Успеть всё! Секреты грамотного тайм-менеджмента для тех, кто наконец хочет перестать срывать дедлайны

Переосмыслите чувство времени

Кому подойдёт: людям, которые вечно опаздывают.

Пунктуальность, возможно, самый противоречивый пункт в вашем резюме. Вам и хотелось бы приходить вовремя, но обстоятельства почему‑то всегда складываются против: не услышал будильник, застрял в лифте, попал в пробку. Иногда хронические опоздания — это признак психологических проблем, и разбираться с ними нужно вместе со специалистом. А вот если вы не преуспели в самоорганизации и дисциплине, попробуйте переосмыслить чувство времени и научиться с ним работать.

• Откажитесь от привычки ставить несколько будильников. Заставляйте себя вставать по первому звонку, как бы ни было трудно. Пресловутые «5 минуточек» в полусонном состоянии невероятно расслабляют, и вы начинаете переоценивать оставшееся время до выхода из дома.
• Посчитайте, сколько минут у вас занимают утренние ритуалы: душ, завтрак, сборы. На первых порах полезно пользоваться таймером. Так вы не замечтаетесь за чашкой кофе и не пропустите момент, когда пора выходить.
• Для встреч в течение дня используйте напоминания в смартфоне. Приучите себя ставить сразу несколько звонков в тот же момент, когда договорились с друзьями или, например, записались к стоматологу.

Обозначьте сроки для личных дел

Кому подойдёт: тем, кто не может жить без жёстких дедлайнов.

На работе вы необычайно эффективны, а вот личные дела складываются не так удачно? Так часто бывает, когда одна из сфер жизни, чаще всего профессиональная, начинает доминировать. Вы устаёте и упускаете из виду дела, которые не требуют максимальной концентрации и вовлечения в данную минуту. Уборка откладывается до лучших времён, свидание переносится, абонемент на растяжку лежит в кармане ещё с прошлой зимы. Чтобы вернуть баланс, попробуйте применить тактику привычных вам дедлайнов, только не рабочих, а личных.

• Составьте список долгосрочных целей, которых станут мотивацией в ближайшее время. Это может быть ремонт в квартире или обучение.
• Для каждой из целей распишите детальный план реализации с чёткими сроками. Тот же ремонт, как правило, не случается стихийно. Встречи с дизайнерами, утверждение макетов, покупка стройматериалов — все этапы можно обводить в календаре красным кружком.
• Хвалите и поощряйте себя всякий раз, когда удалось уложиться в сроки. А если что‑то не получается, не драматизируйте и давайте себе отдохнуть. Важно сильно не отклоняться от графика и двигаться поэтапно.

Начните планировать с вечера

Кому подойдёт: людям, которые привыкли жить одним днём.

Вы король утренней импровизации? Экстренные сборы и планирование задач на день по дороге в метро ещё ни разу вас не подводили? Значит, беспокоиться, в общем‑то, не о чем. Однако, если досадные проколы всё же случаются, научитесь готовиться к новому дню с вечера.

• Заранее продумайте, что наденете с утра. Достаньте вещи, подберите аксессуары и обувь, чтобы не тратить драгоценные утренние минуты на поиск чистых носков.
• Сложите сумку. Не забудьте про обед и форму на вечернюю тренировку. Поставьте нужные гаджеты на зарядку. Проконтролируйте, чтобы все члены семьи тоже были собраны.
• Составьте список задач на день. Не стоит вдаваться в детали. Напишите в общих чертах, что вы хотите успеть, например «составить отчёт», «созвониться с партнёрами», «купить подарок на юбилей тёщи». Такой план можно легко скорректировать с утра.
• Продумывайте дела, которыми займётесь на выходных и в пятницу вечером. Даже если вы решите провести расслабленный домашний уик‑энд, это нужно запланировать. Так предварительное планирование постепенно войдёт в привычку.

Установите таск‑менеджер

Кому подойдёт: фанатам гаджетов и приложений.

Многие до сих пор записывают свои планы в ежедневник. Если же вы окончательно распрощались с письменными принадлежностями и не носите с собой ничего тяжелее смартфона, начните вести заметки в мобильных планировщиках, например Things, Todoist, Wunderlist, Trello или OmniFocus.

• Выберите приложение с удобным и понятным вам интерфейсом. Он должен нравиться примерно как тетрадка с Человеком‑пауком в пятом классе. Если вам будет приятно заходить в таск‑менеджер, то и задачи начнут решаться быстро.
• Вносите всё, что нужно сделать за день: от офисных дел до списка покупок и календаря дней рождений. Кроме ежедневного планирования фиксируйте задачи на недели или месяцы, чтобы постепенно их корректировать.
• Не выключайте уведомления. Современный планировщик может напомнить о вещах, которые вы давно запланировали, но не успеваете сделать.

Овладейте техникой маленьких шагов

Кому подойдёт: рассеянным мечтателям.

Если вам тяжело сосредоточиться на глобальной задаче, разбейте её на несколько составляющих. «Сделать проект» — звучит слишком фундаментально и сложно. «Собрать данные», «выбрать подрядчика», «подготовить бумаги», «определиться с дизайном» — уже намного проще.

• Дробите работу до тех пор, пока не дойдёте до маленьких шагов. Отсортируйте срочные и несрочные этапы. Расположите их по степени приоритета.
• Чтобы не зависнуть на старте, воспользуйтесь методом «поедания лягушки». Его предложил бизнес‑тренер Брайан Трейси. Он называет самую сложную и неприятную задачу лягушкой. Её нужно «съесть» первой в начале дня, пока мозг ещё свеж и сконцентрирован. Оставшиеся дела покажутся лёгкими.
• Установите дедлайн исполнения для тех дел, которые не кажутся вам сложными. Если вы испытываете проблемы с концентрацией, конкретные сроки помогут вернуться на землю.

Уделяйте задаче хотя бы 5 минут

Кому подойдёт: уставшим прокрастинаторам.

Вы устали и хотите лежать под пледом, а надо как‑то продолжать жить эту жизнь? Не пугайтесь. Все проходят подобные периоды. Если у вас нет возможности взять перерыв и полностью отдаться искусству ничегонеделания, попробуйте принцип «хотя бы 5 минут».

• Составьте to‑do list. Впишите в него только самое важное. Вы не в том состоянии, чтобы тратить ресурсы на несрочные задачи.
• 5 минут — условное время. Определите сами, сколько вы готовы потратить на конкретный таск из списка. Допустим, для работы вам нужно подтянуть английский, но ни сил, ни желания на это нет. Полчаса, проведённые в интерактивных обучающих приложениях вместо бесцельного залипания в соцсетях, приблизят вас к цели.
• Заставляйте себя заниматься регулярно. Постепенно практика уделять конкретным задачам хотя бы 5 минут в день войдёт в привычку и вам будет намного проще справиться с прокрастинацией.

Отложите дела на завтра (да!)

Кому подойдёт: любителям планировать на год вперёд.

Люди, привыкшие мыслить глобально и планировать свою жизнь до пенсии, нередко сталкиваются с разочарованием. Ведь учесть все обстоятельства, которые могут помешать выполнению стратегических целей, просто невозможно. Сегодня вы планируете съездить в долгожданное путешествие, а завтра внезапно наступает мировой локдаун. Автор книги «Сделай это завтра» и тренер по личной эффективности Марк Форстер предлагает не хвататься за всё сразу, а откладывать часть дел на будущее.

• Составляйте закрытые списки дел на день. Все новые задачи, которые не требуют моментального решения, должны автоматически уходить на следующий день.
• Выполняйте дела из списка в том порядке, в котором захотите. Он закрытый, поэтому вам так или иначе придётся сделать их все.
• Выполняйте задачи эффективно, но без фанатизма. Если у вас случился завал — уберите его с глаз долой. Любая накопившаяся работа вызывает раздражение и желание немедленно с ней разобраться. Ваша задача — фокусироваться на сегодняшнем дне.

Чек‑лист по планированию, который подойдёт всем

1. Записывайте дела. Не важно куда. Карточки, ежедневник, мобильное приложение, крестик на руке. Мысль, облечённая в форму, не забудется и не потеряется.
2. Выработайте удобный для себя способ оценки эффективности. В конце дня, недели, месяца сверяйте внутренний компас — всё ли удалось успеть. Если вы будете видеть, что справляетесь с поставленными задачами, значит ваш метод планирования работает.
3. Формулируйте цели чётко. «Стать успешным на работе» — это направление, «Записаться на курс повышения квалификации в начале сентября» — цель.
4. Делегируйте. Когда вы замыкаете все задачи на себе, тяжело придерживаться выбранной стратегии планирования. Внезапная работа может прилетать и дома, и в офисе. Старайтесь перепоручать дела, чтобы прийти к результату, а не приползти.
5. Будьте аккуратны. Наведите порядок на рабочем месте, в шкафу, в почте и кошельке. Хаос и неразбериха вряд ли поспособствуют экономии времени и быстрым решениям.
6. Отдыхайте от любого планирования. Хотя бы иногда стоит отпускать контроль и позволить жизни идти своим чередом. Передышки помогают перезагрузиться и наметить новые цели.