Групповые чаты становятся и за рубежом, и в России все более распространенным средством коммуникации. Они позволяют обсуждать планы и стратегии без необходимости слетаться всем сотрудникам в один город, экономят деньги на телефонных разговорах. Вместе с тем, групповые чаты имеют и свои подводные камни, не избежав которых вы лишитесь многих преимуществ этого средства коммуникации. На что надо обратить внимание?
Определите повестку и цель. Необходимо прежде всего четко определить повестку чата и цели. Важно отправлять электронное письмо всем участникам группы до начала беседы и изложить в нём вопросы для обсуждения. Это, кстати, позволяет участникам лучше подготовиться. Компания Six Apart, когда проводит Pronet Conference Call, часто заранее сообщает круг тем. Придерживайтесь этого правила и вы.
Избегайте болтовни. Групповые чаты имеют тенденцию, также как и в реальных встречах, начинаться с разговора о ни о чём. Это человеческая натура. Однако если у вас есть модератор, он может открыть беседу приветствием (в случае необходимости) и начать обсуждение с первого пункта повестки.
Попросите участников придерживаться повестки. Модератору стоит попросить участников придерживаться пунктов, предусмотренных повесткой чата. Нет ничего плохого в шутках, но важно, чтобы обсуждение не свалилось в оффтопик.
Отмечайте, с кем вы говорите. Поскольку в групповом чате говорят одновременно, отвечая на предыдущие комментарии, не всегда ясно, кто к кому обращается. Поэтому стоит отмечать человека, к которому обращаетесь (например, @Сергей), или тему, на которую отвечаете ("re:выручка" или "ответ на:...").
Установите ограничение по времени. У людей могут быть и другие дела помимо чата. Так что установите лимит (1 час, 90 минут и т.п.) и старайтесь его придерживаться. Когда время будет подходить к концу целесообразно об этом сообщить (осталось 15 минут!) и попросить участников завершить повестку. Когда время истечет, беседу надо завершить и в случае необходимости назначить другое время, которое устроит всех.
Ну а по завершению чата стоит составить список дальнейших шагов, определить ответственных за их совершение, установить сроки выполнения и т.п.
