Шпаргалка: как писать имейлы занятому человеку

Тобиас ван Шнайдер, главный дизайнер Spotify, рассказал в своём блоге о том, как нужно писать имейлы занятому человеку. Шнайдер получает более 200 писем каждый день и может сказать, что в них раздражает больше всего. Отличная шпаргалка для тех, кто часто пишет занятым людям!

Mangsaab/Shutterstock

Mangsaab/Shutterstock

Советы Тобиаса ван Шнайдера пригодятся всем, кто хочет достучаться до занятых людей, и мы делимся ими с вами.

Тобиас ван Шнайдер
Главный дизайнер Spotify, имеет несколько дизайнерских наград от Adobe, разрабатывает мобильные приложения.

Несмотря на то, что я не считаю себя слишком занятой личностью, в день мне приходит от 200 имейлов. Как бы я ни хотел ответить всем, мне просто не хватает времени, и это не только моя вина. Часто мне пишут люди, которые не знают, как нужно писать имейлы. Таких людей очень просто наказать: я всего-навсего не отвечаю на их почту. Если они не ценят моё время, то я не буду ценить их.

Я хочу дать несколько советов тем, кто часто пишет занятым людям и при этом надеется получить ответ.

Презентация для лифта

В бизнесе есть термин «презентация для лифта». Представьте, что вы предприниматель, пытающийся получить инвестиции для своего дела. Вы внезапно встречаете в лифте главного инвестора. Ваша задача — быстро продать инвестору идею, рассказав всё самое главное. Но у вас есть ограничение по времени — как только лифт остановится, инвестор уйдёт.

Применяйте такую же концепцию в почте. Напишите в письме всё самое главное. Без воды, лишних эпитетов и ненужных фраз. Хотите продать себя? Не пишите историю своей жизни, а лучше прикрепите ссылку на краткую биографию.

Обозначьте цель

В первых предложениях вашего письма должна быть указана цель. Не заставляйте собеседника искать между строк то, чего вы от него хотите. Будьте вежливы и тактичны, но постарайтесь как можно быстрее перейти к цели своего письма.

Не стоит считать себя центром планеты

Есть несколько вещей, которых вы хотите добиться, отправив письмо занятому человеку. Либо вы хотите установить с ним связь, либо хотите от него что-то получить. Несмотря на то, что я рекомендовал в прошлом пункте, надо знать меру.

Если вам что-то нужно, скажите что, а затем почему это будет выгодно мне. Занятые люди иногда готовы помочь безвозмездно, но если вы можете дать что-то взамен, то ваши шансы увеличатся.

Отформатируйте письмо

Не посылайте стену текста. Используйте пробелы между абзацами. Отправляя ужасное и перегруженное письмо, вы создаёте проблему мне, а как следствие, и себе.

Используйте цифры

Отвечать на структурированные письма мне гораздо удобнее. Если я вижу письмо, где основные идеи разделены на пункты, мне проще ответить на каждый пункт по отдельности. Чем проще мне ответить на письмо, тем больше шансов, что я всё-таки на него отвечу.

Отправляйте снова

Я тоже использую этот трюк. Если вы не получили ответа на письмо, копируйте его и отправляйте снова. Не добавляйте туда дополнительный текст, не спрашивайте меня, получил ли я предыдущее письмо. Просто отсылайте то же самое.

Не отправляйте NDA

Пожалуйста, не отправляйте пресс-релизы своих самых лучших, фантастических и инновационных продуктов, вдобавок прося меня подписать NDA (соглашение о неразглашении). Помните, что занятые люди не сидят без дела в ожидании нового письма от неизвестной компании с просьбой подписать NDA. Если у вас действительно важный проект, найдите другой способ его описать.

Стоит ли задавать вопросы

Да, но если вы знаете, что у человека много дел, то можете воспользоваться небольшой хитростью.

Разделите свои вопросы на несколько частей и отправьте первую. После получения ответа отправьте следующую часть и так далее.

Я понимаю, что вам хочется получить ответы на все вопросы, но, разделяя вопросы на части, вы показываете, что цените моё время.

Без жаргона

Если вы пишете жаргонные слова, которые понятны только людям из вашей сферы, потрудитесь подумать о том, смогу ли понять их я.

Будьте смешными

Время, которое вы потратили с удовольствием, не считается потраченным.

Джон Леннон

Для этого пригодится любой инструмент. Не стоит начинать письмо смешным анекдотом, но вставленная в нужное место гифка увеличит ваши шансы на получение ответа.

ezgif.com-resize

Medium.com
Max Korolevsky
2014-12-10 16:46:56
Какая ещё гифка? Вы там что употребляете?
Alexandr Bespoyasko
2014-12-10 17:33:35
В основном со всем согласен. Про гифку конечно - перебор)
Роман Разумовский
2014-12-11 03:54:56
И не забываем про аббревиатуру EOM (end of massage) в теме короткого письма. Например: Отчет отправлен, машина подъедет в 16:45 EOM.
Sergey Kovtun
2014-12-17 13:14:40
Все-таки end of message. А то слишком забавно получается)