Лайфхакер
Лайфхакер
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Подкасты
Сервисы
Колонки
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Подкасты
Сервисы
Колонки
Новости
Здоровье
Спорт и фитнес
Покупки
Технологии
Отношения
Кино
Реклама
Работа и учёба
17 июня 2015

Функции Microsoft Word, которые вам захочется применить в своей работе

Оказывается, люди годами работают в Word, но не знают его базовых возможностей либо не следят за нововведениями. Пора навёрстывать!
Фото автора Пётр Глухов
Пётр Глухов

Функции Microsoft Word, которые вам захочется применить в своей работе

Пара слов о том, зачем я вообще взялся описывать вовсе не уникальные функции Microsoft Word. Статья зрела в моей голове не спеша. Раз за разом мне приходилось описывать одни и те же возможности редактора своим коллегам и близким. Их неприкрытое прозрение удивление от увиденного и побудило меня написать этот материал. Надеюсь, что вы тоже почерпнёте для себя что-то новое.

Все нижеупомянутые советы работают в Word 2013. Настоятельно рекомендую перебраться именно в это поколение программы, если вы почему-то откладывали переход.

1. Начинайте печатать в любом месте

Функция «Кликни и пиши» не нова, однако о ней наслышаны далеко не все. Частенько приходится наблюдать, как человек много раз клацает по кнопке «Ввод», чтобы добраться до конца страницы и там, к примеру, вписать исполнителя письма.

Двойной клик мышью может заменить десяток ударов по клавише.

Наведите курсор на предполагаемое место печати и сделайте пару быстрых нажатий мышкой. Word сам расставит новые строки, табуляцию и засечки для того места, которые вы ему указали. Это хорошо видно при просмотре скрытых знаков форматирования.

Как в Microsoft Word начать печать с любого места

2. Переводите сходу

Спросите ближнего своего о том, какой переводчик он предпочитает, и вы, скорее всего, услышите о Google, «Яндекс», PROMT, но вряд ли о Bing. Почему-то фирменный переводчик Microsoft не пользуется в наших краях большой популярностью. И зря, ведь качества его работы вполне достаточно для повседневных нужд. Разумеется, в пакете Office предусмотрен быстрый перевод текста при помощи Bing. Рекомендую его попробовать.

Вполне возможно, вы перестанете метаться между браузером и Word, бесконечно копируя и вставляя предложения туда-обратно.

К вашему выбору несколько десятков языков и три способа перевода. Найти их можно на вкладке «Рецензирование».

Как быстро перевести текст в Microsoft Word

3. Используйте кернинг

Дизайнеры хорошо знают, что такое кернинг, и часто им оперируют при вёрстке текстов. Говоря простым языком, кернинг отвечает за интервал (расстояние) между буквами в зависимости от их формы. Изменение этого параметра может сжать или расширить одно и то же слово, предложение или абзац в сравнении со стандартным состоянием. Мне доводилось видеть, как люди начинали удалять часть текста или, наоборот, «лить воду» только для того, чтобы уместить его в определённые рамки. Кернинг решает подобные проблемы более изысканно. Конечно, грубая игра с ним сильно режет глаз, но незначительные манипуляции могут быть уместны.

Изменение кернинга будет кстати и при использовании шрифтов большого размера, например при подготовке титульных страниц книг, статей, докладов.

Нажмите комбинацию Ctrl + D, чтобы вызвать диалоговое окно «Шрифт», перейдите на вторую закладку «Дополнительно». Здесь вы и сможете побаловаться с кернингом. И ещё немного в тему. Просто мимолётом хочу познакомить вас с интересной браузерной игрой KernType, в которой вам необходимо угадать наилучший для чтения кернинг. Enjoy!

Для чего полезно изменить кернинг в Microsoft Word

4. Применяйте скрытый текст

Может ли пустой документ Word весить десятки и сотни мегабайт? Да! И у многих при этом происходит помутнение разума. Люди не видят перед глазами ни одного слова, но не могут понять, почему же файл настолько велик? Злые вирусы или вредные хакеры? Нет. Всё дело в скрытой информации. Это могут быть графики, картинки и текст.

Как и непечатаемые символы, скрытые данные не отображаются на экране и не выводятся на печать, но они всё равно являются частью документа.

С помощью скрытого текста вы можете:

  • Временно прятать конфиденциальную информацию.
  • Оставлять комментарии или давать ответы на вопросы, которые не должны перемешиваться с основным текстом.
  • Распечатывать несколько вариантов одного и того же документа, попеременно скрывая разные его части. При этом вам не придётся связываться с несколькими копиями файла!

Выделите часть или весь текст, нажмите Ctrl + D и проставьте галочку напротив опции «Скрытый». Фрагмент исчезнет и станет доступен для просмотра только в режиме отображения непечатаемых символов. Для наглядности скрытые данные подчёркиваются линией из чёрных точек.

Зачем нужен скрытый текст Microsoft Word

5. Пользуйтесь функцией «Инспектор документов» перед сохранением

Старый Word не может открыть файл или отображает его некорректно? Знакомо всем и каждому! Такого рода неприятности вокруг меня случаются с пугающей регулярностью, ведь множество организаций и людей всё ещё работают в Office 2003. Поэтому перед отправкой и/или сохранением документа стоит проверять его на совместимость с предыдущими версиями Word. За это отвечает «Инспектор документов».

Также он умеет запускать проверку читаемости текста для людей с ограниченными возможностями и, что немаловажно, находить скрытые свойства и данные в документе.

Например, функция определяет наличие макросов, внедрённых документов, невидимого содержимого и прочих потенциально проблемных элементов файла.

Для чего нужен инспектор документов Microsoft Word

6. Редактируйте PDF

Обилие вариантов не всегда идёт на пользу. Работа с PDF — яркий тому пример. Порой люди теряются уже при выборе инструмента, которым они хотят обработать файл PDF. Здесь и классический Adobe Reader, и альтернативный Foxit Reader, и любой более-менее современный браузер, и ещё множество онлайн-сервисов. Однако один из самых удачных способов лежит на поверхности — это герой нашей статьи.

Word 2013 не только открывает, но и даёт возможность отредактировать содержимое PDF-документа.

Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, максимально точно сохраняя форматирование оригинала. Необходимо заметить, что получается у него очень и очень достойно. Также вы можете добавлять PDF-файлы в документ Word как встраиваемый объект. В таком случае будет отображаться лишь первая страница PDF или значок-ссылка файла.

Microsoft Word 2013 умеет редактировать PDF-файлы

7. Вставляйте видео

Не секрет, что долгий просмотр сухого текста быстро снижает внимание и приводит к потере интереса у читающего. Поэтому почти все студенты, докладчики и офисные трудяги разбавляют строки диаграммами, таблицами, графиками и прочими визуальными ухищрениями. Однако лишь единицы берут на вооружение куда более мощный инструмент — видео.

Word умеет вставлять в документ видео из поиска Bing, добавлять ролики YouTube и внедрять коды с различных веб-сайтов.

И не стоит переживать о конечном размере файла. Документ не сохраняет само видео, а лишь оформляет его ссылку в наглядную форму. Разумеется, для просмотра требуется интернет-соединение.

В Microsoft Word можно вставлять онлайн-видео

8. Работайте над документом вместе и комментируйте правки

Помните слова классика: «Чего один не сделает — сделаем вместе»? Они актуальны и по сей день. Только не все понимают, как правильно выстроить совместный труд. К сожалению, всё ещё доводится видеть, как человек выделяет кусок текста каким-либо цветом, за ним в скобках дописывает свою редакцию или возражения и пересылает документ обратно. В такие моменты у меня начинается нервное подёргивание века. Последняя редакция Word позволяет комфортно комментировать и вносить правки в общедоступный файл. Этим нужно пользоваться!

Word 2013 даёт возможность отвечать на чужие комментарии, что делает редактор отличным инструментом для обсуждения при групповой работе.

Затратьте несколько минут на изучение вкладки «Рецензирование», поделитесь новыми навыками с коллегами, и вы сполна прочувствуете всю лёгкость работы сообща.

Совместная работа и комментирование в Word 2013

9. Упростите работу с таблицами

Дайте-ка угадаю, вы всё ещё вставляете строки и столбцы таблицы кликом правой клавишей мыши и переходом к соответствующему пункту меню? Всё куда проще!

Наведите курсор чуть выше/ниже (левее/правее) того места, где вы планируете добавить строку или столбец. Word незамедлительно предложит увеличить таблицу.

К слову, последняя версия редактора обзавелась несколькими новыми функциями оформления таблиц. Обновите свои знания.

Как быстро добавлять строки и столбцы таблицы в Word

10. Объединяйте части документа в блоки

Что греха таить, есть такие работники, которые готовы листать 100+ страниц документа только ради того, чтобы убить время. Если же вы хотите быстро ориентироваться в объёмных файлах, вам необходимо освоить несколько клавиатурных сочетаний для молниеносной навигации или правильно структурировать свои труды.

Использование заголовков разного уровня позволяет сворачивать элементы документа, над которыми вы сейчас не работаете.

Поставьте курсор рядом с заголовком, и программа предложит вам свернуть содержимое блока. Таким образом, даже самые громадные труды могут уместиться всего на паре страниц.

Заголовки помогают сворачивать и разворачивать текст Word

Не нашли для себя ничего интересного? На всякий случай прочитайте статью Лайфхакера о 20 секретах Word, которые помогут упростить вам работу. Или дайте свои советы в комментариях.

Обложка: mystel/Shutterstock.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Лучшие предложения

Пусковое устройство от GEARCON

Забираем за полцены пусковое устройство с кучей полезных функций

аккумуляторные батарейки

Экономим на пальчиковых батарейках с аккумуляторным вариантом от imuto

10 naborov ruchnyh instrumentov, kotorye dolzhny byt' u kazhdogo

10 наборов ручных инструментов, которые должны быть у каждого

Дрель-шуруповёрт от Kolner

Надо брать: надёжная дрель-шуруповёрт от Kolner со скидкой 70%

Какую зимнюю обувь стоит купить у Nike, adidas и других популярных брендов

10 пар тёплой обуви от популярных брендов с приятными ценами

Надо брать: микроволновка от Tuvio со скидкой 58% и тысячами довольных отзывов

Надо брать: микроволновка от Tuvio со скидкой 58% и тысячами довольных отзывов

9 очень разных, но одинаково удобных пар джинсов с высокой посадкой

9 очень разных, но одинаково удобных пар джинсов с высокой посадкой

Смартфон POCO M8 Pro

Свежий смартфон POCO M8 Pro отдают со скидкой 56% на AliExpress

Это интересно
Правда ли, что диабет молодеет? Разбираемся с эндокринологом

Правда ли, что диабет молодеет? Разбираемся с эндокринологом

Где в России покататься на коньках

Самый большой или самый длинный? 7 главных катков России

Добро пожаловать в научную фантастику! Как технологии меняют современные компании и жизнь их клиентов

Добро пожаловать в научную фантастику! Как технологии меняют современные компании и жизнь их клиентов

Что такое «Редуксин Форте» и как он работает

Что такое «Редуксин Форте» и как он работает

Комментарии
Николай Николаев
17.06.15 12:47
спасибо, довольно познавательно !
Сергей Дубовой
17.06.15 14:16
Спасибо! Хорошая статья! Делюсь!
id68685716
17.06.15 15:54
Спасибо!
id68685716
17.06.15 15:55
Спасибо! Некоторые функции оказались такими нужными!
Дмитрий Браверман
17.06.15 17:12
все это круто, но на хер не нужно. 2003 Ворд рулит
Andrey Kozachuk
17.06.15 17:29
Может кому-то пригодится... Shift+F3 - перевод в верхний региср и обратно выделенного слова, предложения и т.д. Это конечно не новое, но это FOREVER :)
u2k_roman
17.06.15 18:42
мда.. а есть прочитать инструкцию, то вообще будет бомба.... для большинства вообще мега-новость о существовании F1 :)
Slava Gerchikov
17.06.15 21:09
Документ не сохраняет само видео, а лишь оформляет его ссылку в наглядную форму. падсталом. А локальное видео он тоже сохраняет как ссылку?
serik64
02.07.15 10:42
Может еще обсудим зависимость размера файла от битрейта видео и т.д. Ведь ясно же, что речь идет от ссылках из интернета, а не о локальном видео.
Максим Рябец
13.10.15 19:34
Ничего нового...
Dmitriy Yermolin
24.12.15 02:50
Кернинг и междустрочный интервал из диалогового окна 8 Почти в любой программе Adobe это можно сделать стрелками курсора с прижатым альтом. Элементарные функции спрятаны в ж.. жесткие колючие дебри. Путаница в стилях оформления абзацев, абсолютное отсутствие наглядности при попытки определения текущего стиля, какие-то встроенные стили которые невозможно вырубить топором, громоздкие диалоговые окна для определения стилей, все это увязано с темами (дизайнми) которые настраиваются где-то отдельно. Какая-то невероятно ненаглядная разметка документа, делающая практически невозможным планирование элементарного макета. В общем, программа для мазохистов или для тех кому не надо работать с текстами больше 5000 знаков ну или для тех кому верстка абс не критична: как набралось так набралось ))
Сергей Литаврин
13.01.16 13:49
ворд для верстки? paint для предпечатной подготовки макетов не используете случайно?
Натали Ладейщикова
06.06.16 12:44
Добрый день я ищу специалистов которые работают в программе Word для верстки документов. Если Вам будет интересно напишите на почту alexfreel-2016@mail.ru
Жаныбек Осмонов
13.01.16 01:38
Классс!!!!!!!!!!!!!
Nik McCoy
13.04.16 21:31
ну держите себя в руках))) на счет pdf вы явно погорячились))) не самое удобное приложение. в остальном оч познавательно
Oleg Ivanov
16.05.16 11:25
Расскажите про поля в word, TOC и другие, это много интересней для оформления литературы и ссылок на неё по тексту, а также для нумерации рисунков, таблиц и заголовков.
Alexey Moscow
31.05.16 19:19
Открыть PDF в Word так и не смог. Он предлагает выбрать кодировку, и после этого открывает не PDF документ, а какую-то абракадабру.
Натали Ладейщикова
06.06.16 12:44
Добрый день я ищу специалистов которые работают в программе Word для верстки документов. Если Вам будет интересно напишите на почту alexfreel-2016@mail.ru
Марина Реутова
12.06.16 23:06
Супер информация! Особенно про PDF, если он не с A кодировкой, то и в родном приложении отредактируется, скопируется, и нужный кусок в блокнот вставится. А если A кодировка, то word откроет РИСУНОК! Ну, и что я буду с ним делать? Перевод не с ходу, на сервер в не зашифрованном виде отправляется инфа, потом ответ открывается браузером))). Короче, меня на информатике большему научили. А эта инфа полезна только любителям старых вордов и тем, у кого IQ ниже 70, ну, или ленивым. Кстати, пора уже писать про 2016 офис.
Алексей Пономарь
12.06.16 23:24
Ну не было тогда 2016 офиса.
Alex God-given
17.01.17 08:52
не, 2010 самый лучший!:)
Дмитрий Евстигнеев
03.08.19 01:00
Если профессионально использовать Word, то ручная работа с кеглем - это зло. Нужно учить людей использовать стили, автонумерацию рисунков и таблиц, создавать ссылки на автонумерованные рисунки. Также зло делать абзацы пробелами - это потом замучаешься убировать.Всегда отучал людей пользоваться Word, как печатной машинкой.
Миша Простов
07.11.19 11:08
Как ниписать цифру 7 на вверху
Что вы могли пропустить
«Резервация» — новая российская антиутопия в стилистике 90-х
«Резервация» — новая российская антиутопия в стилистике 90-х
0
30 января
Кино
Ликбез
Пол Мескал, Барри Кеоган и другие на первых кадрах из фильма The Beatles
Пол Мескал, Барри Кеоган и другие на первых кадрах из фильма The Beatles
0
30 января
Кино
Новости
Из замёрзших прудов в городские хабы: как изменились катки за 200 лет
Из замёрзших прудов в городские хабы: как изменились катки за 200 лет
0
30 января
Отдых
Отдых
Забираем за полцены пусковое устройство с кучей полезных функций
Забираем за полцены пусковое устройство с кучей полезных функций
0
30 января
Покупки
Покупки
Ник Фрост написал 7 000 раз слово «Хагрид», чтобы получить роль в сериале «Гарри Поттер»
Ник Фрост написал 7 000 раз слово «Хагрид», чтобы получить роль в сериале «Гарри Поттер»
0
30 января
Кино
Новости
Как организовать пространство, если ты неряха: личный опыт
Как организовать пространство, если ты неряха: личный опыт
0
30 января
Советы
Советы
Microsoft показала верхнюю панель инструментов для Windows 11 — как в macOS, только гибче
Microsoft показала верхнюю панель инструментов для Windows 11 — как в macOS, только гибче
0
30 января
Windows
Новости
От дворовых тренировок до цифровых платформ: 5 историй о том, как меняется любительский спорт в России
От дворовых тренировок до цифровых платформ: 5 историй о том, как меняется любительский спорт в России
0
30 января
Спорт и фитнес
Спорт и фитнес
Фонд «Антон тут рядом» запускает благотворительные валентинки на 14 февраля
Фонд «Антон тут рядом» запускает благотворительные валентинки на 14 февраля
0
30 января
Новости
Новости
Экономим на пальчиковых батарейках с аккумуляторным вариантом от imuto
Экономим на пальчиковых батарейках с аккумуляторным вариантом от imuto
0
30 января
Покупки
Покупки
Названы самые популярные фильмы и сериалы у российских пиратов в январе
Названы самые популярные фильмы и сериалы у российских пиратов в январе
0
30 января
Кино
Новости
Лучшие смартфоны января
Лучшие смартфоны января
0
30 января
Устройства
Устройства
5 научных фактов о лжи, в которые трудно поверить
5 научных фактов о лжи, в которые трудно поверить
0
30 января
Образование
Образование
Пользователи Reddit назвали 9 фильмов, которые превратились из любимых в ненавистных
Пользователи Reddit назвали 9 фильмов, которые превратились из любимых в ненавистных
0
30 января
Кино
Новости
«Бриджертоны» уже не те? Каким получился четвёртый сезон одного из главных хитов Netflix
«Бриджертоны» уже не те? Каким получился четвёртый сезон одного из главных хитов Netflix
30 января
«Горящая изба»
Кино

Новые комментарии

Аватар автора комментария
Настя Ермолаева1 час назад

0 / 0

Закаливание это очень полезно, ещё бабушка так говорила. Но в нынешних реалиях на него не всегда хватает времени, разве что контрастный душ по утрам. Когда начинается сезон простуд, я стараюсь промывать нос пару раз в день и орошать горло Лизобакт Комплит. Этого обычно достаточно, чтобы не заболеть.
Как не заболеть ОРВИ
Аватар автора комментария
Настя Ермолаева1 час назад

0 / 0

Полезная статья, многое стало понятнее. Пока мне здорово помогает полоскание содой и еще использую спрей для горла для заморозки боли Лизобакт Комплит. Это дает передышку, можно спокойно выпить тёплого чая или даже поесть, что тоже важно для выздоровления.
Почему бывает больно глотать и что с этим делать
Аватар автора комментария
Алия Беляева1 час назад

0 / 0

Спасибо за статью, теперь хоть понятно, как всё устроено. А я боль в горле просто ненавижу, когда начинает болеть, готова на стену лезть, лишь бы поскорее прошло. Приноровилась в таких случаях пшикать Лизобакт Комплит. Минут через пять уже могу нормально говорить.
Что такое фарингит и как его лечить
Аватар автора комментария
Максим Прохоров2 часа назад

+1 / 0

купил наушники по вашей ссылке спасибо
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары января
Добро пожаловать в научную фантастику! Как технологии меняют современные компании и жизнь их клиентов

Добро пожаловать в научную фантастику! Как технологии меняют современные компании и жизнь их клиентов

Лайфхакер
Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансииДля начинающих авторовО компании
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberYouTubeИнициалRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данныхПравила применения рекомендательных технологийПравила сообществаСогласие на обработку персональных данныхСогласие для рекламных рассылокСогласие для информационной программы
18+Копирование материалов запрещено.
Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях