из вашей жизни, нужно пользоваться методиками и инструментами.

Одной из таких эффективных методик является «Изучение — Постановка в очередь — Запас информации — Распределение», которая переводит бессистемный поток в:

  • удобный для работы список задач,
  • личную библиотеку полезных материалов, которые сохраняются для последующей работы с ними,
  • совокупность материалов, которыми нужно поделиться с коллегами.

В идеале этим нужно заниматься во время утреннего и вечернего ритуала. Рассмотрим этот процесс подробнее.

Изучение входящих

Входящие — это всё, начиная от имейлов и сообщений в Twitter и заканчивая твоими диктофонными записями.

Во-первых, запомни, никакие входящие не требуют незамедлительного ответа. Мы все приучились отправлять и получать быстрые ответы на письма, но это неправильно: любой, кто ожидает этого, возлагает дополнительные обязательства на тебя.

Во-вторых, открывать каждое письмо и отвечать на него — абсолютно неэффективно. Ты будешь более продуктивен, если будешь делать что-то одно. Например, просто просматривать входящие. Наш мозг не очень хорошо связывает несколько задач вместе. Когда люди думают, что они легко справляются с многозадачностью, на самом деле они просто быстро переключаются с одной задачи на другую. Но это негативно влияет на восприятие и концентрацию.

Поэтому, когда открываешь входящие, просто просмотри их. Это классическая однозадачная модель «Доводи дела до конца»:

  • если можешь просмотреть входящие быстрее, чем за две минуты, так и делай;
  • если не можешь, добавь это в список задач, к которым нужно вернуться позднее;
  • можно просто проигнорировать файл.

Даже если ты открываешь свой список поставленных в очередь входящих сразу после того, как просмотришь сообщения, ты всё равно успеваешь перестроиться.

Просматривай входящие с утра только при крайней необходимости.

Когда с утра просматриваешь сообщения, задавай себе вопрос: являются ли они срочными? Настоящие срочные сообщения — твои враги номер один, так как они отнимают драгоценное время, которое хотелось бы потратить на выполнение Самой Важной Задачи.

В ином случае нужно просто включить в список задач пункт «Проверить сообщения вечером».

Постановка в очередь

Несрочные задачи, выполнение которых занимает больше 2 минут, помести в один из двух разделов очереди:

  1. То, что нужно прочитать: онлайн-ресурсы, которые нужно прочитать и обдумать, одним нажатием добавляем в Pocket. К этим материалам можно вернуться позднее и с любого девайса.
  2. То, что нужно сделать: поступающие сообщения с помощью DoIt.im перенаправляются прямо в список задач.

Конечно, список задач можно составлять и вручную, но я считаю, что приложения удобнее.

Чтение и распределение материалов в личной библиотеке

Во время вечернего ритуала я возвращаюсь к списку задач и проверяю материалы, поставленные в очередь для чтения. Поскольку я использую Pocket, я могу просматривать их во время поездок в метро, пока жду встречи или в любой другой свободный момент. Поэтому обычно я быстро расправляюсь с этим списком.

Если материал действительно стоящий, добавляю его в Diigo — мою онлайн-библиотеку полезных материалов. В ней можно расставлять теги, поэтому заметки легко найти на следующий день, через месяц или даже через год. И отдельное спасибо Diiogo за возможность фасетного поиска.

Тег l8r (то есть later — с англ. «позднее») помещает ресурс в ещё одну очередь, к которой я обращаюсь во время ежевечерней проверки списка задач.

Кроме того, Diigo автоматически сохраняет копию любого текста, которую я добавил в поле для заметок. Я могу редактировать эту заметку, вставлять ремарки, идеи, которые оказываются как нельзя кстати, когда я хочу с кем-то поделиться материалом.

Поделиться

Некоторые теги в Diigo позволяют опубликовать ресурс где угодно. За что спасибо волшебному IFTTT:

  • с тегом Like материал отправляется в мой Tumblr как цитируемый пост,
  • если выбрать тег Tweet заголовок и ссылка на пост отправляется в Twitter,
  • можно настроить теги и для других аккаунтов: LinkedIn, Facebook…

Благодаря этому методу весь поток из «гидранта» отправляется в список задач и личную библиотеку, а выбранными ресурсами, в свою очередь, можно поделиться. И всё это без потери внимания.

Вечерний ритуал

Так как утром я хочу сфокусироваться на творческой работе, вечерний ритуал — это краеугольный камень для планирования на весь день.

Как я начинаю вечерний ритуал

Ко времени после ланча:

  • я уже закончил утреннюю работу над Самой Важной Задачей;
  • во входящих накопились непрочитанные сообщения, которые я получил, когда был занят работой над Самой Важной Задачей;
  • в очереди в списке задач содержатся таски, которые я поместил туда утром, и стандартные задачи, которые я выполняю во время вечернего ритуала каждый день.

Текущие ежедневные задачи

Как уже упоминалось ранее, в вечерний ритуал входят такие задачи, как:

  1. Просмотреть. Это полный осмотр всего: я разбираюсь со всем возможным, даже с теми материалами, работа с которыми займёт больше 2 минут.
  2. Прочитать, распределить, поделиться. Работаю со всеми интересными штуками, которые я добавил в последние 24 часа.
  3. Контролировать список задач. Открываю свою очередь задач и, основываясь на достигнутом прогрессе в работе над Самой Важной Задачей, я:
  • решаю, что буду делать этим вечером, а что перенесу на завтра,
  • решаю, какая задача будет Самой Важной Задачей завтрашнего утра, и определяю, сколько времени ей нужно будет уделить,
  • включаю в расписание время для отдыха (или переношу его на потом или когда-нибудь).

Есть ещё несколько текущих дел, например ответить на имейлы, полученные вчера, или провести учёт финансов и другие. Некоторые из них появляются только в особенный день. Например, я проверяю вышеупомянутый Diigo каждую среду и субботу.

Еженедельная проверка

Каждый понедельник в список задач нужно включать пункт «Составить список целей на неделю». Поэтому каждый вечер в течение недели я держу в уме эти цели: пригодится, когда нужно будет решить, что делать сегодня, а что оставить на потом.

Каждый вечер пятницы я мысленно пересматриваю эти цели и критически оцениваю их.

И только тогда наступает время отдыха

Так как вечером легче управлять расписанием и сложнее работать над трудными задачами, то в течение дня я, вероятно, буду заниматься просмотром и добавлением задач и материалов в очередь. Но даже в этом случае как минимум половину дня папка со входящими будет закрыта.

Мой день заканчивается задачей «Изучение — Постановка в очередь — Запас информации — Распределение», поэтому новый день получается начинать без груза незаконченных дел.

Надеемся, что эта техника повышения продуктивности окажется для вас полезной.