7 типичных проблем, с которыми сталкиваются сотрудники в командировках

1. Опоздал на поезд

Банальная, но очень неприятная ситуация, которая может случиться с каждым. Но это не конец света! Если поезд уже уехал, а сотрудник остался на перроне, можно попробовать вернуть деньги за билет.

Что делать

Обратиться за возвратом или обменом сотруднику нужно лично в кассу вокзала в течение 12 часов после отправления поезда. Потребуется паспорт и распечатанный билет (или его 14-значный номер) либо посадочный купон. Если опоздание произошло по уважительной причине — например, болезнь или несчастный случай, — на оформление возврата даётся пять дней.

На карту деньги поступят в среднем в течение месяца, но компенсируют только часть средств. Если билет куплен через посредника, не вернутся также комиссия, сервисные сборы и страховка (если она приобреталась).

Такие правила действуют только для поездов дальнего следования. Получить деньги за билет после отправления скорого пригородного поезда нельзя: возврат становится недоступен за два часа до отправления поезда с вашей станции. Также не получится вернуть деньги, если пассажир опоздает на международный рейс.

Однако, если поездка сорвалась по вине перевозчика (отмена отправления, длинная задержка, непредоставление места) можно вернуть стоимость всего проезда даже с невозвратным билетом.

2. Не успевает на самолёт

Все знают, что в аэропорт нужно приезжать за полтора-два часа до вылета, если речь идёт о внутренних рейсах, и за три часа, если предстоит международный перелёт. Но тем не менее от опозданий не застрахованы даже самые пунктуальные сотрудники.

Что делать

Если до конца регистрации осталось ещё немного времени, можно отказаться от багажа: переложить нужные вещи в ручную кладь, отдать чемодан сопровождающим и бежать к гейту. Недостающие вещи первой необходимости, например средства личной гигиены, сотрудник купит на месте — это точно будет дешевле, чем потерять билет.

Если же самолёт уже выехал на взлётную полосу, вернуть деньги за билет, скорее всего, не получится. Есть лишь несколько случаев, в которых это возможно:

• У сотрудника билет с возвратным тарифом. Обычно он сильно дороже стандартного. Но предупредить о своём опоздании всё равно лучше заранее, до окончания регистрации на рейс.
• Сотрудник опоздал по уважительной причине — например, во время регистрации завис компьютер или его беспричинно долго осматривала служба безопасности. В этом случае необходимо написать заявление в авиакомпанию и предоставить доказательства. Решение будет зависеть от конкретного перевозчика.

Зато если в билете несколько рейсов, можно сохранить остальные перелёты из него. Для этого необходимо обратиться в место покупки — авиакомпанию, агентство, сервис по подбору билетов.

Узнать больше о OneTwoTrip for Business

3. Столкнулся с отменой или задержкой рейса

Это может разрушить планы на рабочую поездку и сорвать дедлайны. Особенно если рейс был стыковочным и сотрудник не успел на следующий самолёт. Но решение есть всегда.

Что делать

Если новость об отмене рейса застала сотрудника прямо в аэропорту, нужно обратиться к представителю авиакомпании, он предложит альтернативы. Если ни одна из них не подойдёт, запросить возврат деньгами или ваучер на следующие перелёты. Его в течение трёх лет можно обменять на деньги.

Если командированный работник решил дождаться рейса, который не отправляется по расписанию, ему необходимо подойти к представителю авиакомпании или к сотруднику аэропорта и попросить поставить отметку о задержке на маршрутной квитанции. В зависимости от времени задержки рейса авиакомпания должна предоставлять следующие услуги:

• более двух часов: бесплатные прохладительные напитки;
• более четырёх часов: горячее питание;
• более восьми часов: размещение в гостинице.

Если перелёт со стыковкой, возникает проблема со вторым самолётом. Здесь также несколько вариантов решения проблемы:

• если рейсы выполняет одна авиакомпания — оба перелёта состоятся в любом случае;
• если разные — вопрос о замене авиабилета должна решать компания, задержавшая самолёт;
• если вы покупали сотруднику два билета отдельно — решать вопрос со вторым полётом придётся самостоятельно.

Что ещё умеет OneTwoTrip for Business

4. Потерял паспорт

Прямо перед тем, как отправиться в аэропорт или на вокзал! Или — ещё хуже — в чужой стране. Потеря паспорта — сложная ситуация, но не безнадёжная.

Что делать

Проверьте, может ли сотрудник использовать другой документ, например загранпаспорт, вместо общегражданского (но иногда российские отели могут не заселить по загранпаспорту). И попросите его сообщить о потере в правоохранительные органы.

При потере внутреннего паспорта нужно прийти в территориальный орган МВД, написать заявление, предоставить цветную фотографию и получить временное удостоверение личности. Его можно предъявить перед посадкой вместо паспорта.

За границей сотруднику также придётся сообщить о случившемся в ближайшее отделение полиции. Там ему необходимо составить заявление и сделать две заверенные копии: первую он привезёт с собой и передаст в ФМС, а вторая понадобится для следующего шага — визита в посольство или консульство. Перед отправлением стоит позвонить туда, чтобы уточнить время работы и формат очереди. В консульстве сотруднику должны выдать свидетельство на возвращение. В зависимости от ситуации в консульстве можно:

• предоставить документ, подтверждающий личность (российский паспорт, его нотариально заверенную копию, водительские права), две фотографии и электронные копии российского и заграничного паспорта;
• если документов нет, пригласить в посольство двух россиян, которые смогут подтвердить его гражданство (это могут быть любые люди, не только друзья или близкие), либо попросить родственников прислать копию паспорта по факсу.

Если ничего из этого не подходит, консульство отправит запрос в ФМС по месту жительства сотрудника. Придётся подождать, но после подтверждения личности свидетельство будет выдано. Оно действительно всего 14 дней, поэтому вернуться в Россию нужно в этот срок.

5. Заболел или травмировался

Проблемы со здоровьем разного характера: от банальной простуды и гриппа до перелома конечностей. Порядок действий зависит от состояния сотрудника и его готовности задержаться.

Что делать

Сотрудник должен обратиться в больницу или вызвать врача на дом. Медик поставит диагноз, назначит лечение и выпишет лист нетрудоспособности, на основе которого можно получить пособие. Важно, чтобы на нём была печать медицинского учреждения. Если сотрудник находится в командировке за границей, он также должен получить лист нетрудоспособности там, а по приезде в Россию обменять его в местной больнице на русскоязычный аналог. Во время больничного работодатель должен оплачивать сотруднику суточные и расходы на проживание.

Чтобы сотрудник успел закончить рабочие дела, придётся продлить командировку на срок, равный проведённому на больничном. В большинстве случаев достаточно просто своевременно поставить его в известность, но есть категории работников, от которых требуется письменное согласие. Это женщины с детьми до трёх лет, матери- или отцы-одиночки с маленькими детьми и люди, у которых на попечении находятся больные родственники.

В случае с травмами важно понять, при каких обстоятельствах они были получены. Если сотрудник повредил руку, ногу, голову или что-то ещё, развлекаясь в баре после работы или на встрече с друзьями, живущими в командировочном городе, травма считается не связанной с производством. Соответственно, работодатель компенсирует её по своему усмотрению. А если это произошло во время выполнения корпоративных задач и в рабочие часы — это производственная травма. К ней же относятся инциденты, произошедшие в дороге до места командировки. Неважно, на чём добирался сотрудник: поезд, самолёт, автомобиль. Квалифицировать травму должна комиссия по результатам расследования несчастного случая. Если её признают производственной, нужно выплатить компенсацию.

6. Попал в ДТП

Хоть на личном автомобиле, хоть на арендованном. Нередко людей на номерах другой страны или региона пытаются уговорить решить всё на месте — но это не всегда выгодно и законно.

Что делать

До командировки нужно проверить, вписан ли сотрудник в полис ОСАГО. А ещё стоит порекомендовать ему установить приложение «ДТП. Европротокол» (iOS, Android) или «Помощник ОСАГО» (iOS, Android), чтобы увеличить лимит для оформления со 100 000 до 400 000 рублей.

В командировке в другом регионе России нужно действовать как обычно: если ущерб незначительный, есть страховка, нет пострадавших и не повреждено дорожное имущество, то сотрудник должен составить европротокол. Но можно и вызвать полицию — в том числе если другая сторона оказывает давление или есть сомнения в сумме ущерба.

За границей сотрудник должен позвонить в страховую компанию и в полицию. Если автомобиль арендованный, нужно связаться с прокатной компанией, которая его предоставила, или обратиться к сервису-посреднику, с помощью которого оформили аренду. В каждой стране свои нюансы, поэтому ситуации могут отличаться.

7. Получил некачественный номер в отеле

Грязное постельное бельё и другие следы пребывания предыдущих постояльцев — явно не то, что скрасит рабочую поездку. Равно как и неработающая сантехника или освещение.

Что делать

Заменить на чистый номер той же категории. Для этого нужно обратиться к менеджеру отеля и попросить о переселении. Пусть сотрудник зафиксирует всё на фото или видео — иногда негативных отзывов в сети боятся сильнее, чем разъярённых постояльцев. И сделать это лучше сразу после заселения: так шанс получить новый номер выше.

Если он всё равно получит отказ, пусть попросит администратора вызвать старшего менеджера. Дело не сдвинулось с мёртвой точки — нужно связаться с администрацией или поддержкой сервиса бронирования. А уж если и они оказались бессильны — с правоохранительными органами.

Бесплатно подключиться к OneTwoTrip for Business

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.