7 вещей, о которых страшно забыть при планировании поездки

1. Составьте график командировок

Обычно чем раньше куплены билеты на самолёт, тем они дешевле. Похожая ситуация может быть и с билетами на поезда: на некоторых маршрутах — динамическое ценообразование. Это значит, что чем меньше остаётся мест, тем выше их цена. Всё прочее — трансфер, гостиничные номера, коворкинги — лучше тоже выбирать и оплачивать заранее: просто потому, что вариантов будет больше, да и в некоторых случаях можно получить скидку за раннее бронирование.

Даже если в командировки ездит только один человек в компании, должен быть график его деловых путешествий. Тогда появится возможность бронировать и оплачивать всё заранее. Конечно, порой планы могут меняться, но спонтанные командировки приводят к финансовым потерям. Как только начнёте составлять график и придерживаться его, найти деньги на внезапную деловую поездку станет проще.

2. Сверьтесь с тревел‑политикой

В крупных компаниях тревел‑политика — документ на несколько десятков страниц. В нём детально описаны все принципы, которые регламентируют поездки. Например, сколько можно тратить на билеты, какие категории отелей допускаются, сколько суточных выплачивается в разных странах, кто и как возмещает расходы в командировке. А в небольших фирмах тревел‑политика менее формальная, часто на уровне устных договорённостей. Но всё же она обязательна к исполнению.

Специалисту, который занимается организацией командировок, держать все правила и цифры в голове непросто. Особенно если деловых поездок много, а расходы по ним всегда разные. Приходится перед каждым действием, будь то оплата билетов, бронирование отеля или расчёт командировочных, сверяться с тревел‑политикой. И не полагаться на собственную память и опыт — потому что все ошибки могут дорого обойтись компании.

3. Просчитайте оптимальный маршрут

Чем больше дней в отъезде проведёт сотрудник, тем больше суточных ему придётся выделить. Особенно когда командировка захватывает выходные: даже если в эти дни специалист не работает, для компании неизбежны расходы.

С другой стороны, различие в ценах на авиабилеты в разное время может нивелировать экономию на суточных. Например, лоукостер летает только по вторникам и субботам, а престижная национальная авиакомпания — каждый день и приходится пользоваться её услугами. Рассмотрите все варианты: и те, где суточных меньше, и те, где билеты дешевле. Это поможет принять взвешенное решение.

Но не забывайте и о комфорте сотрудников. Вряд ли деловая встреча пройдёт успешно, если ваш коллега отправится на неё сразу после ночного перелёта.

4. Закажите билеты, трансфер, гостиницу

Организацию командировки можно сравнить с корзинкой в супермаркете, которую вам предстоит наполнить. Самые важные и дорогие товары в ней — перелёт, трансфер из аэропорта и обратно, гостиница. Как забронировать всё это с максимальной выгодой?

• Можно вручную искать подходящие варианты на сайтах авиакомпаний и отелей, а затем пытаться составить из них оптимальную комбинацию. Но без опыта вы вряд ли много сэкономите.
• Можно доверить это специально обученным людям — сотрудникам агентств, которые организуют командировки. Но за каждую услугу вы будете переплачивать, так как агентство берёт комиссию за свою работу.
• Можно воспользоваться сервисами для организации командировок, которые служат полноценной заменой агентствам делового туризма. Они позволяют бронировать всё, что нужно, за считаные минуты и по выгодным ценам.

5. Решите, что делать в случае форс‑мажора

Всё может пойти не по плану: самолёт опоздает, сотрудник заболеет за день до вылета, в гостинице случится овербукинг, нужное мероприятие внезапно перенесут. Что делать в таких ситуациях? Как минимум, учитывать дополнительные расходы в бюджете на командировки. И быть готовым оперативно решать проблемы сотрудника, который может находиться за тысячи километров от вас: покупать ему новые билеты и подыскивать другое жильё.

Важно: объясните сотрудникам, что платить за новые билеты и жильё из своего кармана стоит только в самых крайних случаях. Конечно, вы им траты возместите. Но кто возместит вам НДС за дополнительные расходы в командировках? Налог возвращается, только если сделка совершалась между юридическими лицами.

6. Позаботьтесь о страховке

Граждане РФ в командировках по стране могут пользоваться полисом ОМС. Главное — не забыть взять его с собой.

Для заграничных поездок требуется другой страховой полис — выезжающего за рубеж. Без полиса сотрудника могут «развернуть» по приезде в другую страну. Такие случаи — редкость, но всё же они происходят. К тому же истории об астрономических счетах за пару уколов в зарубежной клинике вовсе не миф. Страховой полис стоит недорого и экономит значительные суммы.

7. Соберите все документы по поездке

Не так сложно организовать командировку, как правильно её оформить. Нужно составить авансовый отчёт, согласовать отели и перелёты с руководством, собрать ворох документов, подписать отчёт о поездке… Даже если компания пытается уйти от бюрократии, здесь всё должно быть чётко — таковы требования закона.

Для отчётности нужно собрать все посадочные талоны, инвойсы из гостиниц, проездные билеты, все чеки и другие документы, связанные с поездкой.