Как навести порядок в бизнесе с помощью TeamLab Office

Виртуальный офис стал необходимым продолжением (а зачастую и заменой) офиса реального для всех продвинутых компаний, стремящихся к повышению эффективности и оптимизации бизнес-процессов. Прелесть такой цифровой рабочей среды сложно объяснить словами. Нужно просто зайти и посмотреть самому, ну а после этого в голове останется только один вопрос: «И как мы до этого работали без такой крутой штуки»?

Выбрать кривой виртуальный офис — то же самое, что сесть за неудобный стол и стул. Вы не сможете нормально работать, вы будете беситься и отвлекаться. Как выбрать оптимальное решение? Нужно брать максимально гибкую и функциональную систему с простым и интуитивным интерфейсом. Ранее мы уже рассказывали о TeamLab Office. По нашему мнению это лучший виртуальный офис по соотношению цена/возможности/удобство, при этом ребята постоянно что-то допиливают, оптимизируют, и вот сейчас пришло осознание: менее чем за два года проект настолько продвинулся, что о нём можно рассказывать как о новом продукте.

Можно посмотреть

Начнём мы не с интерфейса и возможностей, а с проблемы, которая появляется перед руководителем на самом раннем этапе внедрения любого новшества. Речь идёт о цене. Редкий разумный человек отдаст деньги за кота в мешке. TeamLab Office в этом смысле максимально лоялен и даёт возможность полностью опробовать и изучить себя без каких-либо затрат. За 45 дней триального периода даже крупная организация сможет проанализировать сервис и принять решение о разумности внедрения.

Удобно

Теперь о концепции. Разработчики применили модульную архитектуру, разбив все ключевые функции на автономные модули, которые при этом тесно интегрированы друг с другом. Это очень круто. При необходимости выполнения того или иного действия в голове не возникает путаницы, рука сама тянется к нужному разделу. Со временем вся работа доходит до такого автоматизма, что многие вещи выполняются практически подсознательно.

Понятно

За что сможет полюбить TeamLab Office новичок? Нам кажется, что в первую очередь за унификацию интерфейсов. Мы посадили за TeamLab человека, никогда до этого не работавшего с подобными системами. Изучив интерфейс первого попавшегося модуля, он с ходу смог сказать, что и где нужно нажать/ввести в других модулях для того или иного действия. И правда, потратив две минуты, скажем, на создание контрагента в разделе CRM, вы уже будете знать расположение всех функциональных элементов в приложениях документов, проектов и так далее. К такой интуитивности должны стремиться все разработчики.

Что умеет

Что, собственно, умеет TeamLab Office. Сначала мы хотели сделать глубокий обзор каждой функции, но потом поняли, что каждый человек и так представляет действия, которые должен выполнять виртуальный офис. Достаточно сказать, что здесь есть всё, что нужно команде, и нет ничего, что оказалось бы излишним и загромождало интерфейс. Смотрите сами. Если речь идёт о конкретном проекте, то вам понадобится: создать проект -> разбить его на задачи -> определить сроки и ключевые точки (вехи) -> организовать удобный обмен данными (в том числе документами) -> создать среду для коммуникаций между участниками и, возможно, заказчиком -> фиксировать прогресс в виде отчётов.

Именно эти (и только эти) функции реализованы в модуле «Проекты». Никаких лишних элементов, всё максимально просто.

Идём в «Документы». Тут то же самое. Пользователю доступно всё, что может понадобиться при работе с документами. Последней новинкой стала совместная работа с документами. Мы видели это в Goolge Docs и знаем, насколько это лучше бесконечных цепочек пересылок документов на доработку/переработку.

«CRM» — это родной дом для продажника, и здесь он связан со всеми необходимыми функциями других модулей. Клиент хочет более активно участвовать в проекте? Нет проблем. Хочется мониторить активность отдела продаж и вести детальное планирование/анализ сделок. Легко. При всём при этом к каждому контакту можно добавить необходимую дополнительную информацию и установить связи между компаниями и сотрудниками.

Как перейти

До сих пор мы не упомянули очень важный момент, который всплывает при переходе на новую систему и зачастую является определяющим при решении сменить рабочую платформу. Конечно же, это перенос данных. Заново вбивать всё руками? А если речь идёт о тысячах контактов и сотнях проектов? Здесь переносится всё, начиная от тех же контрагентов, и заканчивая всей деятельностью компании (проекты, документы, события, календари и так далее). Безболезненный быстрый переход без потери данных — безусловный плюс для продукта и угроза для менее старательных конкурентов.

Коммуникации

Если рассказывать о социальной составляющей, то в первую очередь стоит упомянуть классный чат, который запускается в отдельном окошке браузера, умеет уведомлять о новых сообщениях и снабжён необходимыми настройками для комфортного общения. Это почти как ICQ, но для своего дружного рабочего коллектива. Не хватает чата? Прорывает на креатив? Можно запустить свой корпоративный блог и нести идеи коллегам в виде изящных текстов.

Очевидно, вы не сможете обойтись без почты. Электронная почта — царица бизнес-коммуникаций. TeamLab Office позволяет интегрировать почтовый ящик каждого сотрудника непосредственно в систему, перенеся тем самым всю работу с почтой внутрь виртуального офиса. Это удобно и безопасно. Естественно, этот же инструмент можно использовать для рассылки важной информации клиентам.

Итог

Нам хотелось рассказать о каждой функции TeamLab Office, но и так получилось слишком много букв. Если говорить о продукте именно как о помощнике в организации деятельности компании, то тут ему нет равных. Нужно ясно понимать, что успех и порядок не могут существовать отдельно друг от друга, и устранив неразбериху внутри организации вы неминуемо повысите эффективность работы вашего бизнеса.

TeamLab Office