Человек хорошо воспринимает информацию только тогда, когда она ему интересна. Умелый докладчик сумеет построить свою презентацию так, что она заинтересует даже праздных зевак, которые решили глянуть одним глазком из любопытства. Более того, если владеть необходимыми знаниями, даже самый стандартный и скучный квартальный отчет на совете директоров можно превратить в увлекательную историю… хотя бы для руководства.
И сделать это не так сложно, как может показаться. Все в школе писали сочинения на различные темы, поэтому должны справиться с этим заданием без особых проблем.
Что нужно сделать? Нужно разделить доклад на 3 части — Вступление (начало), Основная часть (середина) и Заключение.
Вступление
В этом разделе вы кратко, но емко, представляетесь аудитории и начинаете свой рассказ. И начать его лучше с описания сложившийся ситуации. То есть того, с чем ваша аудитория уже знакома. Обычно слушая описание существующей ситуации включает людей, они начинают кивать головами и соглашаться, потому что они понимают, о чем именно вы им рассказываете. Это создает необходимую связь между докладчиком и аудиторией, которая должна продержаться до конца презентации.
После того, как вы изложили и так уже известные факты, расскажите о том, как все могло бы быть, «если бы». И расскажите о своем видении ситуации. Это вырвет аудиторию из привычного состояния соглашения во всем и немного встряхнет их.
Что есть на самом деле.«В этом квартале рост аудитории нашего ресурса был ниже, чем в предыдущем, потому что были проблемы с доступом/постоянно ломался сайт/и вообще было лето, а лето — это хорошо, но не для бизнеса».
Что может быть. «Несколько предложений решения возникшей проблемы, естественно, с положительным исходом.»
И вот на этом моменте вы должны задать линию для всей презентации, потому что дальше вы будете развивать мысль о том, как было бы чудесно, если бы мы сделали то-то и то-то.
Развиваем основную часть
И теперь, после того, как вы выстроили основную линию и дали понять слушателям, что происходящие процессы далеки от идеала и что может быть гораздо лучше, продолжайте играть на этом.
Вы рассказали о том, что в квартале ХХ крокодил не ловится, не растет кокос, и что рабочая неделя состоит сплошь из понедельников. Но у вас есть отличные решения, которые помогут не только справиться со сложившейся ситуацией, но и повысить показатели.
Что есть на самом деле. Рост показателей упал на 15%.
Что может быть. В новом квартале мы должны ускорить развитие, так как мы должны выплачивать бонусы.
Что есть на самом деле. На данный момент у нас есть 6 новых клиентов.
Что может быть. Трое из них достаточно крупные и помогут принести больший доход, чем уже существующие клиенты.
И далее вы рассказываете о том, как же сделать так, чтоб эти клиенты остались у вас и чтоб прибыль действительно увеличилась.
Сильное заключение
Заключение должно побуждать к действию и давать надежду. В идеале после вашей презентации сотрудники должны немедленно приступить к выполнению работы в режиме «даешь пятилетку за три года»!
Призыв к действию. Для того, чтобы достичь поставленных целей, мы должны будем включиться на полную мощность. И для этого требуется работа в усиленном режиме всех подразделений компании. И тогда мы сможем выполнить работу в срок без ошибок и не потерять важных клиентов.
Обещание пряника. Я знаю, что это будет сложный квартал и все мы и так работаем уже на пределе. Но это наш шанс вытащить компанию из трясины, в которую ее медленно, но уверенно засасывает, сделать необходимый рывок и получить заслуженную награду — бонусы и дополнительные выходные.
Это скорее пример отчета-презентации перед руководством в конце отечного периода или командный тренинг для персонала. Но я думаю, если немного извернуться, может получиться довольно интересное выступление на конференции. Практически все доклады, которые действительно цепляют, построены именно в виде рассказа. А если еще и рассказчик умелый, тогда вы заинтересуетесь даже квантовой физикой при абсолютно гуманитарном складе ума. Проверено :)
И, конечно, при всем этом необходимо не забывать о своем внешнем виде и тембре голоса. Если вы будете стоять с поникшими плечами и говорить тихим голосом, постоянно глядя в пол, вряд ли вас вообще станут слушать. И не стоит затягивать с описанием всех ужасов и бед, которые свалились нам на голову, иначе половина аудитории сбежит, а вторая останется, прикованная к стульям чувством страха и безысходности. И самый удобный формат для докладов — это 20 минут. Это промежуток, в течение которого человек лучше всего воспринимает информацию.