Хью Бьюлак
Цифровой маркетолог и контент-менеджер компании MC2

Печально, но факт: в среднем люди прокрастинируют How to stop procrastinating — now 4 часа в день. Сидя на работе, по факту мы используем Infographic: How Much of Your Workday Do You Spend Actually Working? только 60% (или даже меньше) времени для выполнения важных задач, а в остальном занимаемся ерундой.

В 2008 году доктор Джон Тейлор создал термин «хронофаг» (то есть «пожиратель времени»). И чтобы контролировать свой рабочий процесс, нужно знать врага в лицо.

Отвлекающие факторы в офисе

1. Электронная почта

Средний офисный работник получает 88 электронных писем в день и проверяет The Way You Check Email Is Making You Less Productive почту за это время около 15 раз. Проверка электронного ящика — своего рода ритуал, с которого большинство людей начинают свою работу каждое утро.

Но на самом деле это сплошная прокрастинация. Разгребая залежи писем, мы чувствуем, что заняты чем-то полезным, но правда в том, что это только отвлекает нас от действительно важных задач.

2. Социальные сети

Всем нам необходим интернет в офисе для работы. Однако сотрудники любят The State of Workplace Distractions использовать Сеть и для личных целей. Например, чтобы позависать в соцсетях.

28% работодателей из опрошенных How using social media can get you fired ресурсом CNBC.com заявили, что увольняли своих подчинённых за злоупотребление социальными сетями и покупками в интернете в рабочее время. Так что развлечения в Сети не только отвлекают ваше внимание, но и могут стать причиной потери работы.

3. Кофе-брейки

Вам нравится посреди рабочего дня попить с коллегами кофейку? Готов поспорить, что да. Кофе-брейки помогают наладить связь с окружающими, да и вообще просто приятны.

Средний работник тратит Is a tea break at work good for productivity? 24 минуты в день на приготовление и распивание чая или кофе. Прибавьте к этому ещё и обязательные разговоры с другими сотрудниками, без которых не обходится ни одно чаепитие. Ужасная трата времени.

4. Встречи и совещания

Работая в офисе, вы наверняка будете постоянно посещать разного рода встречи и переговоры и участвовать в многочисленных обсуждениях. Хотя такие мероприятия и нужны, часто они пугающе неэффективны.

Доказано You waste a lot of time at work , что люди тратят порядка 31 часа в месяц на собраниях и совещаниях. Только представьте, сколько полезного можно сделать за это время.

5. Коллеги

У удалённой работы есть свои минусы, но вот однозначный плюс — тишина и уединение. В офисе же вы лишены этой роскоши. Окружающие вас коллеги — один из главнейших отвлекающих факторов, в особенности потому, что вы не можете на них повлиять.

Ваши сослуживцы могут раздражать своими бесконечными разговорами, громкой музыкой, болтовнёй по телефону или противными привычками вроде жевания канцелярских принадлежностей. А ещё они очень любят отвлекать вас в самый разгар работы. О каком вообще состоянии потока можно тут говорить?

6. Шум

Уровень шума в окружающей среде значительно влияет на нашу продуктивность. А в офисе полно его источников: оборудование, которое издаёт громкие сигналы, уличные звуки из окон и разговорчивые коллеги. По данным Section III: Chapter 5 Национального института безопасности и гигиены труда США, шум на рабочем месте может повысить уровень стресса и вызвать тревожность.

7. Голод

Питание влияет не только на ваше физическое, но и на психическое здоровье. Поэтому морить себя голодом на рабочем месте не следует. Вам может показаться, что, делая перерыв на обед, вы тратите драгоценное время, но это не так. Голод отрицательно влияет на вашу возможность сосредоточиться и сконцентрироваться, что снижает производительность труда.

Способы борьбы с ними

1. Организуйте ваше рабочее место

Бардак на рабочем столе может стать причиной стресса и снижает вашу продуктивность. Поэтому постарайтесь обеспечить себе приемлемые условия труда.

Офисные работники ежедневно создают огромное количество файлов: заметки, отчеты, презентации — во всём этом хаосе легко затеряться. Организуйте всё это в систему: потратьте немного времени на упорядочивание данных, зато потом будете ориентироваться в них мгновенно. Гуру продуктивности Дэвид Аллен, например, рекомендует для наведения порядка в бумагах систему GTD его авторства. Но вы можете разработать и собственную — главное, чтобы она была удобна для вас.

2. Позаботьтесь о звукоизоляции

Сотрудники, обсуждающие важные вопросы по телефону, могут сильно мешать коллегам, даже если говорят совсем тихо. Поэтому, если вы владеете собственным офисом, обеспечьте приемлемую звукоизоляцию на рабочих местах, и эффективность ваших подчинённых значительно возрастёт. А ещё вы можете создать в помещении специальное изолированное место для разговоров по телефону.

Если же вы рядовой сотрудник, купите себе наушники или беруши, чтобы хоть немного защититься от окружающего вас шума. И пощадите коллег: выходите из офиса, когда отвечаете на звонки.

3. Реже проверяйте почту

Проверяйте свою электронную почту два-три раза в день, не более. Настройте всплывающие уведомления так, чтобы они не отвлекали вас во время работы. Исследователи выяснили Checking email less frequently reduces stress , что те, кто реже проверяет почту, меньше подвержены стрессам.

4. Проводите видеоконференции

Пусть 23% опрошенных 7 Crazy Stats About Office Productivity ресурсом CareerBuilder офисных сотрудников и считают конференции пустой тратой времени, всё же без совместного обсуждения рабочих моментов не обойтись. Чтобы поддерживать контакт с коллегами и при этом не сильно отвлекаться, проводите видеоконференции. Это куда лучше общих собраний в каком-нибудь кабинете, куда ещё надо дойти, бросив всё, и дожидаться остальных.

В исследовании WHAT REALLY HAPPENS DURING YOUR CONFERENCE CALLS (INFOGRAPHIC) компании Highfive 94% респондентов подтвердили, что замена традиционных встреч видеоконференциями помогает им повышать производительность труда. Во время таких собраний люди меньше скучают и остаются более собранными, да и времени этот формат общения занимает куда меньше. Вам не нужно срываться со своего места, чтобы провести встречу с коллегами, и параллельно вы можете продолжать работать.

5. Отслеживайте, на что вы тратите время

Зачастую, занявшись конкретной офисной задачей, мы тратим на неё больше ресурсов, чем она заслуживает. Чтобы стать более продуктивным, используйте приложения для отслеживания времени. Так вы узнаете, когда занимаетесь ерундой, а когда — полезными вещами. Существует большое количество бесплатных инструментов, которые помогут вам контролировать это.

6. Делайте паузу каждые 25 минут

Не следует работать на износ: это невыгодно в долгосрочной перспективе. От переутомления ваша внимательность и способность концентрироваться снижаются. Делайте перерывы, чтобы отдохнуть от работы, но перерывы контролируемые — иначе рискуете потерять драгоценное время.

Чтобы решить, когда стоит взять брейк, воспользуйтесь техникой Pomodoro. Этот метод рекомендует делать пятиминутную паузу после каждых 25 минут напряжённого труда. Таким образом вы будете эффективно расходовать рабочее время и выполнять больше дел. Можете воспользоваться таймером, чтобы не забыть, когда отдыхать, а когда трудиться.