В Москву по работе: как спланировать и пережить деловую поездку без стресса
Я часто езжу по работе из Питера в Москву: у меня уже есть отработанный план, который позволяет взять из командировки максимум пользы для себя и компании. Сейчас как раз отправляюсь в столицу на конференцию для HR-директоров. Буду выступать с докладом о том, как деловые поездки помогают мотивировать команду и повышать вовлечённость сотрудников. А ещё планирую активно общаться с другими спикерами и участниками — хочется собрать свежие инсайты о том, что сейчас важно компаниям в организации командировок.
Подготовку начал заранее — три недели назад, чтобы всё спланировать без спешки и с удобством. Обычно у нас сотрудники сами бронируют поездки в «Островке Командировки» — это сервис для корпоративных клиентов, который позволяет в одном месте оформить все необходимые услуги для деловой поездки. На сайте или через приложение можно забронировать сразу билеты на «Сапсан» или самолёт, отель, трансфер. Оплачиваются услуги по счёту или корпоративной картой.
В нашей компании мы заранее настроили в сервисе тревел-политику — ограничения стоимости билетов, отелей и других услуг для сотрудников. Благодаря этому я и коллеги можем самостоятельно выбирать удобные варианты проживания, транспорта и трансферов, не выходя за рамки выделенного бюджета и без лишних согласований с руководством или HR. Система просто не даст выбрать то, что выходит за установленные пределы.
7:00. Проверить все брони и убедиться, что всё в порядке
Для поездок из Питера в Москву я обычно выбираю «Сапсан» — не нужно тратить время на досмотры и ожидание в аэропорту. А ещё стараюсь всегда выезжать заранее, чтобы не стоять в пробках, плюс рано утром обычно приходится такси ждать дольше.
Перед выездом я ещё раз открываю приложение «Островок Командировки», там собрана вся информация по поездке. Не нужно искать в почте ваучеры по каждой услуге. Обязательно проверяю в приложении билеты, бронирование отеля, детали заказа трансфера.
Чтобы в поездке всё прошло как запланировано, бронирования в «Островке Командировки» проходят pre-check. Специалисты сервиса заранее связываются с отелем, чтобы подтвердить все детали: выбранный тип номера, питания, дату заезда и выезда. Это помогает избежать неприятных сюрпризов при заселении, например когда бронь не подтверждена или условия отличаются от заказанных.
9:00. Поработать в «Сапсане»
В поезде есть время заняться рабочими делами. На следующей неделе в городе будет важный потенциальный партнёр: мы уже встречались ранее и договорились, что я презентую возможности «Островка Командировки» высшему руководству. Для этого мне понадобится конференц-зал. Пока еду в поезде, пишу в офлайн-службу сервиса и прошу подобрать подходящие для меня варианты.
Для деловых поездок в сервисе удобно заранее забронировать не только проживание, но и площадку для проведения встреч. Служба офлайн-бронирования поможет найти конференц-зал или переговорную на нужное время, с подходящей рассадкой и техническим оборудованием. Достаточно указать, что вам необходимо: например, проектор с экраном или дополнительные микрофоны.
Позвонил водитель трансфера, который довезёт меня с вокзала до отеля: он уже подъехал и ждёт. В командировках стараюсь чаще пользоваться трансфером, а не такси, чтобы не зависеть от повышенных тарифов, проблем с геолокацией или высокого спроса. Машину бронирую через «Островок Командировки» в счёт деловой поездки. Так я уверен, что водитель точно будет ждать в назначенное время.
12:00. Заселиться в отель
Обычно заселение происходит в 15 часов, но, чтобы не ждать, я ещё на этапе бронирования выбрал вариант с возможностью раннего заезда — это удобная опция в командировках. Мой номер уже готов, быстро оставлю вещи и пойду на конференцию.
Я специально выбирал гостиницу поблизости от места проведения мероприятия, чтобы не тратить много времени на дорогу в час пик. В этот раз остановился в отеле «Холидей Таганский» — он ближе всего к локации, а по отзывам там отличный сервис.
В «Островке Командировки» легко выбрать подходящее место проживания: сервис предлагает более 2,9 миллиона отелей и апартаментов по всему миру — точно найдётся то, что устроит. А благодаря установленным тревел-политикам и фильтрам бронирование занимает примерно 10 минут.
Для меня ключевые моменты при выборе места проживания:
- Локация — мне важно не тратить много времени на дорогу, перемещаясь между мероприятиями и встречами.
- Отзывы — показывают, что в реальности происходит в отеле. Например, в деловой поездке важна возможность хорошо выспаться и отдохнуть. Гости всегда напишут, если в отеле тонкие стены или постоянный шум с улицы. Плюс для меня очень важен рейтинг — смотрю варианты от 8 баллов и выше, а мой отель как раз высоко оценили деловые туристы.
- Хорошие завтраки — удобно поесть и выпить кофе прямо в отеле, чтобы не тратить время на поиски ресторана поблизости.
15:00. Принять участие в панельной сессии
До выступления у меня ещё полтора часа в запасе — как раз можно не торопясь послушать других спикеров и зарядиться идеями. Планирую зайти на пленарную сессию: там выступает один эксперт, про которого я слышал, — хочется лично познакомиться, обменяться контактами и, может, даже обсудить возможное сотрудничество.
А до этого успел уже походить по зоне со стендами: посмотрел, что предлагают разные компании, пообщался с представителями, собрал несколько полезных контактов. Такие моменты на конференциях часто оказываются не менее ценными, чем сами доклады, — неожиданно находишь людей, с которыми потом можно начать сотрудничество.
18:00. Вернуться в отель и отдохнуть
Конференция прошла отлично, можно наконец отдохнуть. Я вернулся в отель и, пока не забыл, сразу фотографирую чеки за личные расходы и загружаю их в «Островок Командировки».
Многие не любят отчитываться по деловым поездкам, но на самом деле всё довольно просто: главное — не затягивать. Все закрывающие документы будут уже в личном кабинете приложения «Островок Командировки», когда я вернусь домой. Отчётность бухгалтерия может скачать в любой момент в нужной форме, а все данные о поездках и бронях сохраняются и доступны для других отделов.
20:00. Встретиться с коллегами
В столице я планирую остаться ещё на пару дней и сегодня вечером встречусь с московскими коллегами — к сожалению, обычно видимся только онлайн.
С плотным графиком командировки некогда гулять по городу, поэтому на выходных планирую наверстать. Вообще, мне нравится практиковать bleisure (business + leisure), то есть совмещать командировку с отдыхом и оставаться в городе на уик-энд. На выходные я забронировал проживание в другом отеле тоже через «Островок Командировки». Я коплю баллы программы лояльности, поэтому классная гостиница со спа-зоной и бассейном обошлась на 2 500 рублей дешевле официального тарифа. А в свободное время буду гулять по городу и схожу на концерт. В воскресенье вернусь в Питер, используя обратный командировочный билет.
В рамках программы лояльности «Островка Командировки» сотрудникам начисляются «сны» за прожитые бронирования. Один «сон» — это 1 рубль. Накопленные баллы лояльности можно потратить на личную поездку, как Никита, или другие услуги в рамках командировки по согласованию с работодателем.
Поездка в Москву — последняя командировка в этом году. Дальше небольшой перерыв: можно спокойно закрыть все рабочие задачи и подвести итоги. К следующей поездке начну готовиться уже сразу после новогодних праздников — в феврале по плану командировка в Казань.
