Работать как корпорация. 6 практик из крупного бизнеса, которые помогут вам быстрее справляться с любыми делами

1. Канбан‑доска для повседневных задач

Канбан — это система управления, которую придумали для производства автомобилей Toyota. Сегодня методологию используют многие компании. Она помогает всегда иметь перед глазами статусы выполнения различных задач и справляться с работой точно в срок. Канбан пригодится в повседневной жизни, просто задачи будут другими — сходить за продуктами, забронировать экскурсию, оплатить коммунальные услуги.

Сделать доску несложно: достаточно большого листа бумаги, ручки и стикеров. Можно взять доску и рисовать на ней цветными мелками. На поле нужно расчертить колонки, которые соответствуют стадиям выполнения задач, например: «Новая», «В процессе», «Заблокирована», «Готова». На каждом стикере можно отмечать цветной кнопкой или магнитом, кто взял задачу, и двигать листочки из колонки в колонку, когда статус меняется.

Другой вариант — установить приложение вроде Trello или MeisterTask. С ними вы сможете ставить задачи себе и членам семьи на смартфоне и отслеживать одним нажатием, что происходит с поручением.

2. «Шесть сигм» для учёбы

Методологию в конце 80‑х разработал инженер Motorola Билл Смит, а в 90‑е её взяла на вооружение корпорация General Electric. Технологический гигант стремился сократить число дефектов на производстве и улучшить показатели операционной деятельности.

Цель практики «Шести сигм» — повысить качество процесса или продукта за счёт выявления и устранения ошибок. Для этого нужно последовательно выполнять одни и те же действия, например: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль.

«Шесть сигм» удобно использовать, чтобы эффективнее учиться. Если вас не устраивает ваш прогресс в каком‑то направлении, определите, что именно у вас не получается, и как можно детальнее опишите ваш текущий уровень. Оцените, чего вам не хватает для достижения высоких результатов, что блокирует на пути к успеху. Подумайте, как улучшить свой уровень, и шаг за шагом начните двигаться к цели. Проверьте, помогают ли изменения, и если нужно, скорректируйте ваш план — снова пройдите все стадии от определения до контроля.

3. Бережливое производство

Концепция бережливого производства тоже пришла от Toyota — её разработали и внедрили в 50‑х. Эксперты недоумевали, как компания, выпускавшая посредственные автомобили, за несколько лет вышла в лидеры рынка и превзошла американских конкурентов по качеству и цене. Всё оказалось просто и сложно одновременно: в Toyota сконцентрировались на устранении всех видов потерь. И это сработало!

Бережливое производство на каждом этапе ставит во главу угла ценность результата для конечного потребителя. При этом участники процесса сосредоточены на непрерывном устранении потерь — отходов, дефектных товаров, времени, потраченного впустую.

Рассмотреть бережливое производство в повседневной жизни можно на примере родителей, которым нужно научить ребёнка готовке. Цели две — получить на выходе что‑то съедобное и не переводить зря продукты. Соответственно, все участники приготовления обеда сначала должны понять, сколько еды им нужно и сколько и каких продуктов на это уйдёт.

Если взять лишнюю картошку, которую в итоге никто не съест, возникнут потери: придётся выбросить сам овощ и воду, в которой он сварен, а также потратить впустую силы на очистку от кожуры и газ на нагревание кастрюли. Если порезать овощи на куски разного размера, часть из них разварится, а часть останется сырой. А если на старте добавить в воду слишком много соли и не проконтролировать это, с высокой долей вероятности вся еда отправится в мусорное ведро.

Если же избегать таких потерь на каждом этапе и сразу исправлять мелкие ошибки, шансы приготовить вкусный обед вырастут. А продукты, силы и другие ресурсы не будут потрачены зря.

4. 5S для организации пространства

Подход для оптимизации рабочего места можно описать пятью словами или фразами на букву «с»: в русском переводе это сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, самодисциплина. Понять эту концепцию просто, если применить её, допустим, к уборке в комнате.

• Начнём с сортировки. Грязные вещи нужно отделить от чистых. Первые отправляются в корзину для белья, вторые — в шкаф. Книги нужно поставить — на полки стеллажа, прочитанные журналы — убрать на антресоли или отправить на переработку.
• Соблюдение порядка — поддержание такого расположения вещей в течение недели. Если у каждой вещи есть своё место, то это будет несложно.
• Содержание в чистоте начинается с порога. Если не забегать в комнату «на минуточку» в уличной обуви, пол будет чище. Если поставить в углу отдельное ведро для мусора, пустой пакет от чипсов вероятнее окажется там, а не останется на столе.
• Стандартизация — это установление норм и правил для предыдущих трёх пунктов. Возможно, беспорядок в комнате появляется из‑за того, что домашние чётко не знают, где какая вещь должна лежать и когда её нужно туда положить. А может, просто мебель неудобная, поэтому существующие правила стоит пересмотреть. Или нужно наклеить на каждый ящик стикер‑напоминалку о том, что в нём хранится.
• Наконец, самодисциплина — это выполнение каждого из пунктов без ваших напоминаний. Поначалу для ежедневной мини‑уборки можно ставить специальный будильник, а со временем это войдёт в привычку.

5. Мозговой штурм для семейных проблем

В одиночку бывает сложно найти решение какой‑нибудь проблемы, и в результате на поиск ответа уходят часы. Но если позвать друзей и знакомых и разрешить накидывать идеи вместе, можно справиться быстрее и лучше.

Самое главное — на этапе мозгового штурма нельзя критиковать чужие идеи. Участникам будет сложно озвучивать новые версии, если им покажется, что мысли недостаточно хороши. Но и сразу одобрять первый вариант не стоит — тогда штурм закончится слишком быстро.

После того, как вы составили список идей, можно проголосовать за лучшую из них. Так как идей может быть больше, чем участников голосования, предложите всем оценить каждый из вариантов по шкале от 1 до 10, а потом сложить полученные баллы. Это поможет составить объективное представление о каждой идее и выбрать лучшую из них.

6. Бонусы для мотивации

Если человек лично заинтересован в улучшении результата, он будет работать лучше. Именно поэтому многим продавцам предлагают оплату из двух частей: гарантированная ставка и процент от продаж. Чем больше товара реализует такой специалист, тем выше будет его доход.

В повседневной жизни также можно использовать этот подход — например, для карманных денег у подростка. Оговорите небольшую фиксированную сумму денег в месяц, которой точно хватит на проезд, перекусы и канцтовары. А остальные деньги пусть будут вознаграждением, пропорциональным успехам или выполненным домашним делам.

Подобным образом можно организовать и самомотивацию. Например, пообещайте себе суши или кусочек самого лучшего в городе торта за то, что пять раз в неделю отправитесь на пробежку. Или запланируйте купить новые крутые кроссовки, если каждый день в течение месяца будете проходить не менее 10 тысяч шагов.