Как адаптировать офис к новой реальности: 6 советов

1. Составьте список сотрудников, которые готовы выйти в офис

Выводить с удалёнки всех и сразу рискованно. В офисе вы можете обеспечить сотрудникам относительную безопасность — например, рассадить их подальше друг от друга и расставить всюду санитайзеры. Но опасными могут оказаться регулярные поездки на работу в общественном транспорте.

Поговорите с подчинёнными и выясните, кто может продолжить выполнять задачи из дома, а кому срочно надо в офис. В идеале первыми должны вернуться те, кто способен дойти до работы пешком или доехать на своей машине. Сотрудникам, которые вынуждены добираться в офис на общественном транспорте, да ещё и с пересадками, безопаснее продолжить деятельность из дома. Если у вас в коллективе есть те, кому за 65, а также люди, страдающие хроническими заболеваниями или живущие с пожилыми родителями, их тоже пока стоит оставить на удалёнке.

2. Проверьте, исправно ли офисное оборудование

В период самоизоляции починить барахлящий принтер или выяснить, почему ноутбук подозрительно шумит, было некому. Перед тем как открыть офис для сотрудников, поинтересуйтесь, есть ли у кого‑нибудь жалобы на технику, с которой приходится работать.

После долгого простоя устройства, рассчитанные на регулярное использование, могут барахлить, поэтому к выходу с удалёнки стоит убедиться, что всё исправно, а если нет, то присмотреть новые компьютеры или пополнить запас необходимых комплектующих. Здесь есть неочевидный бонус: если подчинённые знают, что руководителю не всё равно, в каких условиях они работают, это способно повысить их мотивацию и придать уверенности в завтрашнем дне.

Купить новый ноутбук

3. Устройте перестановку

Скорее всего, понятие социальной дистанции ещё долго никуда не денется из нашей жизни. Соблюдать её придётся не только на улице или в магазине, но и в офисе. Тесный кабинет, где столы стоят впритык, может стать рассадником инфекции, поэтому нужно организовать рабочие места так, чтобы сотрудники без лишней необходимости не сталкивались друг с другом. Это, кстати, ещё один довод в пользу того, чтобы оставить часть подчинённых на удалёнке: чем меньше людей, тем больше свободного пространства.

Роспотребнадзор рекомендует соблюдать следующие нормы:

• Если площадь помещения меньше 50 м², то одновременно в нём могут находиться не более 5 человек.
• В помещении площадью до 100 м² — 10 человек.
• До 200 м² — не более 25 человек.
• В помещениях, площадь которых свыше 200 м², могут одновременно работать до 50 человек.

Требования есть и к местам, где возможно скопление сотрудников, например кухням и столовым. Здесь нужно нанести разметку, которая помогает соблюдать дистанцию: между людьми должно быть хотя бы 1,5 метра.

4. Следите за здоровьем сотрудников

Договоритесь с подчинёнными, что здоровье превыше трудовых подвигов. Если они плохо себя чувствуют, то могут работать из дома, взять отгул или больничный, никто из‑за этого не будет на них косо смотреть. В конце концов, лучше вовремя перераспределить обязанности одного приболевшего сотрудника, чем столкнуться с ситуацией, когда кашляет уже весь отдел.

Чтобы не подвергать людей напрасному риску, лучше проявить бдительность и ещё на входе в офис отсеивать тех, у кого температура. Вместо бесконтактных термометров удобнее использовать компактный тепловизор. Он может определять температуру не только одного неподвижно стоящего человека, но и работать с движущейся толпой. Точность устройства — ± 0,5 °C, а измерение прибор проводит в режиме реального времени.

Купить тепловизор

5. Запаситесь моющими средствами и санитайзерами

К чистоте в офисе сейчас нужно предъявлять особенно строгие требования. На входе оставьте запас кожных антисептиков и дезинфицирующих салфеток и поручите офис‑менеджеру следить, чтобы каждый сотрудник тщательно обрабатывал руки. Напоминайте подчинённым, что нужно соблюдать правила гигиены и регулярно мыть руки в течение всего рабочего дня и после каждого посещения туалета. Звучит абсурдно, но такова реальность, в которой нам приходится жить.

Влажную уборку с дезинфицирующими средствами в офисе нужно проводить каждый день. Повышенное внимание уделите контактным поверхностям: дверные ручки, выключатели и перила трогают чаще всего, поэтому и обрабатывать их Роспотребнадзор советует каждые 2–4 часа. Не забывайте о проветривании — эту процедуру нужно проводить хотя бы раз в два часа.

6. Обновите текущие программы и установите новые

По понятным причинам общие собрания и совещания сейчас перешли в онлайн‑режим. Если ваша компания будет выходить в офис по отделам, удобный сервис для командной работы поможет проводить встречи дистанционно и оставаться на связи с членами коллектива, которые трудятся из дома. Например, Microsoft Teams позволяет не только организовать веб‑конференцию, но и обмениваться файлами, получать доступ к ним вместе с коллегами в режиме реального времени. Сервис входит в подписку «Microsoft 365 бизнес стандарт», а вместе с ним предоставляются премиум‑версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook, а ещё 1 ТБ для хранения данных в OneDrive и почтовый ящик на 50 ГБ.

Не забудьте про антивирусы: пока часть команды выполняет задачи с домашних компьютеров, стоит усилить оборону, чтобы конфиденциальные данные не попали в руки злоумышленников. Современные антивирусные решения способны защитить не только рабочий ПК, но и мобильные устройства — если сотрудник потеряет выданный ему смартфон, антивирус заблокирует устройство и удалит все ценные сведения.