6 советов, которые помогут сократить расходы на командировки

1. Разработайте тревел‑политику

В регламент рабочих поездок стоит включить:

• Перечень расходов, которые компания готова взять на себя. Например, питание и подарки партнёрам — за счёт бизнеса, а вот мобильную связь и такси оплачивает работник.
• Лимиты на проезд и проживание для сотрудников разных должностей. Допустим, четырёхзвёздочные отели — для руководителей отделов, трёхзвёздочные — для рядовых сотрудников.
• Правила документооборота. Это сроки оформления командировки, подготовка заданий, порядок подачи заявлений и отчётов. Также важно назначить сотрудника или отдел, который будет отвечать за соблюдение тревел‑политики.

Чтобы тревел‑политика приносила ещё больше выгоды, разбейте её на несколько частей по значимости командировок для бизнеса. Продумайте для них разные правила и лимиты. Это могут быть поездки:

• Для поддержания имиджа. Выступления на конференциях, участие в форумах или тренингах. Такие мероприятия не принесут моментальной выгоды, поэтому расходы на билеты и жильё можно снизить.
• Для развития компании. Рабочие проверки, встречи и переговоры. Подобные командировки нацелены на увеличение прибыли, поэтому и потратиться на них можно чуть больше. Приоритет здесь — комфорт сотрудника и скорость передвижения.

Быстрее сортировать поездки по задачам поможет кодовая система. Присвойте разным форматам командировок числовые обозначения, соберите их в единый список и приложите его к тревел‑политике.

2. Рассматривайте разный транспорт и жильё

Самолёт далеко не всегда самый удобный и выгодный способ передвижения. Если прямых рейсов в нужный город нет, стыковки могут отнять больше времени, чем путь на поезде. К тому же в вагоне реально работать: во многих составах есть Wi‑Fi, двухместные купе и даже купе‑переговорные. Ещё один вариант — автобусы. Недолгая поездка на них не повредит комфорту, при этом сэкономит достаточно времени и денег за счёт отсутствия пересадок.

С жильём история та же. Отель подороже, но в центре порой оказывается выгоднее, чем бюджетный вариант на окраине города: стоимость такси или общественного транспорта покроет разницу. Бывает, что посуточная аренда квартиры выходит дешевле гостиницы. А стабильный Wi‑Fi и стиральная машина под рукой сделают долгую поездку комфортнее.

3. Не растягивайте сроки командировки

Чем путешествие короче, тем дешевле обходится бизнесу. Каждый день работы нужно компенсировать суточными, а если поездка выпадает на выходные или праздники — ещё и по двойному тарифу.

Поэтому всегда внимательно рассчитывайте время, необходимое для выполнения задач. Например, если сотрудник должен выступить на конференции днём в четверг, захватывать среду и пятницу на дорогу не обязательно. Можно прилететь утром и вылететь вечером — командировка вместо трёх суток продлится всего одни.

Такая схема работает в большинстве случаев, но есть и исключения. Допустим, все выгодные билеты на нужный день закончились и остался только бизнес‑класс. Он может обойтись дороже, чем суточные и ночь в отеле. Здесь стоит просчитать расходы на несколько вариантов, сравнить суммы и выбрать оптимальный.

4. Заведите корпоративную карту

С ней командировки станут комфортнее и для вас, и для сотрудников. Вы сможете установить лимиты, чтобы сотрудники не выходили за рамки бюджета в поездках. Больше никаких неучтённых расходов — вы будете видеть все транзакции в личном кабинете. Плюс у корпоративных карт обычно есть особые бонусы, вроде повышенного кешбэка или скидок на обслуживание.

Главное — получится вернуть НДС за покупки без лишних нервов. Для возмещения налога потребуется только счёт‑фактура, а если работник будет оплачивать проживание в гостинице и транспорт наличными или своей обычной зарплатной картой, бумагу могут и не выдать.

5. Давайте сотрудникам возможность выбора

Кажется, что назначать перелёты и отели самостоятельно — верное решение для экономии. Но есть риск, что работнику ваш выбор покажется неудобным: от этого пострадает комфорт, а желание трудиться в поездке, вероятно, снизится. Кроме того, ответственный за планирование человек потеряет время, которое можно было бы потратить на решение других, более эффективных для бизнеса задач.

Если условия проживания и перемещения будет выбирать командированный, беспокоиться об этих проблемах не придётся. Главное — обозначить ему лимиты и условия тревел‑политики. А ещё можно поручить покупки ответственному лицу, например бухгалтеру: командированный даст ссылки на удобные варианты, организатор их оплатит, а затем поделится билетами и деталями бронирования.

6. Анализируйте отчёты о предыдущих поездках

Проверяйте документы разных сотрудников, смотрите, отличаются ли расходы, и ищите причины повышенных трат. Например, кто‑то выбрал неудобный для компании вылет или обедал исключительно в дорогих ресторанах. Такие данные помогут скорректировать тревел‑политику и привести её к оптимальному для бизнеса варианту.

Чтобы анализировать было удобнее, стоить завести сводную таблицу. Разбейте документ на столбцы по категориям: билеты, проживание, питание, мобильная связь, транспорт во время поездки и так далее. Дату путешествия и имя командированного сотрудника тоже укажите. Загружать в таблицу можно только суммы расходов, а детали пусть хранятся в отчётах. Если заметите аномалию, поднимите документы, чтобы увидеть, по какой причине траты выросли.