1. Не расставляем приоритеты

Конечно, список задач — это эффективный способ навести порядок в своих мыслях о том, что необходимо сделать. Но если не расставлять приоритеты, то наиболее важное дело может попросту выпасть из поля зрения. Нужно понимать направление, цель своей деятельности, а не перескакивать с одного задания на другое. Неправильная расстановка приоритетов может многое сказать о сложившейся рабочей обстановке.

Многие, работая в команде, чувствуют дискомфорт, когда начальство или коллеги просят их что-то сделать: они откладывают свои текущие задания, не расставляют приоритеты, а потом не успевают за своим расписанием. Поэтому, если вы занимаетесь планированием своего дня, недели или месяца, спросите себя, какая задача является для вас наиболее важной в этот период.

Часто получается так, что работа над важной задачей занимает все мысли и постепенно перетекает в прокрастинацию. Потому что обычно она требует серьёзных умственных усилий и полной сфокусированности. Куда соблазнительнее весь день заниматься небольшими пятиминутными делами, чем одной большой задачей, которая даётся нелегко, хотя и приносит в итоге большую отдачу.

2. Переоцениваем свои силы

Переоценка своих возможностей — известный грех в тайм-менеджменте. Когда думаешь, что выполнение задачи займёт от силы пару минут, а она съедает как минимум полчаса. Чтобы избежать такой ситуации, перед началом работы где-нибудь запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на её.

Если задача займёт 25–30 минут, обязательно поместите её в расписание.

Ещё один совет: подумайте дважды, сколько времени на самом деле может занять выполнение задания.

Если вы уверены, что работа на 30 минут, отведите на неё в своём расписании час для подстраховки. В противном случае вы можете стать одним из тех несчастных трудоголиков, что работают всю ночь напролёт.

В начале рабочего дня уделите 10 минут проверке своего расписания. Факт: 10 минут планирования с утра сэкономят вам час в течение рабочего дня. Но не загружайте своё расписание целиком, не забудьте оставить свободное время для новых и/или непредвиденных задач.

3. Отвлекаемся

Рассеянное внимание — главная причина прокрастинации. И больше всего от работы нас отвлекают социальные сети и почта. Чтобы этого избежать, рекомендуем отключать уведомления о входящих, когда вы пытаетесь сфокусироваться на нюансах задания, или указать интервал для оповещений, например через каждые три часа. Это поможет не отвлекаться на письма каждые две минуты.

Есть ещё один отличный способ: выделить в расписании особое время, которое вы будете тратить на работу с входящими. Постоянно проверять почту — значит уделять ей недостаточно внимания: вы быстро просматриваете письмо и так же быстро отправляете ответ, зачастую неточный и с опечатками. Извиняться и повторно объяснять, что вы на самом деле имели в виду, — неоправданная трата времени, которой можно было бы избежать.

Беспорядок также может сильно отвлекать. Разбросанные папки с бумагами на столе, хаос в канцелярских принадлежностях, заметки, которые невозможно найти в этом бардаке… Возьмите себе за правило убираться на столе каждый раз в конце недели и безжалостно выкидывайте бумаги, которые вам не пригодились и вряд ли будут нужны.

4. Думаем, что подсчёт затраченного времени — это лишнее

Есть два способа освободить время: игнорировать новые задачи или рационализировать его использование. Но пока вы не начнёте следить, сколько времени тратите на то или иное занятие, не узнаете, какой из способов подходит вам.

Неделю или две попробуйте засекать время, которое вы тратите на выполнение рабочих заданий. Это поможет увидеть и проанализировать то, как вы тратите время, а в дальнейшем — избежать своих же ошибок.

Вас постоянно прерывают телефонные звонки или стук в дверь? Вы слишком много времени проводите в Сети или слишком часто проверяете почту? Посмотрите, сколько времени уходит у вас на эти малопродуктивные дела, и выработайте стратегию — игнорировать их или уменьшать количество.

5. Верим в мультизадачность

Эксперты по тайм-менеджменту твердят в один голос: такой вещи, как мультизадачность, не существует. То, что обычно обозначают термином «мультизадачность», на деле является метаниями от одной задачи к другой, и ничего хорошего в этом нет.

Для лучшего результата нужно сконцентрироваться на одной задаче, поставить таймер и работать в обозначенное время только над ней.

Повторяйте про себя как мантру: «Прямо сейчас я доделаю это задание», — и вы не будете перескакивать с одной задачи на другую.