Убедитесь, что цель ясна

Вместо того, чтобы говорить: «Давайте собираться всем офисом в 11 утра», задавайтесь вопросом: «А чего мы хотим достичь?».

Вам абсолютно точно нужно знать, зачем вы вообще устраиваете это совещание:

  • чтобы сгенерировать идею;
  • чтобы принять решение;
  • чтобы оформить сделку;
  • чтобы ответить на вопросы о грядущих изменениях.

Может быть, вы устраиваете его:

  • чтобы выслушать жалобы сотрудников (нужно ли это делать в формате групповой встречи?);
  • чтобы ещё раз обсудить то, что уже было решено;
  • чтобы сделать нечто, что можно обсудить или решить по телефону или электронной почте.

Не устраивайте массовые собрания

Используйте прекрасное «правило двух пицц» и не приглашайте много людей на совещание. Вам нужно создать команду, каждый человек в которой находится на своём месте. Поэтому на совещании должно присутствовать столько людей, скольких можно накормить двумя пиццами.

как проводить совещания: «правило двух пицц»
Pierre Wolfer/Flickr.com

Смысл не только в том, чтобы прокормить всех, кто пришёл на совещание. Большие группы людей не могут эффективно принимать решения. Есть даже понятие «атрофия решительности». Она возникает в больших группах людей, когда отдельные индивиды не могут высказать собственное мнение из-за опасения осуждения со стороны коллег и руководителей. Маленькие группы более удобны с этой точки зрения. Поэтому и более эффективны.

Сначала время, потом таймер

Опоздавшие очень раздражают и отвлекают. Научите их приходить вовремя.

Если они не ценят своё время, не оценят и время всех остальных.

Поступайте вот как.

Назначьте время совещания, скажем, на 08:48. Удивительно, но этот ход сработает, и люди начнут приходить так, чтобы точно быть вовремя. Что же касается тех, кто опаздывает, то вам нужно научить их платить за это. И не деньгами. Пусть, к примеру, поют. Подобные штрафные санкции работают намного лучше денежных наказаний. Уже через месяц вы забудете, как звучит пение ваших подчинённых.

И, конечно же, приучите себя ставить таймер. Для каждого спикера, если такие есть, и для всего собрания в общем. Так совещание не затянется, а вы будете знать, на что потратили каждую минуту.

Стулья должны стоять правильно

То, как люди рассаживаются в зале, тоже имеет огромное значение:

  • сидеть в кругу полезно для сотрудничества, обсуждения, общего принятия решений;
  • сидеть рядами полезно, если нужно подстегнуть конкуренцию и желание посоревноваться с коллегами.

Если же нужно провести быстрое и очень результативное совещание, выносите вообще все стулья из комнаты. Многочисленные исследования показывают, что чем дольше мы стоим, тем более дёрганными становимся. Сразу хочется взять и принять решение поскорее. К тому же, немного постоять может быть полезно для здоровья.

Ноутбуки и телефоны убрать

Иначе постоянно будете отвлекаться. И вам, и вашим коллегам нужно поскорее сделать всё, что запланировали, и завершить совещание. Поэтому прекратите поглядывать на экран смартфона. Вместо этого доставайте ручку и лист бумаги. Информация, записанная от руки, намного легче запоминается.

Повестка дня создана не «для галочки»

Вы действительно должны над ней работать. Большинство совещаний проходят непродуктивно, потому что без конца обсуждается повестка дня. Попробуйте вместо констатации проблемы сформулировать повестку дня в виде вопроса.

Не «обсудить видеоконтент», а «когда видеоконтент будет готов?».

Когда задаётся вопрос, на него автоматически начинают искать ответ. Это так работает.