Тони Стабблбайн (Tony Stubblebine)
Предприниматель, коуч, основатель компании Coach.me.

Юристы в США выписывают счета клиентам за каждые шесть минут своей работы. Это значит, что они должны точно понимать, что полезного было сделано за такой небольшой промежуток времени. Детальный подход к отслеживанию задач приводит к росту продуктивности, и мы можем его перенять.

Проблема большинства списков дел заключается в том, что они поощряют вас копить задачи, которые не доведены до конца. Но незавершённые дела становятся источником постоянного чувства вины и прокрастинации.

Вместо этого можно использовать альтернативную систему, в которой главное внимание уделяется отслеживанию того, что вы делаете и что вы уже сделали. Она основана не на чувстве вины, а на гордости. И вот в чём преимущества детального списка задач:

  • Вы не будете прокрастинировать, так как знаете, какую задачу нужно выполнить следующей.
  • Когда вам нужен перерыв, вы можете делать записи в списке задач. Так вы отвлечётесь, но будет легче потом вернуться к работе.
  • Изменится ваше отношение к себе. Выполняя по 100 задач в день, вы будете довольны своей продуктивностью.
  • Такой список помогает войти в состояние потока.
  • Включается азарт: появляется желание закрыть как можно больше задач в течение часа.
  • К концу дня у вас будет от 40 до 120 завершённых задач.

Эта система лучше всего работает с обычным текстовым файлом и приложениями Remember The Milk, OmniFocus, Wunderlist или Evernote. Работает не так хорошо с Trello, Todoist, Things и большинством других сервисов со списками дел.

1. Работайте с облачными хранилищами

Использование списка задач — это привычка. Это значит, что у вас всегда должен быть к нему доступ. Поэтому лучше всего вести и хранить свой список в облаке.

Все приложения, которые я порекомендовал выше, делают это автоматически.

Я привык работать с обычным текстовым файлом todo.txt, который храню в Dropbox, поэтому могу работать с ним когда угодно и откуда угодно. Каждый день я просто добавляю новый список выше старого. Мой todo.txt включает законченные задачи за несколько лет.

2. Учите горячие клавиши

Все программисты знают: если никогда не убирать руки с клавиатуры, работа идёт продуктивнее. Это справедливо для людей разных профессий, но чаще всего именно программисты постоянно используют горячие клавиши.

Каждый раз, когда вы тянетесь за мышью, вы выходите из состояния потока.

Горячие клавиши полезны при работе со списком задач. Самый распространённый вариант — нажать Alt + Tab, чтобы перейти в список дел, отметить задачу, которую вы только что закончили, записать одну-две новые задачи и нажать Alt + Tab, чтобы вернуться к работе.

Но можно делать это ещё быстрее, и в этом помогут горячие клавиши в приложениях. Вот какие рекомендую я:

  • Remember The Milk: «i», чтобы выбрать, «c», чтобы завершить задачу.
  • OmniFocus: ⌘N, чтобы создать новую задачу, и нажать на пробел, чтобы завершить её.
  • Evernote: ⌘ + Shift + T для создания новой задачи. Для завершения нет клавиш быстрого доступа.
  • Wunderlist: Tab + стрелки для выбора новой задачи, ⌘D для её завершения.

С текстовыми файлами немного сложнее. Я использую знак «_», чтобы выбрать задачу, а «×», чтобы пометить её как завершённую, поэтому мой список задач обычно выглядит так:

список задач
Betterhumans.coach.me

Текстовые файлы — лучший вариант для опытных пользователей, которым удобно работать с макрокомандами. Во многих редакторах, например в Sublime, есть возможность самостоятельно задавать макрокоманды и настраивать клавиши быстрого доступа.

3. Отслеживайте все задачи, даже самые небольшие

Суть альтернативного подхода — разбивать задачи на небольшие, легко выполнимые пункты. Это очень похоже на принцип следующего действия в GTD.

Задачи вроде «Написать пост в блог» слишком большие, чтобы выполнить их за раз. Написание поста может занять у вас час, если не больше. Вместо этого начните с задачи «Открыть текстовый редактор». Вот и всё, просто откройте текстовый редактор. Это первый этап задачи, которую вы должны закончить.

Например, так выглядел мой список задач, когда я писал этот текст:

× начать писать о форматах списков задач [12:31]
× wunderlist [12:48]
× things [12:48]
× todoist [12:48]
× omnifocus [12:48]
× remember the milk [12:48]
× ответить на вопросы [14:26]
× рекомендовать: текстовый файл, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]
× вернуться к написанию [14:59]
× переписать введение [14:59]
× список преимуществ [14:59]
× добавить Gist [14:59]
× добавить технологическую секцию [15:00]
× добавить секцию про задачи на ходу [15:01]
_ поместить текущее состояние списка задач в Gist

И вот уже есть 15 готовых задач. Мне пришлось прерваться, поэтому в списке есть две задачи об открытии поста в текстовом редакторе.

Объём выполненной работы — это всегда предмет для гордости. Маленькие шаги помогают удерживать внимание и избегать прокрастинации: так я всегда знаю, что нужно делать дальше, и не боюсь, что это будет трудно.

4. Добавляйте задачи на ходу

Стандартный способ использования списка задач: вы добавляете много-много пунктов, которые собираетесь сделать за день, потом смотрите на него и думаете, что столько дел вам точно не выполнить. И начинаете бездельничать.

Когда у вас слишком много вариантов, это заставляет нервничать и негативно влияет на продуктивность.

По альтернативной системе вы просто добавляете одну, максимум две задачи, и приблизительно указываете время, когда планируете приступить к работе.

5. Помечайте завершённые задачи

Всегда отмечайте время окончания работы над задачей.

Remember The Milk и Wunderlist делают это автоматически. Если вы используете OmniFocus, переходите в настройки: View → Show View Options → Custom Columns → Completion Date.

Если вы умеете работать с макрокомандами, можете запрограммировать установку отметки со временем. Вот почему я до сих пор использую Vim: мой макрос автоматически добавляет отметку о времени в конце каждой строки.

Другой способ сделать это — устанавливать время вручную. Не обязательно для каждой задачи, достаточно отмечаться раз в час.

Смысл временных отметок в том, что они помогут вам увидеть, насколько сосредоточенно вы работали за последний час.

В конце дня вы сможете оценить, как у вас получается концентрироваться. В хороший день вы будете выполнять по 80 тасков. В отличный — 120. В самый вдохновенный день я успел сделать 250.

6. Жульничайте

Эта система включает в себя возможность немного схитрить. У вас появится соблазн ставить себе совсем мелкие задачи, чтобы под конец дня вы могли со спокойной душой увидеть множество выполненных дел.

Чем легче задача, тем больше вероятность, что вы с ней расправитесь. Но завершённые задачи подталкивают вас продолжать работать дальше.

7. Поймайте «поток»

Иногда вы можете выполнить несколько задач, не записав их в список дел. Тогда добавьте их позже, когда откроете вкладку со списком.

Длинный список порождает гордость. Я часто добавляю задачи постфактум. Первой задачей в моём сегодняшнем списке дел было «Выгулять собаку в парке». Это произошло ещё за час до того, как я включил свой компьютер, но мне был нужен небольшой толчок для начала.

И наоборот, когда чувствуете, что застряли, переключайтесь на свой список задач и убедитесь, что у вас есть крошечное следующее действие.

Цель альтернативного подхода к списку задач — войти в состояние потока, а этого легче добиться, если вы завершаете задачи одну за другой.