6 практик из бизнеса, которые помогут вам лучше распоряжаться жизненными ресурсами

1. Кайдзен

В переводе с японского это означает «непрерывное совершенствование». Философия кайдзен стала основой бережливого производства, направленного на уменьшение всех видов потерь.

Чтобы внедрить кайдзен на работе, важно вовлечь в процесс всех сотрудников, а дома — каждого члена семьи. Начать можно так: оцените, куда уходит больше всего ресурсов (денег, времени), и подумайте, какие статьи расходов можно назвать потерями. Например, стоит ли тратить каждый день деньги на пакет в супермаркете, если можно обзавестись авоськой. Или так ли вам нужен кофе с собой из кофейни каждое утро.

Согласно кайдзен, новые пути экономии нужно искать и применять постоянно. Но хорошая новость в том, что он не требует больших вложений. Например, тканевый шопер обойдётся в 150 рублей и окупится за месяц походов в магазин. На упаковку хорошего кофе и симпатичную термочашку уйдёт тысяча-полторы, но примерно столько же стоят 15​–20 стаканов готового напитка.

Ещё один пример — кайдзен в приготовлении еды. Чтобы не выбрасывать продукты, можно либо идти в магазин за покупками для конкретного рецепта, либо использовать остатки для приготовления новых блюд. Допустим, если вам захотелось безе, понадобятся белки и сахарная пудра. Желтки останутся, но не стоит отправлять их в мусорку: их можно добавить в тесто или приготовить гоголь-моголь.

2. Анализ узких мест

Анализ узких мест, или bottleneck analysis, помогает обнаружить этапы, которые снижают эффективность. А затем наладить их — ведь если увеличить пропускную способность такого «бутылочного горлышка», любой процесс пойдёт быстрее.

Пример из жизни: представьте, что вы нарезали все продукты на разные блюда к новогоднему столу. Но быстро приготовить их не получится, потому что у вашей плиты всего две конфорки. Значит, имеет смысл подготавливать продукты последовательно: пока одно нарезается, другое варится. В результате у вас останется больше свободного времени — можно отдохнуть или заняться упаковкой подарков.

Как находить такие узкие места? Выделите в общей картине отдельные этапы и представьте, что на каждом из них нужно сделать в 10 раз больше. Там, где увеличить объёмы не получится, скорее всего, и будет узкое место.

Это касается не только продукции или ингредиентов для салата. Допустим, если у вас в компании лишь один человек умеет красиво подписывать открытки, то быстро отправить их не получится потому, что на каждое послание ему нужно не меньше 5 минут. Зато если найти ещё одного человека с хорошим почерком, проблема будет решена — дело пойдёт вдвое быстрее.

3. Just in time

Принцип «точно в срок» также борется с излишками. Подход говорит, что количество работы на текущем этапе определяется тем, что требуется на следующем. Ни больше ни меньше! Любое сырьё или продукция должны поступать вовремя и в нужном количестве.

Это тоже один из столпов бережливого производства. С ним бизнесу не придётся арендовать большие (и на самом деле ненужные!) склады, организовывать логистику и нести дополнительные расходы.

В жизни принцип «точно в срок» также легко применить. Например, если вы хотите сделать ремонт в небольшой квартире, то вовсе не обязательно покупать сразу все строительные материалы — возможно, их будет негде хранить. Лучше чётко распланировать все этапы работ. Тогда вы будете знать, когда нужно купить обои и клей и на какое число заказать доставку ламината. Да и с финансами станет проще: не придётся отдавать большую сумму за один раз, расходы можно будет распределить на несколько платежей.

4. TPM

Total Productive Maintenance, или всеобщий уход за оборудованием, — методика, разработанная для производств. Её суть — научить выполнять основные наладочные операции не только самых опытных специалистов, но и всех рядовых сотрудников. Кроме того, она предлагает обслуживать технику постоянно, чтобы вовремя замечать неисправности, быстро и недорого их устранять, не допускать простоев.

Вне работы эта методика тоже полезна. Например, быт будет проще, если все члены семьи умеют пользоваться стиральной машинкой и пылесосом, а также вовремя мыть и чистить их, понимать, если что-то идёт не так. В результате домашняя техника будет исправна и прослужит дольше. Ещё одна аналогия — регулярно запускать сканирование компьютера антивирусом и делать бэкапы, чтобы внезапно не лишиться важных данных.

5. SMART

Умная методика задавания целей названа аббревиатурой, в которой зашифрованы основные принципы. Цель должна быть конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (achievable), значимой (relevant) и определённой во времени (time-bound).

Метод придумали для маркетинга, но сегодня его применяют практически везде. Допустим, вы хотите начать откладывать деньги. Чтобы поставить цель по SMART, разберите её по пунктам. Представим, что ваша цель — накопить на машину. Тогда по SMART она может выглядеть так:

• конкретная — хочу накопить на новый автомобиль определённой модели;
• измеримая — для этого мне нужно 300 тысяч рублей;
• достижимая — буду откладывать 15% с каждой зарплаты;
• значимая — новая машина мне нужна, чтобы удобнее и безопаснее было путешествовать по стране;
• определённая во времени — накоплю за два года.

6. PDCA

PDCA, или цикл Шухарта — Деминга, — циклически повторяющийся процесс внедрения изменений. Каждый новый цикл повышает качество продукта или процесса. Метод разработали американские учёные Уолтер Шухарт и Уильям Деминг. Они выделили четыре фазы:

• планируй (plan) — устанавливайте цели, определяйте этапы и инструменты, которые нужны для их достижения;
• делай (do) — выполняйте запланированные работы;
• проверяй (check) — проверяйте результат, чтобы понять, соответствует ли он ожиданиям;
• влияй (act) — корректируйте процессы, чтобы улучшить качество.

Как применить этот подход в жизни? Предположим, вам нужно испечь пирог.

На этапе планирования вы ищете рецепт, готовите ингредиенты, достаёте миксер и форму для духовки.

На этапе действий — смешиваете продукты в заданной последовательности, выливаете тесто в форму, выкладываете фрукты и ягоды, отправляете в духовку и ждёте, пока пирог будет готов.

На этапе проверки — проверяете, вкусно ли получилось.

На этапе влияния — думаете, как сделать пирог ещё лучше: например, уменьшить температуру в духовке, чтобы тесто пропеклось равномернее, или посыпать его сахарной пудрой и шоколадной крошкой.