На фоне непрекращающегося шума вокруг скорого закрытия сервиса Google Reader и резонных опасений по поводу исчезновения и других продуктов Корпорации Добра, у многих людей (а особенно у руководителей и у тех, чья работа связана с документацией) наверняка возникла мысль: как быть, если что-то случится с Документами Google? Ранее мы делали обзор Teamlab Office с позиции нового продукта для компании любого размера. Нам нравится эта система, мы её советуем, и сегодня мы подробнее рассмотрим её возможности по совместной работе с документами в онлайн-режиме.
Для «одиночки» смена текстового редактора может и станет некоторой болью, но всё же вариантов для перехода — множество. А вот для компании, привыкшей работать с документами совместно и онлайн, выбор уже не такой большой.
Виртуальные офисы зачастую воспринимаются как некая среда, пригодная лишь для транзита файлов, но в данном случае у нас под рукой есть полноценный редактор документов.
Что это
Итак, заходим в модуль «Документы».
Что мы видим? Довольно знакомый интерфейс, чем-то похожий на привычный Docs с той лишь разницей, что здесь в левой части разделы файлов кроме принадлежности и доступности также делятся и по проектам. Не стоит забывать, что это всё-таки виртуальный офис, и привязка каждого файла к конкретному проекту хорошо заменяет бесчисленные теги, от которых сходишь с ума.
Опция «Создать» ожидаемо вызывает всплывающее меню с вариантами формата создаваемого документа.
Помимо текстовых документов, таблиц и презентаций здесь же можно организовать собственную структуру папок. Иными словами, пользователь организует файлы так же, как и на своём компьютере.
Самое классное кроется за двумя соседними кнопками. При нажатии на значок загрузки появляется меню переноса локальных файлов в редактор Teamlab Office.
Можно выбирать файлы через привычный проводник, а можно перетаскивать их с рабочего стола или из локальных папок непосредственно мышью. Все прелести HTML5 для удобства пользователя, и ничем не хуже Google Drive.
Импорт
Раз уж мы так часто возвращаемся в Гуглосервису, то стоит рассказать о возможностях импорта документов из него и аналогичных облачных хранилищ. При нажатии на кнопку с многоточием открываются опции импорта файлов из различных хранилищ, в том числе и из Google.
После предоставления доступа к хранилищу Teamlab Office перенесёт все необходимые вам файлы в ваше новое рабочее пространство. Это удобно и удаляет из головы все опасения от ожидания «мучительной и болезненной миграции».
Внимательный пользователь обнаружит здесь ещё и опции подключения аккаунтов облачных хранилищ к Teamlab. А почему бы нет? Далеко не все облака подразумевают непосредственную работу с документами и являются лишь «коробкой» для хранения файлов. Можно наладить мост между ними и интерфейсом виртуального офиса, после чего эти же хранилища станут частью общей корпоративной системы. Среди подключаемых облаков найдутся все фавориты: Google Drive, Dropbox, SkyDrive и Box.
Экспорт
Естественно, не всем будет достаточно переноса файлов внутрь системы. Нужно иметь средство вывода информации из неё в любом актуальном виде. Для этого в верхней части интерфейса ждёт своего часа кнопка «Скачать как».
При её нажатии пользователь волен выбрать выходной формат сохраняемого файла.
Здесь же находятся кнопки для управления и перемещения файлами.
Я кажется что-то нажал
Стоит заметить, что по умолчанию при выборе файла откроется его просмотр, а для редактирования нужно нажать соответствующий значок рядом с файлом. Это удобно и исключает неожиданные изменения в важных документах.
Выше мы говорили о средстве защиты против случайных изменений в важных документах, но не затрагивали вопрос секьюрности самих данных. Безусловно, не стоит доверять все секреты компании кому попало, и в прошлом обзоре один из наших читателей задал резонный вопрос: а что с ней, с безопасностью? Соответствующий раздел с условиями и правилами использования сервиса всё доступно объясняет. Причин опасливо оглядываться нет.
Совместный доступ и редактирование
Вот мы и добрались до совместного использования. Очевидно, под «совместностью» понимаются как сам доступ к документу для нескольких человек в организации, так и одновременная работа над одним документом несколькими лицами.
Справа от каждого файла можно найти кнопку «Доступ», через которую в привычной манере создатель/владелец документа предоставляет к файлу доступ, а также указывает полномочия каждого из участников. Самое удобное здесь — добавление людей группами. Согласитесь, не очень интересно вручную открывать доступ всем работникам отдела, если их в этом отделе, к примеру, 40 человек. Для того, чтобы уведомить человека о предоставлении ему в доступ документа, присутствует соответствующий пункт отправки оповещения.
Как выглядит совместное редактирование? Очень просто и довольно привычно. Есть редактор со всеми актуальными опциями по форматированию и преобразованию текста/таблиц и так далее.
Есть область комментариев, в которой вносятся необходимые замечания. Есть область чата, в которой участники могут в реальном времени обсудить между собой детали касательно документа.
При нажатии на значок файла появится меню с быстрым сохранением документа в нужном формате.
Аналогичный инструмент доступен из списка файлов в главном меню редактора. Здесь есть список всех наиболее актуальных действий с файлами.
Те, кто ждали чего-то принципиально нового, могут вспомнить, как тяжело переходить на «инновационную», но совершенно неюзабельную систему. Текстовые редакторы уже давно приведены в хороший вид. Здесь разработчик лишь включил всё лучшее.
Последнее, о чём хотелось бы упомянуть, но далеко не последнее по важности: внешний вид файла после его передачи/открытия на компьютере другого человека. Все мы знакомы с такими ситуациями, когда казалось бы идеально оформленный документ вдруг превращается в непонятную кашу, стоит лишь его открыть на другом компьютере. Прелесть онлайнового редактора Teamlab в том, что на всех этапах обработка и «отрисовка» выполняется одной и той же системой, построенной на HTML5. В итоге мы получаем абсолютно идентичный по виду файл независимо от того, какую операционную систему и браузер (он всего лишь должен быть актуальным) использует получатель файла.
Итог
Несмотря на актуальность и низкую вероятность исчезновения Google Docs в качестве общедоступного инструмента для совместной работы с документами в режиме онлайн, стоит признать, что Гугловый инструмент не всегда подходит именно для корпоративного использования. Teamlab Document Editor в свою очередь реализует всё, что требуется от вменяемого текстового редактора, дополняясь при этом полноценной и самодостаточной виртуальной рабочей средой.
