Тайм-менеджмент простыми словами. Приоритет задач

Фарид Каримов

Поговорим о приоритете задач. У многих с ним серьёзные проблемы.

Приоритет задач

Aleksandrs Bondars/Shutterstock.com

Все мы видели людей, которые даже минуты не могут усидеть на месте без дела. Они работают с утра до ночи всю свою жизнь. Они и на пенсию-то не выходят.

Но вот парадокс — жизнь их не становится лучше!

Невезение?

Не-а… У них другая проблема — приоритеты. А точнее, их отсутствие.

О приоритетах мы и поговорим сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Уверен, вам уже замылил глаза этот квадрат, который перепечатывают из книги в книгу:

Матрица Эйзенхауэра

Популярная табличка. И неспроста.

Как известно, успех живёт во втором квадранте. Нужно регулярно инвестировать время в дела несрочные, но важные.

Что это за дела?

Например, чтение книг. Никто не заставляет вас читать. Это не срочно. Но только читающий человек может добиться успеха «при долгой игре».

Другой пример — занятия спортом. Вышли на пробежку? Это прибавит вам всего 0,1% здоровья. И эффект можно будет увидеть только спустя годы. Но годы всё равно пройдут. Вы встанете рядом с «диванным шварцем», и изменения будут ой как заметны.

Толстый Гомер

К чему я всё это?

У неудачников (а они любят пенять на невезение) вообще нет понятия «важность». Они живут в домике с вывеской «Срочность».

Дело срочное? Значит, важное! Не горит? Значит, ещё подождёт.

Дела самого ценного квадранта — второго — не выполняются.

У них никогда нет времени на книги. Зато они будут первыми на распродаже утюгов.

А как правильно?

Важные дела делайте вначале.

Это же здравый смысл, чёрт подери!

Вы проснулись утром, протёрли глаза и сразу начинаете думать в сторону важных дел. Выполняете сначала их и только потом — всё остальное.

Как определить приоритет дела?

Мне нравится в этом плане система Agile Results. Простая, как валенок. Она тянет нить от ваших целей на год к целям на неделю и затем — на день. И связывает их все вместе.

Делая что-то в течение дня, вы понимаете, что это чуть-чуть, но приближает вас к целям на год. Это ещё и мотивирует здорово!

Подробно об этой системе я писал в статье «О том, как доярка Дуня шла к успеху».

Как всё это реализовать на практике?

Покажу, как это сделано у меня.

У моих задач есть всего три приоритета: очень важные (!), важные(*) и неважные:

Мои приоритеты

А ещё у меня есть такая категория, как «быстрые дела» — дела, выполняющиеся меньше чем за 15 минут. Я их маркирую другой звёздочкой:

Быстрые дела

А в итоге имеем вот что:

Вкладка "Важные"

Это моя вкладка с важными делами. Задачи там отсортированы так:

  • очень важные и быстрые;
  • очень важные;
  • важные и быстрые;
  • важные.

И я просто выполняю задачи сверху вниз. Ну что может быть проще?

Стараюсь большую часть времени проводить в этой вкладке.

Как видите, я не сторонник сложной системы приоритетов (от 1 до 100, например). Уверен, для 99% людей с головой хватит двух-трёх степеней важности задачи.

Кстати, аналогично вы всё можете организовать и в бумажном органайзере, хотя я его вам и не рекомендую.

Резюме

Недостаточно просто выписать все свои дела. Недостаточно распланировать их, разбить на мелкие подзадачи. Недостаточно внести их в жёсткую систему и расставить напоминалки.

Обязательно вплетите в вашу систему тайм-менеджмента ПРИОРИТЕТЫ! Только они отличают вечно занятого неудачника от человека, который добивается своих целей.

Пишите в комментариях!

Делаете ли вы важные дела сначала?

Кристина Рогожкина
2014-09-15 08:01:38
Спасибо за статью! Согласна с тем, что чтение, спорт улучшают жизнь) именно поэтому читаю каждое утро книги по работе и по мотивации, а так же не пользуюсь лифтом пока) Результат - я встаю в 6 утра довольная, у меня появилась любовь к работе, и есть радость жизни!!!!
Maria Ovchinnikova
2014-09-15 09:17:46
"У них никогда нет времени на книги. Зато они будут первыми на распродаже утюгов" Класс!
Yulia Kiselevich
2014-09-15 09:50:20
Фарид, спасибо за статью! Подскажете, есть такой app, как у Вас? Или это личная разработка? Хочу такой же!
oblin daete
2014-09-15 12:35:05
В дополнение. Ознакомился как-то с системой РУТИНА. Так там автор очень верно подметил, что некоторые дела с течением времени могут стать очень важными и срочными, даже если были не важные и не срочные. Например, не заплатил за инет, и это дело становится очень важным и срочным, кипит прям... :) Получается, есть зависимость между важностью и срочностью. И что с этим делать? Фарид?
Павел Подгайский
2014-09-15 13:35:51
MLO?
oblin daete
2014-09-15 13:49:11
Бесспорно! )
Фарид Каримов
2014-09-16 09:23:55
Да, на перестроение уйдет несколько месяцев. Если ты вдруг проснулся и решил "жить во втором квадранте" - у тебя попросту ничего не выйдет. Но надо к этому стремится и постепенно срочных задач будет все меньше и меньше. У меня все такие дела типа "заплатить за инет" давно внесены в систему-планировщик. За многие месяцы эта система перестала давать какие-то сбои, я совсем теперь не обращаю дела на рутину.
Фарид Каримов
2014-09-16 09:25:22
Да, у меня MLO. Отличная программа от разработчиков с Украины. Всем рекомендую. Есть и минусы: нет программы под MacOS и немного неудобно будет работать тем, у кого много жестких задач (например, куча встреч каждый день).
Фарид Каримов
2014-09-16 09:26:50
Вы - молодец, Кристина. Так держать!))
oblin daete
2014-09-16 10:40:28
Хм.. интересно. "жить во втором квадранте", надо попробовать что ли. :) Задача "заплатить за инет", конечно, слишком простой пример. Поставил напоминание раз в месяц и не думаешь. А может ведь быть какая-то большая и важная задача, которую оттягиваешь, оттягиваешь... У меня такой вариант - можно менять приоритеты по ходу дела. Все равно же регулярно делаешь обзор списка дел.
Фарид Каримов
2014-09-16 10:58:11
Большие задачи я бью на маленькие... Почти ничего сейчас не оттягиваю. Хотя такое бывает иногда с какой-нибудь статьей, допустим. В 90% случаев я в итоге вообще удаляю такую статью. Оттягивание на благо получается)) Вот давно стояла задача "написать статью про автоматизацию рутины". В итоге вчера ее удалил. Просто понял, что материала слишком мало у меня пока. Не готов писать.
Александр Диденко
2014-09-21 00:39:19
А какое вы приложение используете в своих примерах? Симпатичная программа. Поделитесь опытом если можно. Я пользуюсь оутлуком 4 года.Надоело ужас.
Фарид Каримов
Фарид Каримов
2014-09-21 09:59:05
MLO на ноутбуке и смартфоне. Синхронизация через облако MLO Cloud Программы платные.
OBoIIIb KEeN
2015-07-04 14:54:10
Как у Вас получается выставить приоритет (Важные, очень важные и по 15 мин)? Как получается выставить значки перед задачами (восклик, звезда)? Как потом настраиваете фильтр для правильно отображения? У меня ни как не получается. Буду признателен за помощь.