20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

Пользуетесь ли вы Excel? Мы выбрали 20 советов, которые помогут вам узнать его получше и оптимизировать свою работу с ним.

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

1

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

2

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

4

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню “Файл” ⇒ “Параметры” ⇒ “Панель быстрого доступа”. Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

5

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите “Другие границы”.

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите “Вставить”. После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

7

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

8

Пустые ячейки  это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку “Данные” и нажмите “Фильтр”. Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

10

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта “Фильтр”. Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

11

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню “Данные” ⇒ “Проверка данных” и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl +  перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

13

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

14

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите “Формат” ⇒ “Скрыть или отобразить” и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

15

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

18

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова  ЕП.

Больше информации

19

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

www.lifehack.org
Konstantin Nikolaev
2014-06-10 22:12:34
Нажатием Ctrl-Shift-L можно быстро включать-отключать фильтры колонок.
Konstantin Nikolaev
2014-06-10 22:22:38
Иногда требуется в большом списке ячеек, содержащих дату-время, оставить только даты, обнулив часы и минуты. Сделать это м можно с помощью функции округления ОКРУГЛ. Также, можно и обнулить даты, оставив только время. Поможет функция ОТБР Дата-время, на самом деле, обрабатывается, как дробное число. Целая часть - это дата.
Konstantin Nikolaev
2014-06-10 22:29:23
Alt-Enter вставляет перенос строки в ячейке
Rashad Khalilov
2014-06-10 23:17:25
Буквально вчера начал изучать язык SQL, и удивительно (и в то же время понятно, так как работа с базами данных в основном (поправьте, если ошибаюсь) состоит из работы с таблицами), что многие функции Excel повторяют такие же функции SQL команд.
Людмила Афанасьева
2014-06-11 06:00:08
Эти "секреты" удивительны только для тех, кто эксель открывает раз в пятилетку (похоже что это как раз автор, который не знает зачем скрывать листы). И большая часть точно не являются уникальными фишками 2010, как было заявлено в начале.
RJ
2014-06-11 08:26:19
Интересно было бы почитать про Excel 2013.
tolik mu
2014-06-11 08:40:58
при объединении ячеек очень часто между ячейками бывает нужен "пробел" или какой-либо другой символ. тогда итоговая констуркция будет выглядеть так =A1&" "&A2&" "&A3", год рождения "&A4
Андрей Ломатов
2014-06-11 10:33:21
Как недавно выяснилось, самым-самым является способность Эхеля показывать сумму выделенных (например, с ctrl) ячеек в правом нижнем углу))
Александр Кошелев
2014-06-11 11:03:38
Полностью поддерживаю. А еще у автора есть ошибки: перемещение по файлам - это сочетание Alt+Tab, а сочетание Ctrl + стрелка - это перемещение не в конец листа, а к следующей ячейке с данными после пустых в указанном направлении, если впереди только пустые, то да, переместитесь в конец листа.
Sveikas
2014-06-11 11:10:47
гербалайф for Dummies
Олег Вечхайзер
2014-06-11 11:35:41
Про автозамену (предпредпоследний совет) можно почитать еще подробнее <a href="http://hypercomments.com/api/go?url=http://xn--80adjbjl5c9ar.xn--p1ai/AZ.htm" rel="nofollow">http://xn--80adjbjl5c9ar.xn--p1ai/AZ.htm</a>
Pavel Kutseiko
2014-06-11 12:16:05
В начале статьи указан 2010, на скринах — 2013. Все-таки о какой версии идет речь?
Sveikas
2014-06-11 12:17:59
спасибо!
Алексей Балышев
2014-06-11 12:25:59
Ctrl+Tab - это переключение между файлами в Excel (в одном окне), а Alt+Tab - это переключение между программами (окнами).
mrr
2014-06-11 12:37:03
Спасибо большое за статью, а особенно про пункт о пустых ячейках.
Владимир Романов
2014-06-11 13:18:17
О любой, я думаю большинство вещей еще с 2003 (если не ранее идет)
Sveikas
2014-06-11 14:22:42
Автор захватывающе описал свои первые шаги в азбуке
Олег Вечхайзер
2014-06-11 14:57:37
Сделали ссылку нерабочей) - http://вечхайзер.рф/AZ.htm
Martin Martin
2014-06-11 14:59:14
+1
Dzmitry Drazdou
2014-06-11 15:00:07
Забыли про Ctrl-PgUp/Ctrl-PgDown, отвечающие за навигацию между листами книги.
Martin Martin
2014-06-11 15:00:18
Гораздо удобнее использовать функцию "сцепить"
Dzmitry Drazdou
2014-06-11 15:06:05
Я так понимаю, половину текста на этой странице можно описать одной ссылкой: http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/excel-shortcut-and-function-keys-HP010073848.aspx
Martin Martin
2014-06-11 15:08:01
Автор, в самом деле, что за детский сад? Может стоит писать о том, в чем Вы хоть мало-мальски разбираетесь? Описанное выше - ни разу не хаки, а обычные функции, которые любой пользователь обязан знать. А хитрости, действительно облегчающие работу, можно увидеть, например, здесь: "Excel. Трюки. 100 профессиональных примеров". авторы: Рэина Холи, Дэвид Холи.
Сергей Воронов
2014-06-11 15:15:46
Если нужны секреты, то лучше зайти на сайт "Планета Excel". Вот там действительно интересно!
Dzmitry Drazdou
2014-06-11 16:20:55
Фичи обычно не выкидываются, а добавляются. Читайте, как если бы это было про 2013.
Dzmitry Drazdou
2014-06-11 16:28:49
Это который http://www.planetaexcel.ru/ или http://www.excelworld.ru/ ? А еще очень хорошо тематические блоги читать: http://mvps.org/links.html#Excel (правда, это уже достаточно продвинутые практики).
Александр Мураховский
Александр Мураховский
2014-06-11 17:37:57
Представьте, сколько еще людей кроме меня делают свои первые шаги :)
Александр Мураховский
Александр Мураховский
2014-06-11 17:38:03
Всегда пожалуйста :)
Виолетта Брауншвейгская
2014-06-11 18:16:10
класс спасибо.. половина инф мне недоступна но 2 функции я поняла и счастлтва! у меня получилось!
Victor Karcev
2014-06-11 18:23:53
Сдохни, шлюха
Лелека Коляски,
2014-06-11 19:00:23
Для автора. Функция скрытия ячеек очень полезна при формировании остатков склада или прайса дабы не удалять временно недоступные позиции. Это как один из вариантов.
Vyachislav Vaida
2014-06-11 19:10:16
Сдохни шлюха
Pablo Shabanoff
2014-06-11 19:12:27
Таки да!
Gary Nova
2014-06-11 19:15:28
Может ли бот быть шлюхой?..
Pablo Shabanoff
2014-06-11 19:16:04
О сколько вам открытий чудных лишь предстоит явить в Excel! :-) Вы даже не представляете что он умеет делать если копнуть в макросы или пакет анализа... бездна возможностей...
Gary Nova
2014-06-11 19:16:15
!!! Thanks!
Наташа Кожевникова
2014-06-11 19:34:22
Ожидала увидеть более полезную информацию
Sveikas
2014-06-11 20:13:23
Александр, Вы так и пешите: о, открыл для себя Excel! Общество поймет. Видите, Вам сразу подсказали, куда копать. А "секреты" из сундука старой девы ... простите, оставьте старой деве.
Сергей Гречко
2014-06-11 20:16:29
в 13м ОСОБО ничего не добавилось на первый взгляд (я вот с ним месяцев 5 юзаюсь))) Мне Спарклайны понравились (но они уже и в 10м вроде бы были...)
Sveikas
2014-06-11 20:27:36
спасибо!
Антон Кострома
2014-06-11 20:29:17
Эксель знаю на 5, лучше чем автор. А вот если написали бы про эксес было бы интересней, вроде бы пользуюсь но работаю над повышением уровня
Сергей Воронов
2014-06-11 21:45:47
Первый из названых. Автор сайта профессионал в своем деле. Доходчивые примеры и хороший отзывчивый форум.
Лидия Федорова (Порутенко)
2014-06-11 23:00:21
Ребята, учите Excel. В статье описаны базовые возможности программы ещё с версии 1997-2003. Нового НИЧЕГО нет!))))))) И вовсе это не секреты, если изучать последовательно. а не по методу "а знаете ли вы что...."
Sviat Illiashov
2014-06-12 00:23:51
пипец, я думал, тут реально какие-то секреты опишут, а так детский лепет
Andrey ***
2014-06-12 06:33:16
самый сильный секрет - выделение всего листа нажав на кнопку в углу ))))))))))))))))))))))))))))
Александр Пушкин
2014-06-12 15:47:39
Из своего опыта работы могу сказать, что Excel хорош только для прямых расчетов - табличку посчитать, график построить, но что касаемо выбороки по критерию, сортировки тут только Access...Excel тут и близко не стоял... минус только в одном Access, для построения более или менее удобной в работе базы, требует знания VBA.
Sergey Ivanov
2014-06-12 20:10:29
Сайт про работу с Excel, на английском языке, но полностью иллюстрированный: http://bit.ly/1u5f4sl
Елена Гончар
2014-06-12 22:05:00
А еще через Эксель можно делать массовую рассылку писем.
Ihor Dzikovskyy
2014-06-13 00:46:38
Поставить сегодняшнюю дату можно через Ctrl + ; Время через Ctrl + : (или Ctrl + shift + ;)
Leontiy Davidyuk
2014-06-13 11:14:56
Александр, практически все из приведенных функций доступны в предыдущих версиях, включая Excel 2003 (в более ранних версиях не могу сказать). По-моему единственным отличием(не считая дизайна и измененных меню) есть панель быстрого доступа.
Vitalie Ghelan
2014-06-13 18:26:00
не хватает ещё одной & после А3
Andrey Sergienko
2014-06-13 21:27:02
интересная статья.спасибо
Oleg Makarov
2014-06-14 11:38:11
Заметка однозначно не для Лайфхакера, а для сайта, обучающего чему-то с нуля. В принципе, по уровню текста в него вполне можно было бы добавить "чтобы закрыть файл нажмите Ctrl+F4, а чтобы закрыть все открытые в Excel файлы нажмите Shift+F4 " Это не уровень Лайфхакера - такие заметки
Alexandr Al
2014-06-14 13:25:27
С чего вы вдруг возомнили, что автор писал именно для вас? Он писал для тех, кому это нужно. Не нужно - проходите мимо и не мешайте читать другим.
Anton Malega
2014-06-15 10:47:11
Абзац вставляет, как в ворде, невидимый
Anton Malega
2014-06-15 10:47:58
+500
Владимир Моисеев
2014-06-16 14:04:33
А если делать правильно, то нужно выделить ячейки и выбрать их формат "Дата"... Тогда не потеряется информация о времени, но отображаться будет только дата в нужном формате. Если делать через округление то вся информация о времени потеряется и если будет нужно, например, прибавить туда 2 часа, то может быть неверный результат.
Boris Argat
2014-06-18 00:16:30
Переключение между файлами одной программы (например ексель или автокад или.....) это альт+таб А переключение между различными окнами программ - это альт+ф4)
Boris Argat
2014-06-18 00:17:37
Переключение между файлами одной программы (например ексель или автокад или.....) это альт+таб А переключение между различными окнами программ - это альт+ф4)
Denis Batyanov
2014-07-01 23:39:15
Это чем же удобнее? :)
Denis Batyanov
2014-07-01 23:47:26
Не надо линчевать автора без особой на то необходимости. Всем угодить в одной статье нельзя принципиально. Автор, конечно, погорячился про "удвоение функционала в версии 2010". Самая революционная версия была 2007-я и то в основном только из-за перехода к ленточному виду меню. И конечно после обещаний секретов нельзя было рассказывать про функции доступные со времен Excel 5.0 :) Однако, подобные статьи для новичков нужны! Я кстати тоже занимаюсь Excel профессионально. Так, если напишешь что-нибудь сложное, то прочтёт твою статью несколько десятков человек, а вот материалы базовые на порядок более популярны. Заходите - буду рад: perfect-excel.ru
Denis Batyanov
2014-07-01 23:54:48
Наталья, может у меня что-то полезное увидите? ) perfect-excel.ru
Denis Batyanov
2014-07-02 00:00:43
Отчасти вы, конечно, правы. У каждого из этих приложений своя ниша, однако ниша Excel ооочень широкая, он далеко вторгается во владения Access. Excel, например, умеет связывать таблицы между собой и формировать на этой основе сводные таблицы. В профессональном офисе есть такая сверхмощная вещь как power pivot. Формулами можно сделать практически любую выборку. Другое дело - вопросы производительности, вот тут возможно на больших БД придётся перейти на Access в качестве хранителя таблиц и запросов...
Denis Batyanov
2014-07-02 00:01:34
Сергей, на первой странице ни одной иллюстрации! )))
tatu tata
2014-07-03 00:35:28
Да уж... Жаль, что никаких секретов и триков. Статья разочаровала - это для новичков - лучше бы так и назвать - основы для новичков. Это не секреты - это азы, которые знает каждый. Для меня самым полезным триком когда-то было узнать комбинацию клавиш для автоподставления актуальной даты. Вот таких бы приемов узнать побольше. Многие комбинации клавиш, описанные и в некоторых комментах тоже давно известны и действуют не только в Excel, но и во всем MS Office, а то и в самой системе Windows.
Виталий Григорян
2014-07-03 07:00:55
Очень полезная статейка! Спасибо автору!
Александр Подольский
2014-07-03 08:59:02
Добавление строк или столбцов - выделяете строку или столбец, нажимаете ctrl+"+" вставится строка или столбец ;-) Или же просто выделив ячейку нажимаете ctrl+"+" и тогда появится меню с выбором, что необходимо вам добавить
Noir Monk
2014-07-08 07:57:23
Alt+F4 Закрытие окна программы!
Михаил Киселёв
2014-07-10 17:33:47
Некоторые указанные возможности были во многих предыдущих версиях Excel, а не в последней версии "с удвоеным функционалом"!
Nikolay Pavlov
2014-07-13 19:29:19
Спасибо на добром слове, Сергей. Рад, что вам нравится :) excelworld - тоже очень хорош, кстати (лично знаю автора)
Alexander Burst
2014-07-18 21:00:34
Теперь "звездочку" буду называть астериск :)
Гоша Алимбаев
2015-09-08 07:53:13
У вас не правильно Альт+Ф4 это закрытие программы, может у Вас какие то другие клавиатуры.
Leonid petrenko
2015-09-29 19:34:17
та речь на 90% говорится о любой программе хоть в браузере хоть в любом редакторе, да и вроде также остальное подайдет и на офис 2003
Rainbow_Spike
2016-04-21 03:41:53
Повтор последнего действия - Ctrl+Y. Им, в том числе, можно размножать пустые строки/столбцы