Как перестать сжигать своё время в топке продуктивности

Что ты должен сделать, если не успеваешь сдать задание вовремя? Задержаться ещё на пару часов на рабочем месте!

Что необходимо, чтобы стать самым эффективным работником? Приходить раньше всех, уходить позже всех, работать в выходные!

Почему вы до сих пор не богаты и успешны? Просто надо больше работать! Ещё, ещё, ещё больше!

Дорога к успеху — это кривая железнодорожная колея, по которой нас везёт паровоз личной продуктивности. Если хотите быстрее добраться до цели, то не переставайте сжигать в его топке своё личное время — чем больше, тем лучше. Однако КПД парового двигателя, как известно, не слишком велик, и наука уже давно придумала гораздо более скоростные средства передвижения. Хотите узнать, как быстрее добраться к успеху и не сжигать при этом всё своё время?

1. Перестаньте работать в дополнительное время

Знаете, когда окончательно восторжествовали восьмичасовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя? Когда в начале прошлого века Генри Форд в результате экспериментов на своих заводах наглядно доказал, что именно при таком расписании достигается максимальная производительность труда.

Чем больше вы работаете, тем менее эффективными и продуктивными вы будете как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

При выполнении поставленной задачи у группы, использующей 60-часовую рабочую неделю, было выявлено такое снижение продуктивности, что по результатам двухмесячного эксперимента она отстала от группы, придерживающейся обычного 40-часового расписания. Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

Объясняется это целой совокупностью эффектов, которые оказывает переутомление на наш организм. Это плохое настроение, инертное мышление, снижение реакции, ухудшение памяти и так далее. В борьбе с этими негативными явлениями особое значение имеет правильный режим сна. Если в следующий раз вы заинтересуетесь, почему у вас опять сегодня ничего не получается и всё валится из рук, то это только из-за того, что вы один из тех 70% людей, которые хронически не высыпаются. Таким образом,

традиционный распорядок дня, разделённый на восьмичасовые циклы труда и отдыха, придумали не просто так

. Он имеет под собой основу, подтверждённую практикой и наукой, так что никакого оправдания для длительного зависания на рабочем месте нет.

2. Не говорите “да” слишком часто

Согласно принципу Парето, 20% усилий производят 80% результатов, в то время как 20% результатов потребляют 80% усилий. Вместо того чтобы работать всё больше и больше, мы должны прежде всего сосредоточиться на тех усилиях, которые дают нам 80% результатов, и отказаться от остальных. У нас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах. Мы должны перестать соглашаться на задачи, которые не приносят нам ничего, кроме головной боли и потраченного времени. 

Раз­ница между успеш­ными и очень успеш­ными людьми заклю­ча­ется в том, что послед­ние прак­ти­че­ски все­гда отве­чают “нет”. Warren Buffet

То есть главным вопросом, который стоит перед вами, должен быть не “Где мне взять столько времени, чтобы всё успеть?”, а “Что ещё я могу вычеркнуть, чтобы полноценно поработать над главным?».

3. Перестаньте делать всё сами. Доверяйте людям

Смешно думать, что самый лучший полководец — это тот, кто лучше всех машет саблей, стреляет из пушки и марширует на плацу. Далеко не всегда владелец сети ресторанов может готовить лучшие блюда, а хозяин издательства способен написать гениальную прозу или даже просто страницу текста без ошибок.

Основное достоинство всех этих и тысяч других успешных людей состоит в том, что они не стремятся сделать всё самостоятельно и лучше всех. Вместо этого они умело находят и используют людей, которые являются настоящими профессионалами в своём деле.

Мы не можем делать всё сами, а если попытаемся, то быстро упрёмся в потолок своих возможностей. Гораздо лучше научиться передоверять свои задачи другим людям, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах. Вместо того чтобы тратить своё время, попытайтесь найти экспертов, которые справятся с работой лучше и быстрее вас.

4. Выключите перфекционизм

Стремление сделать всё самым лучшим образом может сначала даже понравиться. “Какой ответственный сотрудник, как внимательно он относится к мелочам, насколько бескомпромиссен к недостаткам!” — радуются ваши коллеги и руководство.

Ровно до тех пор, пока не будет провален первый срок выполнения задачи, затем второй и третий. Ярко выраженный перфекционизм может стать теми путами, которые не позволят вам сделать ни одного шага. Постоянные переделки и усовершенствования не позволят вам поставить финальную точку и ведут к огромным тратам своего и чужого времени.

Избавиться от этого состояния трудно, но возможно. Просто наметьте себе точное время окончания проекта и старайтесь его соблюдать. Примиритесь с тем, что совершенства не существует, а потраченное на его поиски время уже никогда к вам не вернётся.

5. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

В недавнем исследовании под названием Using Automation Software To Increase Business Productivity & Competitiveness учёные выяснили, что чем чаще в вашей деятельности встречаются повторяющиеся однообразные задачи, тем более значительный выигрыш времени вы можете получить благодаря их автоматизации. Так, для группы участников, работа которых на 70% состояла из повторяющихся процессов, за два месяца удалось свести затраты времени на рутину всего к 10% благодаря автоматизации этих процессов.

Очень часто люди предпочитают делать всё вручную, потому что это представляется им наиболее простым и не требующим усилий делом. Однако с течением времени эти простые мелкие задачи складываются в часы, дни и недели вашего времени, которое просто исчезает неизвестно куда.

Поэтому каждый день, перед тем как сделать очередное привычное дело, такое как проверка и сортировка почты, обработка фотографий, написание отчётов и так далее, остановитесь на секунду и спросите себя: а нет ли какого-либо способа сделать это по-другому? Например, для сортировки почты можно настроить фильтры, для загрузки фотографий есть Dropbox или Google+, для автоматизации веб-приложений существует IFTTT.

Потратьте один раз время для автоматизации процессов, и в будущем вы сможете его использовать для решения действительно важных и творческих задач.

6. Время для безделия

В паровозной философии, с которой началась эта статья, безделие считается страшным грехом, который грозит не только остановкой состава, но и сходом его с рельсов. На самом деле это не так. Когда мы постоянно сосредоточены на своих делах, постоянно стремимся больше сделать и всё успеть, то нет времени подумать над выбором пути и остановиться на дозаправку. И такой подход гораздо опаснее.

Каждому человеку необходима возможность взять паузу. Отвлечение от трудовых будней, ничегонеделание и дураковаляние только кажутся бессмысленным прожиганием времени. В действительности это хороший способ не только отдохнуть, но и взглянуть на свою жизнь со стороны, переосмыслить задачи и способы их достижения. Иногда самые важные решения приходят не тогда, когда вы активно их ищете, а когда вы вроде бы про всё забыли и занялись совершенно другими вещами.

Так что не забывайте иногда делать остановки, выходить из паровоза своей продуктивности и прогуляться по окрестностям. Возможно, именно там вы найдёте самый короткий путь к достижению цели.