Ошибки нас могут поджидать на каждом из этапов и организация - не исключение. На данном этапе можно совершить две главные ошибки: можно создать слишком сложную систему хранения или можно устроить хаос. Традиционно документы и материалы организуются по папкам/скоросшивателям и хранятся на соответствующих стеллажах. Применяя ту же концепцию в электронном мире, создатели ОС ввели в обращение папки или директории. Это - чудесный способ организации... в простом случае.
Но в случае с организацией системы хранения в GTD любой из кусочков информации может относиться как к проекту, так и к контексту, к тому же его несомненное вхождение в один из списков вроде списка следующих действий или списка "Когда-нибудь может быть".
В общем случае перед человеком встает проблема, как разместить элемент в нескольких папках одновременно. Я нахожу, что вне зависимости от способа хранения (файловая система, почтовая система или любая другая система хранения, такая как wiki) самым удобным и легким способом обеспечить попадание информации во все нужные информационные потоки - это ярлыки (теги).
Как вы уже догадываетесь, я намекаю вам, что главной, на мой взгляд, ошибкой на этапе организации является дублирование информации. Кроме того, я рекомендовал бы вам устраивать физическое хранение по спискам, а поддержку контекстов и проектов организовать тегами. Хотя и другой способ организации, если вы его будете строго придерживаться, будет работать. Вывод: Вы должны построить простую систему хранения, обеспечивающую легкий доступ к информации по любому критерию.
В следующей заметке мы перейдем к следующему этапу.