Ярлыки в Gmail — это пользовательские метки, с помощью которых вы можете распределять письма по различным категориям. При этом ярлыков у письма, в отличие от папок, может быть несколько, то есть письмо может одновременно находиться в нескольких категориях.
Одна из причин постепенного переполнения папки входящих писем заключается в том, что многие пользователи используют её для хранения всей корреспонденции, которая сваливается к ним в почтовый ящик. При этом разбор почты начинается с самых новых писем, так что те сообщения, которые лежат на дне вашего ящика, могут так никогда и не попасть вам на глаза.
Система ярлыков, которую я использую, позволяет производить обработку писем не по времени их поступления, а по важности. Вы сможете легко рассортировать все письма по категориям предполагаемых действий и уделять своё время действительно важным вещам, а не рекламному мусору. Для этого вам понадобится создать всего пять новых меток.
- «!Срочно!». В эту категорию попадают письма, которые требуют срочного действия. Этот ярлык требует внимания в первую очередь, так как отмеченные им письма должны быть обработаны незамедлительно.
- «Запланировано». Отмечайте этим ярлыком те письма, которые требуют от вас действия в обозримом будущем и имеют конкретную дату. Например, напоминание о скорой оплате хостинга или уведомление о будущей встрече.
- «Ответить». Эта категория соберёт все письма, на которые вы хотите ответить, но срок вашего ответа не определён. Очевидно, что обработка этой почты будет выполняться по мере появления свободного времени.
- «Ожидающие». Иногда бывают ситуации, когда какое-либо дело или проект, который вы обсуждали в почтовой переписке, что называется, завис. То есть вы сделали на своей стороне всё, что от вас зависит, а теперь просто ожидаете ответной реакции или следующего распоряжения. Такие письма, которые не требуют от вас в данный момент никакого активного участия, но по-прежнему важны, отмечаем этим ярлыком.
- «Сделано». Это метка для выполненных дел и решённых вопросов. В принципе, можно было бы сразу архивировать такую переписку, но лучше всё же временно складывать в отдельную папочку. Это позволит вам потешить своё самолюбие в конце рабочей недели, а также послужит материалом для анализа вашей продуктивности.
Таким образом, первичный разбор корреспонденции в Gmail сводится к быстрому просмотру заголовков или содержания и распределения всех писем по категориям. Это займёт у вас на порядок меньше времени, чем при последовательной обработке каждого письма, так что совсем скоро ваша папка «Входящие» совсем опустеет.
Как только это произойдёт, вы можете перейти к папке «!Срочно!» и заняться теми письмами, которые действительно являются самыми важными. Когда управились с этой первоочередной категорией, то переходим в категорию запланированных ранее задач и выполняем те, срок которых истекает. Если после этого у вас ещё осталось время, то открываем папку с второстепенными письмами, ожидающими ответа. Этот процесс уже не требует, как правило, больших усилий и особого внимания, поэтому может быть выполнен в конце рабочего дня. Ну а на письма с ярлыком «Сделано» можно полюбоваться раз в неделю при подведении итогов.
Таким образом, с помощью этих простых действий вы сможете всегда уделять достаточно внимания важным вещам и не тратить его на пустую переписку. Ваш почтовый ящик будет всегда пуст, а вы больше никогда не потеряете ни одного письма в хаосе и беспорядке тысяч непросмотренных писем.
А вы используете для сортировки почты какие-либо метки Gmail?
