Список задач (to-do-лист) — необходимый элемент эффективной работы. Теоретически. На практике списки дел часто не приводят к продуктивности. Почему? Есть множество причин.
Порой мы бездельничаем и медлим с выполнением простых задач, порой прокрастинируем и откладываем на потом решение сложных. To-do-лист должен мотивировать, но зачастую он, напротив, наводит на нас уныние. Особенно если в конце дня видишь, что большая часть запланированного не сделана.
Когда всё это накладывается друг на друга, создаётся впечатление, что составление списков занимает больше времени, чем реализация задач, значащихся в них. В статье про систему использования списков Бенджамина Франклина мы говорили о некоторых секретах составления эффективных to-do-листов (доведение дела до конца, расстановка приоритетов, адаптация списка дел под меняющиеся обстоятельства и т. д.). В этом материале Лайфхакер познакомит вас с пятью новыми оригинальными способами ведения списков.
1–3–5
Что такое обычный to-do-лист? Верно, это нумерованный список задач на день (или месяц/год, если речь идёт о долгосрочном планировании). Забудьте об этом.
Попробуйте строить свой список задач по принципу 1–3–5.
Как это работает?
Запишите одну главную задачу, три средних по объёму и важности дела и пять мелких, которые при нехватке времени можно будет отложить на завтра. Сделайте это вечером, чтобы утром чётко представлять, что у вас сегодня на повестке дня.
Если ваша сфера деятельности настолько динамична, что вы не можете спрогнозировать (не)появление новых срочных дел, то оставьте несколько троек или пятёрок вакантными. Это позволит вам сделать список задач максимально гибким.
Будьте готовы к тому, что, строя список дел по принципу 1–3–5, не всегда удастся вычеркнуть из него все пункты. К примеру, обстоятельства могут измениться, и выполнение главной задачи в текущий день станет невозможным. Зато вы сможете сделать сет из трёх задач средней важности или пяти — небольшой.
Главное преимущество данного подхода — не нужно расставлять приоритеты. Вы априори вносите в список то, что считаете актуальным для следующего дня.
Bullet Journal
В чём главная проблема бумажного планирования? Вычеркнув однажды задачу из списка, забываешь о ней, и никогда не угадаешь, когда детали её реализации (номера телефонов, даты, примечания и прочее) могут вновь понадобиться. Электронные планировщики частично решили эту проблему — большинство позволяют делать ссылки на прошлые задачи, группировать их и т. д. Но как быть тем, кто тачскрину предпочитает приятный шелест бумаги? Веб-дизайнер Райдер Кэрролл придумал систему, которая упорядочивает бумажное планирование. Имя ей — Bullet Journal.
Как это работает?
О системе быстрых записей, придуманной Кэрроллом, Лайфхакер уже рассказывал в одной из прошлых публикаций. Напомним основные принципы.
Первым делом пронумеруйте странички ежедневника. На первой странице сделайте оглавление — оно будет помогать находить нужную информацию. Затем составьте календарь на месяц: числа и дни недели, а напротив — задачи и события, которые точно не изменятся. На другой странице сделайте маркер-список дел на эти 30 дней. При этом важно использовать примечания (чекбоксы, кружочки и прочее), чтобы визуально легче считывать информацию. Таким образом можно составлять список дел и на день, и на неделю. Главное — не забывать вносить номера страниц в оглавление.
Анти-to-do
Список задач должен быть мотиватором, поднимающим настроение: «У меня столько дел, и как приятно вычёркивать очередной пунктик!». Но на деле многие, открывая в конце дня свой to-do-лист, впадают в уныние: «Я лентяй! 6 задач из 10!». Невыполненные задачи тянут за душу, как камень на дно.
Но есть выход — параллельно с to-do-списком вести ленту анти-to-do.
Как это работает?
По мнению сооснователя корпорации Netscape Марка Андрессена (Marc Andreessen), анти-to-do — это процесс, когда вы записываете не то, что должны сделать, а то, что уже сделали, свои достижения.
Каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой список анти-to-do на другой стороне карточки. Каждый раз, записывая своё достижение, вы будете получать дозу эндорфинов, вроде той мышки, что давит на кнопку в клетке и получает за это кусочек еды. А в конце дня, перед тем как приготовить новую карточку на завтра, взгляните на сегодняшнюю карточку, на ваш список анти-to-do и порадуйтесь, сколько вещей вы на самом деле сделали в этот день. После этого разорвите и выбросьте карточку. Ещё один день прожит не зря.
Таким образом вы сможете дополнительно мотивировать себя на выполнение настоящего списка дел.
Кстати, схоже работает приложение iDoneThis. Оно тоже помогает понять, на что вы тратите своё время и что полезного сделали за день, неделю, месяц.
Дзен-система продуктивности
GTD — отличный путь повышения личной эффективности. Однако методика Дэвида Аллена подходит далеко не всем. Поэтому другой известный гуру продуктивности Лео Бабаута решил упростить эту систему и придумал Zen to Done (ZTD).
Как это работает?
ZTD — это простота и фокус на действиях и делании здесь и сейчас. Бабаута выявил пять основных проблем GTD и предложил пути их решения. В отношении to-do-списков это означает следующее:
1. Составляйте простые тематические списки. Например, в карточку под названием «Работа» записывайте только задачи, относящиеся к вашей профессиональной деятельности.
2. Постоянно обновляйте список. Всегда носите с собой гаджет или блокнот, куда сможете записать внезапно возникшие идеи или задачи.
3. Будьте актуальны. Заносите в список задач только по-настоящему важные задачи.
Стоп-листы
Термин «stop doing лист» на первый взгляд полностью противоречит to-do-планированию. Но только на первый.
Как это работает?
В stop doing лист вы тоже записываете свои дела, но не те, что вам нужно и предстоит сделать, а те, от которых хотите избавиться. К примеру, вы хотите бросить курить, перестать сидеть в социальных сетях и отучиться есть сладкое на ночь. Это и будут пункты вашего stop doing листа. По сути, это один из способов борьбы с хронофагами.
Крис Гильбо (Chris Guillebeau) в своей книге «Искусство нон-конформизма» (The Art of Non-Conformity) пишет:
Лучший способ прекратить тратить время на ерунду — это составить стоп-лист. Стоп-лист — это список того, что вы больше не хотите делать. Это даже лучше, чем список задач, так как позволяет понять, что тянет вас вниз.
Сам Крис составляет стоп-листы ежегодно в новогодние праздники. Это позволяет ему оценить, какого прогресса он достиг за прошедшие 12 месяцев.
Чтобы stop doing лист работал, важно помнить о хронометраже. Посчитайте, сколько времени у вас съедает та привычка, от которой вы хотите избавиться. Затем установите себе на неё временной лимит (не больше 20 минут в день на YouTube) и постепенно понижайте его.
Резюме
Итак, если классическое to-do-планирование вам не подходит, попробуйте одну из альтернатив, предложенных выше. А лучше комбинируйте их: составляйте не длинные списки, а короткие с одной главной и несколькими второстепенными задачами; ведите удобные и понятные записи; мотивируйте себя списком своих достижений и найдите время составить перечень привычек, от которых вам следует избавиться.
Если у вас есть свои подходы к составлению списков задач, делитесь ими в комментариях.
