Правило 1-3-5 для списка дел: как сделать больше?

Ия Зорина
luminaimages/Shutterstock.com

luminaimages/Shutterstock.com

Списки дел очень часто не выполняются просто потому, что дел в них слишком много. Составляя список, вы не думаете, как это все успеть, и не планируете, что надо сделать в первую очередь. Правило 1-3-5 помогает исправить эти ошибки, так что ваш список дел станет приносить реальную пользу.

Суть системы 1-3-5 предельно проста: в списке дел вы планируете одно самое важное и серьезное дело, три средних по степени сложности и пять мелких. В целом, в вашем списке дел каждый день будет 9 дел, которые надо выполнить — не так уж много, но если учитывать, что четыре из них имеют большое значение, продуктивность заметно возрастает.

Почему эта система работает?

Каждый день определяя приоритет своих задач, вы четко осознаете, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Разумеется, ваш список дел может быть гибким — если у вас планируется важная встреча, вы можете отменить одну среднюю и две мелких задачи, чтобы как следует к ней подготовиться.

Девять конкретных дел, распределенных по срочности, помогают избавиться от ощущения, что вы ничего не успеваете. Каждый день выполняя по важному делу, вы постепенно разгребете «завалы», если такие имеются, а если нет — повысите свою продуктивность.

Совет: всегда отмечайте в списке дел то, что вы уже сделали, и планируйте на завтра одно-два дела, которые надо сделать в любом случае.

Глядя на свои достижения и зная, что без каких-то дел вам сегодня не обойтись, вы получите правильный настрой на день.

Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-09 18:51:26
почему именно 3 и 5? Почему не 4 и 6, или не 2 и 7?
chip chipov
2013-10-09 20:17:25
"почему именно 3 и 5? Почему не 4 и 6, или не 2 и 7?" Иначе правило работать не будет
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-09 21:25:43
почему? как это работает?
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-09 21:57:11
Цифры, конечно, притянуты за уши. Но система имеет смысл. Я сейчас пришёл к чем-то похожему делению (вёл на листках, теперь веду в программе leadertask) по категориям: - я нуждаюсь - я планирую - я обещал - мне обещали - прохождение тренингов - я хочу - может быть Такие градации сделаны на день, неделю, месяц, год. Они ещё у меня не устаканены, что-то, наверно, выкину, может, что-то добавится. Но сама по себе система получилась довольно удобная. Раз в день, обычно вечером, смотрю, что выполнено, что изменилось, правлю. Потом просматриваю список недели и перетаскиваю задачи в дневной список в соответствующие категории. Потом смотрю, сколько получилось, и фильтрую, отбрасывая, если слишком уж много. Но оставляю всё же количество дел с запасом, т.к. на работе я сам себе не хозяин, и часто вводные поступают "на лету", а дома детишки могут тоже менять планы. И когда есть список разных контекстов разных задач, я просто смотрю и прикидываю, что могу и хочу сделать именно сейчас - это как "Автофокус" Форстера, встроенный в планировщик. Поясню. Я пробовал жёстко планировать несколько дел на день. Потом что-то срывалось, тут дети раскапризничались, тут жена что-то попросила сделать, тут компьютер оказался занят, в итоге дела не сделаны. Нервы. А так я знаю: да, у меня куча-куча планов. Да, их слишком много. Но я вот насмотрел, чем я сегодня потенциально могу заняться, и стараюсь увязать свои возможности и настроение со списком. В итоге может быть сделано и не то, что изначально думалось, но список активных дел двигается :). Дальше - раз в неделю, по воскресеньям, работы чуть больше, читаю список месяца, из него натаскиваю задачи на неделю, потом на день. Раз в месяц - смотрю годовые задачи. Раз в год буду (буду, потому что система пока работает меньше двух месяцев) пересматривать всё, там ещё есть категория МБКН (может быть, когда-нибудь), хотелки там всякие и т.п. Естественно, если какая-то задача привязана к дате, leadertask позволяет поставить дату окончания и при запуске программы покажет предупреждение. Внешне выделил задачи, по которым у меня перед кем-то есть ответственность - красным, и задачи, которые повторяются - синим. Контекста пока вёл только три: @hm (дома), @wk (на работе), @out ("вне", т.е. в городе, в столице, в поездках и т.д.). Пока этого хватает. И совсем забыл. Я ведь не про категории должен был написать. Это я так проекты называл "я нуждаюсь" и т.п., оказалось намного удобнее перетаскивать, а соответственно проекты поменял в категории. Уже извините, переписывать не буду. Хотел коротко написать, а вон как долго вышло...
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-09 22:05:58
Упс! А где форматирование, разбиение на абзацы? Я так старался, чтобы читабельно было, а оно всё в кашу сверстало... Жаль.
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-10 02:01:29
Это четко описано в методике Agile Results
Rus Skazkin
Rus Skazkin
2013-10-10 13:54:50
Так и не понял как вы предлагаете ранжировать дела: по важности, серьезности, сложности или трудоемкости и как вы предлагаете определять приоритет, исходя только из этих факторов. Как быть с не особо важными, но срочными делами? Должны они быть приоритетней важных, но несрочных задач или нет?
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-10 15:50:52
Роман, вы очень даже можете быть правы! Я читал об Agile на сайте betteri.ru, но давно, и не использовал методику, я тогда ещё пытался строить планы по-другому. Но информация-то в мозг попала, и вот постепенно выкристаллизовалась во что-то подобное. Спасибо за напоминание - похоже, пора сделать очередной виток погружения в Agile :).
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-10 18:01:55
Рекомендую Павел)
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-10 18:04:13
О! Безымянный визави, приветствую! Для распределения по срочности и важности есть матрица Эйзенхауэра... тут попытка осветить другой принцип - ограничение количества дел в зависимости от их веса
Rus Skazkin
Rus Skazkin
2013-10-10 19:05:34
Да, спасибо, я знаю что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять. Хотел как раз разобраться с принципом, который освещает именно эта статья. А именно выяснить каким образом определяется "вес" задачи по этому принципу.
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-14 10:31:18
И что Вы думаете? Я с betteri.ru всё по тегу agile выкачал, часть распечатал, все выходные читал-вникал, и вот на эту неделю три (именно три!) пункта для внедрения выбрал, хотя было трудно оставить именно три, хотелось 10. Но ещё одно правило - не хватайте больше, чем можете прожевать - очень хорошо отрезвляет :). Всё-таки поразительно. Наверно, всё это из подсознания вылезло. И деление на периоды Д-Н-М-Г, и приоритетность схожая. Но теперь будет меньше ударов лбом в неизвестность, буду стараться внедрять по технологии. На неделю напишу в своём блоге об этом, дам сюда ссылку. Спасибо за полезный коммент!
Александр Логвиненко
2013-10-16 13:03:19
Друзья, а подскажите новичку с чего начать знакомство с Agile Results. На betteri почти все прочитал, с общими понятиями знаком уже, но загвоздка в настройке под себя системы. Буду юзать Evernote, но, как я понимаю, только этой программы не достаточно? Разъясните новичку пожалуйста, буду премного благодарен за помощь. Возможно есть видео на русском по теме, на ютубе ничего не нашел...
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-16 14:52:23
Александр, а кто же, как не Вы лично, расскажет, как настроить систему под себя )). Я не шучу. Вряд ли кто-то будет следовать системе полностью так, как она задумана. Каждый берёт что-то, что срезонировало, зацепило, показалось родным. Многое зависит от того, как планирование уже сложилось у Вас. Можно ли начинать с нуля внедрять Agile, или надо менять свою, годами складывавшуюся систему. Вот почитайте мой коммент выше - я каким-то непонятным для себя макаром пришёл к системе, которую Роман Зайцев опознал как Agile! И я этому очень рад - меньше шишек будет набито ). Теперь я смотрю на свою систему, смотрю на Agile, и потихоньку, осторожно, присматриваясь и прицениваясь, внедряю что-то из Agile в свою систему. Я планирую в LeaderTask, летом пробовал вести планирование в Evernote по методу Дмитрия Литвака (не Agile), но мне не по душе оказалось перетягивать задачи-заметки, помечать их метками, я вообще невзлюбил метки. В Лидертаске я таскаю задачи из одного проекты в другой одним драг-энд-дропом :). Может, это не по-людски, но я в проекты записал временные промежутки День, Неделя, Месяц, Год, а в категории - собственно, сферы жизни, к которым задача относится. Раньше было наоборот, и было очень трудно перепомечать, в какой период времени я задачу перебрасываю. Теперь категория помечается один раз при создании задачи, а в другой временной отрезок перетаскивается мышью. Чтобы не распыляться и не плюнуть на всё, замучившись, я решил внедрить в свою систему 3 пункта Agile за неделю. На этой неделе внедряю: 1) Соотношение планирования и действий - не более 20/80 от активного времени суток, там ещё созвучный принцип написан - действие важнее планирования. Решил так: уделяю планированию, планированию планирования, чтению о планировании и т.п. не больше 1,5 часов в сутки. Вышло не 20% от дневной активности, а как бы 20% от 8 часов. Ну и ладно. Что не успел - додумываю завтра. Такое самоограничение помогает сразу понимать: время для этой тягомотины не бесконечно, надо сначала продумать самое важное, а на вырисовывание меток и прочих структурных элементов время выделяется по остаточному принципу... Это было для меня самое важное и необходимое условие, я часто "зависаю" на продумывании системы меток, категория, рисовании колеса жизни, в общем, на планировании планирования, как я это называю. А ограничение времени, пусть и такое свободное - полтора часа это очень много :) - остановит полёт фантазий :). 2) Я начинал с временных периодов День - Следующий день - Неделя - Следующая неделя - Месяц - Следующий месяц - Год - Следующий год - МБКН (может быть когда-нибудь). Перескакивая между периодами, понял, что их слишком много, анализ отнимает слишком много времени. Если задача не помещается в текущий период, чтобы не забыть о ней, например, на следующей неделе, я просто ставлю на ней срок - дату начала выполнения, и она высветится у меня по фильтру. После таких рассуждений я убрал все периоды со словом "следующий". А после воспоминания-ознакомления с Agile я решил на этой неделе убрать МБКН, вместо него ввести "Отложенные дела" и "Чек-листы". Собрал все свои внесённые в Лидертаск планы и шуганул их во временно специально созданный "отстойник", теперь заново всё анализирую и перетаскиваю по периодам. В первый момент понял, сколько времени понадобится всё заново перепродумать, но решил, что оно и на пользу - какой смысл, если в недельном плане будут болтаться 45 задач... Лучше я в него по здравому размышлению втащу 10, а к остальным буду обращаться в "отложенные задачи" по мере освобождения времени и сил. В общем, из 260 задач на данный момент в отстойнике болтаются 215. Остальные - в активном планировании. Процесс растусовки идёт. 3) После настройки структуры периодов третим пунктом списка на внедрение я выбрал "полностью перегружать список в старший период перед переходом на новый период". Сейчас расшифрую. Переваливая на новый год, я буду все задачи года сбрасывать в "отложенные", и заново думать, что из всего этого вписать в год, что вобще выбросить, переосмысление, короче. Так же при переходе на новый месяц все задачи месяца буду бросать в "год" и анализировать. При переходе на новую неделю - задачи в "месяц" и анализировать. Точно так же изо дня в день все оставшиеся и недоделанные задачи дня сбрасываю в "неделю" и заново выбираю, что буду делать завтра. Такая методика требует немного больше времени, чем просто тупо перетаскивание задач изо дня в день, но зато я получу продуманный список задач на завтра, на следующую неделю, на период. Но с этим пунктом я всё же задумался. Если дел будет болтаться слишком много, то и времени будет затрачено слишком много. Так что может впоследствии и откажусь, буду просто пересматривать оставшиеся задачи дня и отбрасывать те, которые передумал делать завтра и т.п. Посмотрим, неделя ещё не закончилась :). А вообще у меня было изначально 10 идей Agile, которые хочется внедрить, я их взял из вводной статьи на betteri.ru, но сознательно выбрал только три, чтобы не закопаться. Будет следующая неделя - будет ещё 3 идеи, будет новый коммент. Хотел у себя на блоге статью написать, но не пишется, статья - это же ого-го - ответственность! А вот комменты как-то легко идут. Поток сознания :). Простите за "многобукав", кто осилит это прочитать ))).
Александр Логвиненко
2013-10-16 15:06:11
Спасибо за развернутый комментарий). Я сейчас читаю книгу "30 дней достижения результатов", пока прочел по 4-й день включительно и одна мысль не дает мне покоя: а не правильней планировать от большего (3 дела за год) до меньшего (3 дела дня), как же видение? Или я чего-то не понимаю в методике Agile?
Александр Логвиненко
2013-10-16 15:10:29
Забыл добавить - я не планировал никогда "на бумаге" дела и у меня нет никакого понятия об этом.
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-16 15:53:18
Вот об этом я и говорил, с нуля или нет. У меня сферы жизни и планы по ним приблизительно уже расписаны, я примерно знаю, что хочу сделать в периодах. Но моя собственная система не давала полного порядка в делах, поэтому и внедряю Agile. Поэтому мои первые задачи - расписать периоды, рассортировать по ним уже забитые в программу дела (пока держу в уме, какое дело какой проект "продвигает"). Как бы это сказать. У меня столько хвостов, что пока не до видения. На данный момент ключевые дела дней и недель - это "горящие" хвосты и расчистка. Выбор трёх дел на год у меня пока формируется из "отстойника", но там, как я писал, ещё много всего свалено. Поэтому моё видение пока - оперативное, неделя-день, ну и держу в уме, кому что должен в этом году. И то пока не цепляюсь ща цифру 3, просто пишу, сколько получается. Вот когда разбросаю дела по периодам, вырисуются годовые проекты, на очереди на внедрение тепловые сферы (hot spots), ограничения "не брать больше, чем сумею прожевать) и прочее - тогда уже больше будет похоже на Agile. А Вы, если с нуля начинаете, должны (могли бы) сразу идти "по правилам" )). Нет наследия проб и ошибок. P.S. Я ни разу не лайфхакер, и не писал бы сюда, если бы более продвинутые товарищи писали. Но раз все молчат, то, надеюсь, и мой опыт кому-то пригодится.
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-16 16:26:27
Павел, Александр. Давайте вместе обсудим ваши подходы. В моем профиле есть ссылка на фейсбук - добавляйтесь
Александр Логвиненко
2013-10-16 20:09:32
Разве что вконтакте, на ФБ у меня лимит в 5000 друзей исчерпан :(
Александр Логвиненко
2013-10-16 20:15:58
Скажем так, пока я второй день вникаю во все это и Agile для меня очень ново, хотя я и встречался с подобным решением раньше, у меня нет цельной картинки по применению этой методики в свою жизнь. Я даже не совсем понимаю какие у меня ценности, чтобы по ним сформировать правильные долгосрочные цели и, от них отталкиваясь, ставить мини-цели на месяцы, недели и дни. На данный момент я поглощаю доступную в рунете инфу и, к слову, очень благодарен ребятам с Лайфхакера, betteri.ru и другим за донесения такой СВЕРХВАЖНОЙ информации в массы! По этому я еще не совсем понимаю как это будет (как должно) работать у меня, какие инструменты (связки инструментов) нужны мне. Хотелось бы увидеть подробно (желательно в формате видео) как это реализовано у других, чтобы так сказать наглядно вникнуть и "доехать" мозгами в тему))).
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-16 20:25:15
ВК не пользуюсь
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-17 00:23:04
Александр, про ценности мне очень нравится, как у Глеба Архангельского написано про мемуарник. Хотя, по-моему, автор мемуарник Виталий Королёв, я точно не помню. Суть: если Вы не можете определить свои ценности теоретически, то определяйте их опытным путём - изо дня в день записывайте своё ГСД - главное событие дня. Это может быть успешно завершённая сделка, а может быть и вечерняя прогулка с сыном и наблюдение заката солнца. И, например, раз в неделю группируйте свои наблюдения и разносите их по категориям, в приведённом примере можно выделить: успех в бизнесе, общение с детьми, единение с природой... Конечно, чтобы составить полный список ценностей, в точности описывающих Вас, так надо долго очень делать, а некоторые ведь и делают, но я думаю, уже через пару недель Вы "схватите" суть этого упражнения и сможете дополнить список. Сделаю ремарку - я когда-то читал об этом на improvement.ru - это ТМ-сообщество Архангельского, там масса статей. Но главное - в этой массе не утонуть, как делал я несколько лет ). Ещё вариант. Выделить цели на большой период хорошо помогает упражнение "колесо жизни" - Ваша жизнь представляется в виде нескольких сфер, как в Agile сферы влияния, только более конкретизировано - здоровье, развитие, семья, работа и т.п. И по каждой сфере Вы садитесь и продумываете: как обстановка? хорошо или плохо? а что бы хотелось улучшить? - и после таких самоанализов пишете большие планы-цели... И ещё. Судя по Вашему комментарию, Вы хотите быстро вникнуть и пользоваться. Но ведь каждый человек индивидуален. Некоторые годами "допиливают" свои системы, я вообще несколько лет читал-читал-читал, а потом что-то начало вырисовываться. А по поводу Agile после Ваших вопросов я вдруг понял, что мне не стоит расписывать Вам советы - я ведь сам иду кривым путём, идеологически неверным. Лучше по книжке делайте. А всякие уточняющие вопросы можете задавать - с радостью отвечу. А чтобы здесь не оффтопить, можете добавиться в ВК (по имени-фамилии меня, думаю, найдёте).
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-17 00:23:53
Где ссылка? Возможно, Вы только сами можете её видеть.
Александр Логвиненко
2013-10-17 01:03:48
Спасибо. Читал книгу Архангельского по тайм-менеджменту, это у него было про запись главного события дня, недели и года, у меня даже есть его приложение на айподе, где я несколько дней вносил эту инфу, но с тайм-менеджментом у меня не судьба, уж больно жестко. По ценностям я где-то читал что лучше обратиться в прошлое и по памяти выделить самые важные события и из них уже определить свои ценности. Наверное так я и сделаю... Про колесо жизни тоже где-то слышал, но смутно помню... Спасибо за наводку. П.С. Во вконтакте добавил вроде вас, посмотрите. Здесь ваше фото не подгружается, не могу идентифицировать точно)
Roman Zaytsev
Roman Zaytsev
2013-10-17 01:27:14
http://lifehacker.ru/author/19380/?show=profile
Слава Баранский
Слава Баранский
2013-10-17 09:42:48
Зря.
Павел Подгайский
Павел Подгайский
2013-10-18 13:48:01
Сойти с ума!!! Я только сегодня обнаружил рядом со словом "КОММЕНТАРИИ" серенькое такое, невзрачное, практически незаметное на моём дешёвом TуFTовом экране слово "ПРОФИЛЬ"... Теперь я как все :)