От детского дня рождения до свадьбы: как самостоятельно спланировать праздник

1. Определитесь с форматом и аудиторией

Мастер‑класс по скрапбукингу, научная конференция, бизнес‑завтрак для инвесторов — всё это различные форматы мероприятий, посещать которые будут три разные группы людей. Определите, что, зачем и для какой аудитории вы делаете. Это поможет разобраться с остальными пунктами плана подготовки.

Если вы с самого начала чётко представляете формат мероприятия, то сразу сможете составить смету и прикинуть его бюджет. Например, вебинар по копирайтингу обойдётся недорого. Ведь понадобится только компьютер, мощностей которого хватит на видеотрансляцию, веб‑камера с микрофоном и стабильное подключение к интернету. А вот концерт — более затратное мероприятие: как минимум нужна техника другого уровня и зал с хорошей акустикой. Зато на концерте можно заработать больше, чем на вебинаре, продавая дорогие билеты и дополнительные товары, например напитки.

2. Выберите дату и место

Место проведения мероприятия зависит от его формата. Например, для танцев под открытым небом подойдёт городской парк. Главное, чтобы в нём была большая площадка и розетки для подключения музыкальной аппаратуры. Важно также обязательно согласовать это мероприятие с мэрией вашего города. А вот для небольшого косплей‑фестиваля или воркшопа подойдёт площадка попроще, скажем антикафе.

Дата и время мероприятия во многом зависят от аудитории. Если это наёмные сотрудники компаний, то нет смысла начинать концерт или конференцию в 16:00, пока все потенциальные гости на работе.

3. Продумайте способы продвижения

Даже если вы собираетесь по старинке использовать печатную продукцию для рекламы, раздавая флаеры и оставляя листовки в почтовых ящиках, всё равно подумайте о продвижении в интернете. Оно поможет вам охватить максимальное число людей. Не стесняйтесь просить друзей, знакомых, коллег помочь вам c этим. Пусть они расскажут о вашем мероприятии у себя в соцсетях.

Хорошее решение — создать страницу в социальной сети для общения с гостями и лендинг, на котором вы сможете не только рассказать о своём событии, но и продавать билеты или раздавать бесплатные приглашения. Так вы получите максимально точное представление о том, сколько человек придёт на ваше мероприятие.

4. Найдите помощников

Составить смету, найти площадку и договориться об аренде, подготовить нужную технику, позаботиться о кофе‑брейке или фуршете для гостей, подписать договор с арендодателем — при подготовке мероприятия вам нужно будет решать самые разные задачи, причём некоторые — одновременно. Если у вас есть возможность, соберите команду и делегируйте обязанности. Готовите небольшой праздник для своих — возьмите в помощники друзей или родных. Делаете что‑то более масштабное и сложное — поищите фрилансеров на специализированных сервисах. Например, если вы организуете конференцию, вам могут понадобиться спикеры, ведущий, фотограф, персонал, который будет регистрировать гостей.

5. Разработайте программу

Без чёткого плана вы не удержите в голове всю последовательность событий. Поэтому заранее составьте программу мероприятия и постоянно с ней сверяйтесь. Заодно убедитесь, что всё под контролем: кофемашина уже взята в аренду, а в договоре с фотографом указано, что он работает у вас нужное количество часов.

Например, для литературного вечера план может выглядеть так:

• Открытие: 19:00.
• Вступительное слово ведущего: 19:00–19:10.
• Выступления писателей: 19:10–20:00.
• Кофе‑брейк: 20:00–20:20.
• Выступления писателей: 20:20–21:00.
• Автограф‑сессия: 21:00–21:15.
• Закрытие вечера: 21:30.

Всегда оставляйте немного времени в запасе на случай отклонения от графика.

6. Подготовьте оборудование и сувениры

Если вы устраиваете небольшой праздник для своих, вам понадобится аудиосистема — для приятного музыкального фона, а также фотоаппарат или экшен‑камера — для фиксации события. Масштабное мероприятие может потребовать более сложной техники: возьмите её в аренду или наймите специалистов со своим оборудованием.

Позаботьтесь о стабильном интернете на мероприятии. Это важно не только при организации вебинаров: гости, скорее всего, захотят поделиться с друзьями фотографиями и видео с места событий. Для вас это будет дополнительной рекламой. Если вы арендуете помещение, уточните у владельцев, есть ли у них Wi‑Fi и насколько он мощный. Возможно, интернета вообще не будет, и тогда стоит взять в аренду 3G‑модем. Кстати, это хорошее решение, если вы проводите мероприятие за городом.

Если позволяет бюджет, продумайте дизайн сувениров: в зависимости от формата события это могут быть брендированные значки, кардхолдеры, футболки, блокноты, магниты. Заказывайте их заранее: всегда есть риск форс‑мажорной ситуации.

7. Соберите заявки и организуйте событие!

Финальный этап: ещё раз убедитесь, что с документацией всё в порядке и что и вы, и подрядчики зафиксировали все ваши договорённости на бумаге. Приезжайте на место мероприятия за пару часов до начала. Проконтролируйте, чтобы всё оборудование было в рабочем состоянии. Не забудьте проверить, сколько участников зарегистрировалось, и напомните им о мероприятии в личных сообщениях. Вполне нормально, что придут не все, кто изъявил желание.

Готово! Теперь можно встречать гостей.