При современном ритме жизни многие люди вынуждены постоянно держать в поле зрения десятки и даже сотни повседневных деловых и личных задач и оперативно выполнять их. Как следствие, существует множество настольных и веб-приложений для управления задачами. Они помогают привести свои дела в порядок и быть организованным и эффективным человеком.
Однако у большинства из них есть два недостатка. Во-первых, начиная использовать подобное приложение, мы сталкиваемся с необходимостью искать способы его интеграции с уже сложившейся «экосистемой» инструментов работы. Во-вторых, очень часто менеджеры задач лишены одного из важнейших свойств — кроссплатформенности. Между тем, залогом эффективной работы этих приложений является именно возможность доступа к задачам на разных платформах: через веб-интерфейс, настольные программы для нескольких операционных систем и нативные клиенты для различных мобильных устройств.
Эти проблемы решает система управления задачами Producteev, рассчитанная как на индивидуальное применение, так и на совместную работу команды в режиме реального времени. Она интегрируется с такими ежедневно используемыми инструментами, как электронная почта, мессенджеры и социальные сервисы, и доступна через веб-интерфейс, в виде приложения для iPhone, гаджета для Gmail и iGoogle, синхронизируется с Google Calendar, а в ближайшем будущем появятся также настольные приложения для Windows и Mac OS, клиенты для Android, Blackberry, Windows Mobile и iPad и плагины для почтовых клиентов.
Producteev позволяет управлять задачами по привычным каналам коммуникаций — по электронной почте, через ICQ, Google Talk, Windows Live Messenger, AIM, Yahoo Messenger, через Twitter и Facebook*. Используя эти средства, вы можете добавлять новые задачи, устанавливать дэдлайны, привязывать к создаваемым задачам файлы и получать выбранные вами напоминания и уведомления.
Структура веб-интерфейса
В веб-интерфейсе системы можно создавать несколько независимых друг от друга рабочих пространств (workspaces), располагающихся на отдельных вкладках. Для каждого рабочего пространства устанавливаются индивидуальные настройки взаимодействия с перечисленными выше каналами коммуникаций, настройки фильтрации и упорядочения задач, доступа других участников. Отдельное рабочее пространство можно использовать для управления задачами по конкретному проекту.
Создание задач дистанционно и через веб-интерфейс
Создавая задачу дистанционно — через ICQ, Google Talk, почту и т. д., — вы можете указать дэдлайн и рабочее пространство, в которое необходимо поместить задачу. Например, сообщение «Написать обзор Producteev для Лайфхакера #06/14/2010 #MyArticles», отправленное через Google Talk боту improducteev@gmail.com, приведет к созданию задачи в рабочем пространстве MyArticles (Мои статьи) со сроком выполнения 14 июня 2010 года.
Добавлять новые задачи можно через специальную форму. При вводе задачи устанавливаются основные параметры (привязка к определенному сотруднику, дата выполнения задачи, напоминание за определенное время до дэдлайна, список сотрудников, для которых задача будет видна, метки задачи) и прикрепить файл.
Операции над задачами
Задача помещается в общий список, в котором также присутствуют элементы управления задачами: можно отметить задачу как выполненную, добавить ее в избранное с помощью звездочки, определить ответственного сотрудника, указать метки и дату выполнения с напоминаниями.
Есть возможность осуществлять групповые операции над несколькими выбранными задачами.
При щелчке по имени задачи открывается ее страница. Здесь собраны все параметры. На этой странице можно также добавить комментарии, просмотреть всю историю изменений данной задачи и отправить ее в календарь Google (если для нее назначена дата выполнения).
Фильтры, метки, поиск и сортировка задач
Для навигации по задачам в Producteev предусмотрены фильтрация, упорядочение по меткам, поиск по ключевым словам и сортировка списка задач по нескольким критериям. Фильтры выделяют из общего списка задач помеченные звездочками, назначенные на сегодня, просроченные, привязанные к определенному сотруднику, завершенные и т. д. Благодаря меткам, задачи распределяются по категориям, что в совокупности с наличием нескольких рабочих пространств позволяет использовать двухуровневую систему тематического упорядочения.
Дополнительные возможности
В Producteev есть также календарь, в котором появляются задачи с назначенными датами выполнения. Он может переключаться между двумя видами: неделя и месяц. Под календарем расположен список задач без дэдлайнов. Их можно просто перетаскивать мышью на календарь для назначения даты. Календарь синхронизируется с Google Calendar.
Все задачи из всех имеющихся рабочих пространств, присвоенные разным сотрудникам, отображаются на сводной странице Overview (Обзор).
Интересной особенностью Producteev является встроенная социальная игра Producteev Academy, которая может стать ценным инструментом для руководителя. Если ее задействовать в настройках, то система будет внимательно следить за успехами и неудачами сотрудников и на основе этого выстраивать их рейтинг. Таким образом, сотрудники будут соревноваться в продуктивности и завоевывать беджи за различные достижения.
Платные и бесплатные аккаунты
Система Producteev бесплатна для индивидуальных пользователей и групп до 3 человек. Free-аккаунт не позволяет создавать собственные фильтры и получать на почту отчеты по выполнению задач. Существует также лимит на общий объем загружаемых файлов — максимум 30 Мб для каждого рабочего пространства. Пользователи платных аккаунтов избавлены от этих ограничений и обеспечиваются более продвинутой технической поддержкой. Эти 4 типа аккаунтов отличаются количеством пользователей (от 4 до 40) и количеством фильтров, которые можно создавать самостоятельно (от 2 до 5), а также лимитами на загрузку файлов — от 60 Мб для каждого рабочего пространства на Premium-аккаунте до неограниченного общего объема файлов на самом дорогом Gold-аккаунте. Стоимость платных аккаунтов лежит в диапазоне от $9 до $89 в месяц за одно рабочее пространство (за каждое дополнительное рабочее пространство нужно будет заплатить половину этой стоимости). В течение 2 недель можно попробовать работать на платном аккаунте безвозмездно.
Проблемы с кириллицей
К сожалению, у Producteev пока есть некоторые проблемы с кириллицей. Я обратился к разработчикам сервиса, изложил им суть данных проблем. В течение часа они наладили корректную обработку кириллицы на странице Overview с обзором всех задач, в метках и при дистанционном добавлении задачи в рабочее пространство с кириллическим названием. Все еще не исправлена проблема распознавания кириллицы при добавлении задачи по электронной почте, но полагаю, это произойдет в ближайшем будущем.
Вердикт
В целом, Producteev — хорошо продуманный и удобный в использовании сервис. Работая в нем, чувствуешь удовлетворение и комфорт. Уверен, что когда выйдут обещанные приложения для всех наиболее популярных настольных и мобильных операционных систем, когда для разработчиков будет открыт API сервиса, когда будут окончательно решены незначительные проблемы с кириллицей, Producteev станет осознанным выбором множества пользователей.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
