Грамотный e‑mail или как общаться по электронной почте

Почтовый ящик. Тонны писем каждый день. Неудивительно, что иногда важные сообщения теряются среди общей серой массы. В электронной переписке хорошо бы ввести правила, как ПДД, например. Чтобы им следовал каждый. Если бы эти элементарные условия соблюдались, читать почту стало бы гораздо приятнее, а обрабатывать — намного быстрее.

Тема письма

Прежде всего, мы обращаем внимание на тему письма. Именно по ней можно понять, о чем пойдет речь дальше. В теме должна быть кратко изложена суть письма или проблемы — буквально в нескольких словах. При этом какие-либо вопросы в теме не допускаются.

Подходить творчески к написанию темы не просто важно, но и нужно. Не бойтесь быть креативными! Так вы не потеряетесь среди тысячи стандартных серых писем, которые в каждый ящик сваливаются тоннами. Тем самым повышаются шансы, что ваше письмо заметят, прочитают и запомнят. Также письмо будет в разы проще найти, если оно понадобится в будущем.

Длина текста письма

Максимум 3—4 абзаца. E‑mail не для долгих скучных текстов. Здесь действует лозунг — «краткость сестра таланта». И дело даже не в спешке. Просто подумайте сами: кто будет читать 14 абзацев скучного текста на неинтересную ему тему?

Пишите меньше, но лучше. Обращайте внимание на пунктуацию и грамматику. Так шансы, что вашим письмом заинтересуются, существенно повышаются. А если человеку будет нужно, то он свяжется с вами лично для уточнения каких-то моментов.

По почте можно решить все интересующие вопросы оперативно. Но это правило действует не всегда. Часто так бывало, что вы не можете пойти спать потому, что вам неожиданно пришло письмо от коллеги, которому нужно срочно решить какой-то вопрос. И самое страшное, что пока вы не решите проблему, спать вы не пойдете. Да, конечно, чем быстрее разрешится проблема, тем лучше. Но с каких это пор электронная почта стала панацеей от всех проблем?

Проверка письма перед отправкой

Конечно, если другого способа решить проблему нет, то продолжайте писать. Однако, напечатав пару-тройку абзацев, задайтесь вопросом: а решит ли электронное письмо все проблемы?

По сути в большинстве случаев мы пишем сами для себя. Почему? Да потому, что опус из 17 абзацев осилить сможет не каждый. Дело в том, что когда мы отвечаем на письмо, нам хочется сделать это как можно быстрее. И мы постоянно то и делаем, что поглядываем на кнопку «отправить». А задумывались ли вы, прочитает и поймет ли ваш собеседник все то, что вы написали?

Woman using laptop on couch --- Image by © BDLM/cultura/Corbis

Чем больше мы генерируем текста, тем больше запутываемся сами. Теряется логика, мысли путаются. С каждым параграфом нелогичность написанного возрастает.

Проверять текст, точнее, перечитывать его перед отправкой очень важно. Только после этого письмо можно считать готовым.

Подпись в конце письма

Последнее, что нужно сделать, — это подписать письмо. С уважением? Искренне ваш? Что лучше? Может, вообще лучше без подписи. А вы как думаете?

Без подписи никак нельзя. Электронное письмо — на то оно и электронное, — никак не может заменить живого общения. Простые фразы могут быть интерпретированы неточно и обрастать совершенно иными смыслами, не заложенными в них изначально.

Подпись является напоминанием о том, что мы все-таки общаемся с человеком. Он — личность, и его письмо достойно внимания.

Читайте и пишите электронные письма! Если соблюдать элементарные правила составления емейлов, проверка почты может быть гораздо веселее, чем вы думаете.

С наилучшими пожеланиями, Мария В.