В штате сервиса доставки фруктов Edoque — 30 человек, 11 из них трудятся удалённо: основатели компании, руководитель отдела клиентского сервиса, контент-менеджер, IT-специалист, дизайнер и четыре менеджера.

Виталий Бондарчук
Основатель лавки Edoque

Для решения срочных вопросов нам хватает общения в рабочих чатах или звонков по телефону: у нас молодая команда, все очень мобильны. Лавка Edoque работает каждый день, так что, когда требуется провести собрание с присутствием всех сотрудников, мы просто собираемся там, где есть интернет, обсуждаем рабочие моменты и параллельно работаем.

Фиксируйте каждую задачу

С удобной системой управления проектами вы всегда будете в курсе того, какие вопросы находятся в ведении каждого сотрудника, и сможете в любой момент узнать, как обстоят дела с той или иной задачей.

«Вот таск с чётким описанием, вот дедлайн» — у исполнителя не получится сослаться на то, что он неправильно понял требования или ничего не знал о сроках. Ответственные сотрудники подобным не увлекаются, но даже их может подвести память. Помогайте подчинённым с тайм-менеджментом, установите планировщик или CRM-систему.

Используйте облачные сервисы

Доступ к рабочим инструментам и инструкциям должны иметь все сотрудники, которым эти инструменты и инструкции могут понадобиться. Единственно возможное решение в ситуации с удалённой работой — переход на сервисы, которые позволяют работать без привязки к местоположению сотрудника.

Виталий Бондарчук
Основатель лавки Edoque

Для работы с клиентской базой мы используем RetailCRM и виртуальную АТС «Телфин.Офис». Большинство инструкций у нас находится в Google Docs, а документы, маршруты курьеров, таблицы для сборщиков и дизайнеров мы храним в Dropbox. Все вопросы мы решаем в рабочих чатах «ВКонтакте», их у нас около 10, например чат с техническими проблемами или с горячими новостями.

У группы компаний «Новые технологии» ситуация ещё интереснее: все 150 сотрудников, от бухгалтеров и менеджеров по продажам до специалистов по логистике и секретарей, работают удалённо.

Екатерина Тимошина
Помощник директора ГК «Новые технологии»

Для каждой должности у нас есть рабочие инструкции в Google Docs. По мере необходимости туда вносятся изменения, о чём сотрудников оповещают по электронной почте. Общение между сотрудниками происходит с помощью корпоративной почты, виртуальной АТС «Телфин» и Skype. Нет проблем и с контролем: каждый отдел периодически отчитывается о выполненной работе.

Облачные сервисы помогут даже в том случае, если вы всем офисом перебрались, допустим, в Таиланд, а общаться по работе нужно с людьми, которые находятся в России. Дизайнер Лиза Ищенко рассказала, как наладить работу в таких условиях.

Лиза Ищенко
Дизайнер Jetradar (Aviasales)

Компания большая и делится на команды. Каждая команда самостоятельно принимает решение, какие инструменты и приложения использовать для работы. Общий мессенджер есть: мы используем Slack. В нём удобно создавать разные чатики и обмениваться файлами. Меншены (mention) — хорошая вещь: можно посылать уведомление о сообщении со звуком только определённой группе людей или настроить уведомления на определённые слова. Для созвонов — Skype. Кстати, в Slack тоже удобно созваниваться, так что Skype почти вымирает.

Программисты используют Github. Говорят, удобно: и код, и задачи хранятся в одном месте. Дизайнеры и менеджеры — Trello. Для хранения файлов — Google Drive или Dropbox. Есть BambooHR — это информация обо всех сотрудниках, страховках, картах, отчётах, праздниках, выходных. Такая общеорганизационная штука.

Организуйте разумную систему контроля

Степень контроля зависит от характера задач, над которыми работает сотрудник. В некоторых случаях достаточно время от времени проверять, как идут дела, например запрашивать статистику продаж или контролировать документооборот. Если же человек занят не текучкой, а работой над конкретными проектами, всё ещё проще. Есть задание, есть дедлайн, есть критерии оценки качества результата.

Допустим, дизайнеру нужно сделать макет за два дня. Как он распорядится отведённым временем — его дело: кто-то сразу приступает к работе, кому-то необходимо собраться с силами и настроиться на выполнение задания. Да, вполне возможно, что для вдохновения человеку нужно пару часов позависать на развлекательных сайтах. Если это не мешает выполнить задачу в срок, то в чём проблема?

Страх, что сотрудник будет заниматься чем угодно, но не делом, — это, наверное, главный предрассудок, который удерживает руководителей от повсеместного внедрения удалённой работы.

Хорошая идея — ежедневный отчёт о том, что сотрудники делали вчера и какими задачами планируют заниматься сегодня. Такая практика поможет сложить полную картину происходящего и всегда быть в курсе, чем занимаются члены команды.

Выберите удобный для всех способ общения

Когда вас и удалённого работника разделяют несколько часовых поясов, может так случиться, что у вас в разгаре рабочий день, а у него уже вечер. Соответственно, если срочно понадобится его помощь, возникнут некоторые проблемы.

Выход прост и очевиден: заведите расписание, где все сотрудники — и офисные, и удалённые — ежедневно будут отмечать период, в течение которого они могут выйти на связь.

Лиза Ищенко
Дизайнер Jetradar (Aviasales)

Мы синхронизированы с Москвой, потому что основная аудитория Aviasales — это всё-таки Россия. Удобно всем: им — потому что мы на связи в те часы, когда там основная половина рабочего дня, нам — потому что здесь рано и быстро темнеет (в 18:15 уже ночь), а до 12 можно сходить на море, погулять, заняться спортом или ещё чем-то, пока светло. Работаем до 9 часов вечера.

Для обсуждения рабочих моментов пригодится мессенджер. Какой именно — на ваше усмотрение, кому-то нравится Telegram, кому-то — Slack.

Чтобы не потеряться в потоке сообщений, сразу заведите несколько чатов, посвящённых разным направлениям деятельности.

Не будет лишней и виртуальная АТС. С помощью «Телфин.Офис» можно создать единую сеть из всех стационарных и мобильных телефонов сотрудников — хорошее решение, если часть персонала работает удалённо. Виртуальная АТС позволяет устраивать совещания с неограниченным количеством участников. К таким конференциям могут подключаться и сотрудники, и ваши клиенты.

Стоит ли удалённая работа усилий, потраченных на её организацию? Судя по всему, да. Во всяком случае, люди, имеющие опыт работы в таком формате, оценивают его положительно.

Виталий Бондарчук
Основатель лавки Edoque

Наш коллектив ни на что не променяет удалённую работу. Мы не тратим время на дорогу до рабочего места и работаем в максимально уютной домашней атмосфере. Но вынужден признать, что для дистанционной работы подходят не все, нам даже кажется, что это дар. Сотрудников можно заставить выучить рабочие инструкции, но если нет организованности и собранности, то такая работа обернётся лишь ошибками. Сейчас у нас подобралась настоящая dream team!

Опыт множества успешных компаний разбил в пух и прах стереотип о том, что нормально работать люди могут только в офисе, а тех, кто на удалёнке, нужно постоянно тыкать палочкой и неусыпно контролировать. При грамотной организации взаимодействия между сотрудниками удалённая работа по эффективности не только не уступает офисной, но порой даже существенно её превосходит.